REGIONE: LOMBARDIA - TIPOLOGIA: SICUREZZA DEL PAZIENTE
PREMIO FORUM PA SALUTE
Non tutti gli esami sono uguali : alcuni devono essere piu ''protetti''
Parte I°: ANAGRAFICA
Azienda Ospedaliera
Azienda Ospedaliera Ospedale Niguarda Ca' Granda
Servizio Qualita'- M.C.Q. (dipartimento, servizio, ufficio, etc.)
P.le Ospedale Maggiore 3 (via e n° civico)
20161
Milano
MI (in sigla)
Lombardia
www.ospedaleniguarda.it
Referente del progetto:
Luciana
Bevilacqua
Direttore S.C. Qualita' M.C.Q.
A.O. Niguarda
P.zza Osepdale Maggiore 3
Milano
MI (in sigla)
luciana.bevilacqua@ospedaleniguarda.it
026444-2967
0264442319
Parte II°: PROGETTO – Aspetti generali
Categoria di concorso
X Realizzazioni
Durata del progetto
01/2005 (mm/aaaa)
01/ 2006 (per progetti candidati nella categoria “idee e progetti innovativi” indicare la data prevista per la messa in esercizio)
Area di intervento del progetto
X Sicurezza del paziente
Tipologia di Progetto
X Progetto Attuativo
Servizio Qualita'- Sistemi Informativi-Anatomia Patologica
Negli ultimi 10 anni il Servizio Qualità della A.O.Niguarda ha arricchito il suo patrimonio culturale e operativo, sviluppando nuovi progetti, in linea con le esigenze di cambiamento e miglioramento delle prestazioni sanitarie orientate alla ''safety''.
L'introduzione del tema ''Rischio clinico'' nei corsi di formazione, l'elaborazione di linee guida e di percorsi diagnostico-terapeutici, lo sviluppo di nuovi sistemi d'analisi e revisione dei flussi informativi, gli Audit su casi clinici ''critici'' e, infine, le prime esperienze di rilevazione delle complicanze cliniche insorte in corso di degenza ospedaliera, hanno segnato le tappe di un percorso che ha portato a definire quella che oggi è l'identità culturale e metodologica del Risk Management nella nostra A.O. La gestione del Rischio Clinico come attività complessa, trasversale, con approccio ''di sistema'', fa sua la metodologia del ''Quality Improvement'' e gli strumenti della ''Clinical governance'', per migliorare la qualità delle prestazioni sanitarie, oltre che per ridurre la contenziosità in ambito sanitario e superare i limiti culturali e comportamentali della ''medicina difensiva''.
La maturità culturale, di esperienze e progettualità, del Sistema Qualità a livello aziendale ha trovato eco e rinforzo nel quadro di riferimento istituzionale che si sta profilando a livello sia ministeriale che regionale. Infatti, il Ministero della Salute nel 2003 ha attivato la Commissione Tecnica. alle cui attività partecipa il Servizio Qualità di Niguarda, contribuendo, con la propria competenza, a delineare le linee di indirizzo chiare ed ineludibili:
- Superare le distinzioni tra gli ''interventi per la qualità e la sicurezza'' e gli altri processi lavorativi aziendali.
- Promuovere e sostenere la cultura della ''safety'' in tutti i settori aziendali, attraverso processi di responsabilizzazione, condivisione dei risultati, feed-back tempestivo, meccanismi premianti.
- Sperimentare nuovi modelli e strumenti, sia organizzativi che tecnologici, di gestione del rischio nelle aree critiche.
L'approccio alla cultura della safety e la promozione della cultura ''non colpevolizzante'' a Niguarda trova un terreno favorevole negli operatori sanitari che da anni collaborano e consentono la sperimentazione di progetti volti al miglioramento della qualita' dell'assistenza sanitaria e alla safety. E' un recettivo laboratorio in cui si sta realizzando un sistema informativo ''sicuro'' che utilizza la miglior tecnologia disponibile ed e'progettato per favorire la massima integrazione delle informazioni sanitarie e l'automazione dei processi con sistemi di sicurezza. L'ideazione e la realizzazione dell'Electonic Patient Record aziendale ha definito gli elementi tecnologici e rivisto i processi organizzativi, analizzato gli strumenti idonei per favorire un ''user friendly'' da parte degli operatori ed in questa direzione si e' realizzato il percorso di automazione della gestione degli esami di anatomia patologica.
L'assunto da cui si e' partiti e' la elevata sensibilita' e specificita' di questa tipologia di esame. Un prelievo istologico, una biopsia, un reperto anatomico sono da considerare diversamente dagli altri esami per la maggior complessita' per l'ottenimento del materiale, le ipotesi diagnostiche che sottendono alla richiesta, le diverse aspettative da parte dell'utente ed operatori, le eventuali ricadute in termini di prognosi per la perdita degli stessi o ritardo della lettura del referto, ricadute economicamente rilevanti in caso di contenzioso legale.
Sono quindi '' pezzi unici'' che devono essere sempre rintracciabili e peri i quali si e' analizzato l'intero processo, dalla richiesta alla presa in carico del referto, e si e' ideato un SW con alcune ''barriere'' per renderlo sicuro , dopo aver individuato le aree di pericolo, cioe' le criticita' del sistema organizzativo che avrebbero potuto permettere errori se non avessimo ideato le barriere di difesa.
L'intero processo di gestione dell'esame e lo stato di avanzamento e' disponibile sul portale di reparto; quando il referto e' pronto, puo' essere letto dagli operatori ma rimane in stand-by sul portale con un segnale luminoso di warning sino a quando un dirigente medico, responsabile della cura del paziente, si connette al sistema e si prende in carico il referto. In questo modo si e' riusciti ad attribuire ad un dirigente la responsabilita' della presa in carico del referto, si ha la rintracciabilita' di ''chi, quando dove'' e sono stati azzerati gli errori che erano presenti nella precedente gestione cartacea.
Viene descritto brevemente il funzionamento delle richieste di anatomia patologica da portale:
-Esiste un punto di menu dal nome Richieste Anatomia Patologica sotto la voce gestione paziente.
- Deve essere selezionato un paziente in regime di ricovero o prericovero.
- La richiesta e' compilabile solo da un medico con livello 3 o 4 ( sono stati definiti dei livelli di autorizzazione d'accesso ed utilizzo dell'EPR ).
- La richiesta di anatomia viene compilata selezionando da appositi menu a tendina il tipo di esame richiesto e i campioni di tessuto che vengono inviati, riportando eventuali commenti per ciascun campione, il quesito diagnostico ed eventuali note .Viene registrata sia la data dell' esame che quella della richiesta.
- La richiesta può essere salvata in due modi : bozza e definitiva : nel primo caso può essere ripresa e modificata; nel secondo non può più essere modificata e si origina la stampa della richiesta cartacea che accompagna il campione .
- Tramite una store procedure di Oracle, la richiesta viene trasferita all' applicativo di anatomia patologica ( integrazione tramite HL7 ) .
- L'operatore di anatomia valuta la correttezza della richiesta e se errata od incompleta la rinvia per ulteriori modifiche
- Dal portale di reparto e' possibile visualizzare lo stato di avanzamento delle richieste effettuate in tre modi : 1) per reparto richiedente 2) per paziente 3) per reparto di degenza del paziente. A differenza della gestione delle richieste di altri esami ( biochimica) per evitare di dimenticare richieste effettuate, e' previsto che la visualizzazione delle richieste sia disponibile per tutti i reparti in cui transita il paziente .
- quando l'esame e' completato la lettura del referto e' possibile dal portale mediante la comparsa di una specifica icona
- nel caso in cui il referto sia disponibile da più di cinque giorni e non sia stato ancora letto da un medico del reparto in cui si trova il paziente,si accende sulla riga corrispondente un segnale luminoso intermittente che rimane tale fino a quando il medico non prende in carico il referto.
- la procedura di presa in carico consiste nell'accettare,all' apertura del referto che il nome utente del medico e la data vengano registrati attraverso una store procedure di Oracle, che scrive quale medico ha letto il referto e quando.
Questo processo di automatizzazione si e' reso necessario in una politica aziendale di prevenzione del rischio clinico ed e' stato possibile solo perche' in azienda esiste una modalita' organizzativa, unica ma efficace, di realizzare l'EPR.
Esiste un gruppo di lavoro multidisciplinare a cui afferiscono competenze di direzione sanitaria, sistemi informativi, gestione del rischio clinico , ingegneria clinica, fisica sanitaria , area clinica ed infermieristica , che sistematicamente affronta la progettazione e segue la realizzazione di tutti gli applicativi , con azioni sinergiche e strumenti idonei. Questa modalita' di lavoro permette di contenere i conflitti, pianificare le azioni con la indispensabile visione di insieme imprescindibile in una organizzazione cosi' complessa come quella sanitaria, creare un clima favorevole di lavoro in team dove ciascuno si sente attore necessario.
- implementare il sistema aziendale di EPR
- automatizzazione dei processi clinici
- riduzione dell'errore per la " safety"
- analisi di processo
- individuazione delle criticita'
- gestione on line degli esami di anatomia patologica
- integrazione nel siistema informativo aziendale
- safety del paziente
- gestione on line delle richieste e dei referti
- revisione dei processi organizzativi
- prevnzione errori medici
- disponibilita' di applicativo on line in tutti i reparti
- progettazione e messa a apunto di barriere in grado di prevenire gli errori
- barriere e messaggi di "warning" per la safety del paziente
- gestione on line deglie esami
- integrazione con EPR
Parte III°: PROGETTO - Aspetti specifici
analisi di processo
individuazione criticita'
09/ 2004 (mm/aaaa)
12/ 2004 (mm/aaaa)
progettazione applicativo e definizione soluzioni informatiche di " barriere"
disponibilita' nel portale di reparto dell'applicativo con i relativi segnali di allerta
01/2005 (mm/aaaa)
08/2005 (mm/aaaa)
fase pilota in ospedale con il coinvolgimento di tutti i reparti
individuazione di eventuali criticita' organizzative o informatiche
09/2005 (mm/aaaa)
12/2005 (mm/aaaa)
Il progetto interessa
PARTNERSHIP
Il progetto è stato realizzato in partnership con altri soggetti?
OBIETTIVI DI EFFICIENZA/QUALITA’
Indicare i principali obiettivi di efficienza
X Migliorare la qualità dell'assistenza X Maggiore efficienza dei processi clinici X Riduzione degli errori medici X Rapidità e semplicità d'accesso ai servizi X Facilitare la continuità delle cure e la presa in carico del paziente
(massimo 3)
Dopo l'implementazione del progetto, sono state effettuate valutazioni economiche o dell'impatto organizzativo ?
Esiste un gruppo di lavoro multidisciplinare a cui afferiscono competenze di direzione sanitaria, sistemi informativi, gestione del rischio clinico , ingegneria clinica, fisica sanitaria , area clinica ed infermieristica , che sistematicamente affronta l
8
Il progetto ha comportato nuove modalità organizzative?
X si
revisione dei processi
revisione delle gestione degli esami di anatomia patologica con gestione on line degli esami e stampa dei referti decentrata
si, lezioni frontali e esercitazioni pratiche rivolte agli utilizzatori (Se sì, specificare quali)
TECNOLOGIE
realizzazione soluzione informatica
L’utilizzo delle ICT ha in particolare contribuito al perseguimento di quali tra i seguenti obiettivi?
X Migliorare la qualità dell'assistenza X Maggiore efficienza dei processi clinici X Riduzione degli errori medici X Rapidità e semplicità d'accesso ai servizi X Velocizzare le prestazioni X Facilitare la continuità delle cure e la presa in carico del paziente X Integrazione tra soggetti del sistema sanitario
Quali dei seguenti standard sono utilizzati nel progetto?
X HL7 versione 2.x
Quali delle seguenti tecnologie/canali sono utilizzate/i nel progetto?
X Web services X Open source
CRITICITA'
Quali sono state le principali difficoltà affrontate nella implementazione del progetto?
X Di carattere organizzativo
La revisione dei processi organizzativi ha richiesto una analisi e momenti formativi per facilitare il cambiamento d'uso
Risultati
- la gestione degli esami e' on line
- individuazione criticta' e progettazione di barriere " tecnologiche"per la riduzione e prevenzione degli errori
Vengono riportati i numeri assoluti relativi all'anno 2005 delle prenotazioni , delle richieste e referti cartacei . Dal 1 gennaio vengono tutte gestite on line. La % si riferisce al N' di richieste e prenotazione partire da gennaio 2006 (Esempi di parametri:
numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
tipologie di patologie o tematiche coinvolte
numero documenti o messaggi trattati
Per ogni tipo di parametro, indicare la percentuale raggiunta al febbraio 2005 sul valore totale dell’indicatore ad esempio: numero di prenotazioni trattate in forma elettronica su totale prenotazioni trattate dalla struttura).
Bacino di utenza
pazienti ricoverati
100
Numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
20133
100
Tipologie di patologie o tematiche coinvolte
Numero documenti o messaggi trattati
43958
100
Riduzione dei tempi di erogazione delle prestazioni
Altri indicatori specifici, qualitativi e quantitativi per descrivere i risultati
