REGIONE: VENETO - TIPOLOGIA: MODELLI SOCIO-SANITARI INTEGRATI E DI COOPERAZIONE CLINICA
PREMIO FORUM PA SALUTE
L'Archivio digitale delle cartelle cliniche e il nuovo Archivio unico aziendale
Parte I°: ANAGRAFICA
ULSS
Azienda U.L.SS. n. 8 di Asolo - Regione Veneto
U.O. Affari Generali e Legali (dipartimento, servizio, ufficio, etc.)
Via Forestuzzo, 41 (via e n° civico)
31011
Asolo
TV (in sigla)
Veneto
www.ulssasolo.ven.it
www.ulssasolo.ven.it
Referente del progetto:
Mario
PO'
Direttore Amministrativo
ULSS n. 8 di Asolo
Via Forestuzzo, 41
Asolo
TV (in sigla)
dir.amministrativo@ulssasolo.ven.it
0423526301
0423526308
Parte II°: PROGETTO – Aspetti generali
Categoria di concorso
X Realizzazioni
Durata del progetto
06/2004 (mm/aaaa)
02/2006 (per progetti candidati nella categoria “idee e progetti innovativi” indicare la data prevista per la messa in esercizio)
Area di intervento del progetto
X Modelli socio-sanitari integrati e di cooperazione clinica
Tipologia di Progetto
X Progetto Attuativo
U.O. Affari Generali e Legali
Realizzazione dell'Archivio digitale delle cartelle cliniche precedenti e correnti degli Ospedali dell'ULSS, nel contesto di un nuovo Archivio unico aziendale per i documenti sanitari e amministrativi (consistenza documentale pari a ca. 11 km di atti), con la contestuale disattivazione dei vecchi 27 archivi.
Messa a disposizione on-line del patrimonio di informazioni contenute nelle cartelle cliniche digitalizzate e conservazione in luogo idoneo del patrimonio archivistico dell'azienda.
Ricerca di una soluzione di sistema, definitiva ed avanzata da un punto di vista tecnologistico-gestionale: servizio on-line previsto per tutti i medici dipendenti e convenzionati e le UU.OO. amministrative;
integrazione con gli altri sistemi operativi ICT;
acquisizione di Know-how attraverso un intervento di outsourcing.
Rendere fruibile (consultabile e riproducibile) il patrimonio informativo della ULSS (cartelle cliniche) a tutto il personale medico attraverso l'utilizzo delle tecnologie digitali e della rete telematica garantendo la sicurezza e l'integrità delle informazioni mediante tecniche di autenticazione, crittografia e firma digitale.
Poter accedere effettivamente ed agevolmente alle informazioni cliniche ed amministrative contenute nei documenti archiviati, sia per motivi di cura, gestionali, epidemiologici, ecc.
Il progetto è stato realizzato, conseguendo i risultati attesi, con particolare riferimento all'unificazione fisica e digitale della gestione documentale (archiviazione ottica delle cartelle cliniche e gestione Web-cam dei documenti amministrativi), con la costituzione di una banca dati delle cartelle cliniche digitalizzate consultabili, tramite browser web da qualsiasi postazione all'interno della rete aziendale, dal personale abilitato.
Trattamento dei documenti all'interno di un intervento di work-flow per operare in modo integrato con altre procedure, sostenendo forti cambiamenti nei consolidati comportamenti professionali dei medici circa la disponibilità fisica dei documenti sanitari.
Applicazione delle soluzioni organizzative e tecnologiche più mature nella conservazione sostitutiva dei documenti, secondo standard internazionali sugli archivi fisici e i depositi digitali (conformità all'originale, sicurezza nel tempo dei nuovi originali digitali).
La nuova organizzazione ha previsto la costituzione di un archivio unico centralizzato per la conservazione fisica del materiale documentario e l'affidamento dei servizi di catalogazione e digitalizzazione e pubblicazione ad una società esterna altamente specializzata nella gestione documentale con la definizione di un puntuale regolamento operativo e dei relativi livelli di servizio.
Parte III°: PROGETTO - Aspetti specifici
Ricognizione, regolamenti e censimento dei documenti da trasferire.
Creazione di una banca dati informatica contenente le informazioni di tutti i documenti censiti.
01/2005 (mm/aaaa)
11/2005 (mm/aaaa)
Etichettatura dei contenitori dei documenti, cellofanatura degli stessi e trasferimento nel nuovo archivio.
Chiusura di tutti i vecchi archivi.
Trasferimento dei documenti nel nuovo archivio con individuazione ed assegnazioni delle posizioni di ogni singolo contenitore nell'archivio mediante l'uso di palmari collegati in modalità wi-fi al server.
06/2005 (mm/aaaa)
10/2005 (mm/aaaa)
Processo di trasformazione della cartella clinica cartacea in cartella digitale conforme all'originale.
Riordino delle singole cartelle con operazione di cartellinatura, scansione dei singoli documenti, verifica di conformità, firma digitale e riferimento temporale sulle singole cartelle.
11/2005 (mm/aaaa)
01/2006 (mm/aaaa)
Contestuale operazione di messa a disposizione on-line delle cartelle digitali per la consultazione clinica.
Immediata consultazione del quadro clinico relativo a precedenti ricoveri di pazienti che accedono alla struttura sanitaria per nuovi ricoveri o controlli.
Il progetto interessa
PARTNERSHIP
Il progetto è stato realizzato in partnership con altri soggetti?
Gestione in outsourcing dell'Archivio con proprio personale di diversa qualifica / competenza e realizzazione in proprio di tutti i programmi software per la gestione e la digitalizzazione.
OBIETTIVI DI EFFICIENZA/QUALITA’
Indicare i principali obiettivi di efficienza
X Maggiore efficienza dei processi amministrativi X Maggiore efficienza dei processi clinici X Rapidità e semplicità d'accesso ai servizi
(massimo 3)
Dopo l'implementazione del progetto, sono state effettuate valutazioni economiche o dell'impatto organizzativo ?
X si
Piano economico-gestionale ha confermato la compatibilità dell'intervento rispetto alle risorse aziendali ed alle valenze organizzative interne, costituendo la base per diventare un servizio di interesse pluriaziendale di Area Vasta.
ORGANIZZAZIONE E RISORSE
603.000 euro / anno
Professionalità coinvolte
Progettista software, Esperto in gestione documentale (archivista diplomato), personale amministrativo e sanitario della ULSS. Programmatori e sistemisti. Archivisti ed operatori di digitalizzazione.
Definizione progettuale della soluzione tecnico-organizzativa. Sviluppo della soluzione applicativa in architettura web. Erogazione dei servizi.
4, 4, 24
Il progetto ha comportato nuove modalità organizzative?
X si
Costituzione di un centro servizi specializzato per la gestione documentale.
La nuova gestione archivistica evita che i documenti depositati abbiano una successiva circolazione fisica, in quanto tutti i possibili utilizzi sono virtuali.
Il centro servizi accentra tutta la documentazione cartacea, la digitalizza e la rende disponibile a tutti gli operatori evitando la copia e la circolazione dei documenti cartacei che sono sostituiti con la relativa copia digitale.
A tutto il personale medico è stata erogata una formazione specifica sull'utilizzo delle soluzioni applicative ed è stato distribuito un opuscolo informativo ed un manuale utente. (Se sì, specificare quali)
TECNOLOGIE
Il ruolo dell'ICT in questo progetto è cruciale, tutto il progetto è imperniato sulla possibilità, relativamente recente, di poter digitalizzare, archiviare e trasmettere in rete grandissime quantità di dati in tempi rapidi garantendo la conformità della copia digitale all'originale e la visualizzazione in modalità sicura da parte degli utilizzatori.
L’utilizzo delle ICT ha in particolare contribuito al perseguimento di quali tra i seguenti obiettivi?
X Riduzione costi di funzionamento ed efficienza dei processi amministrativi X Maggiore efficienza dei processi clinici X Riduzione dei tempi d'attesa X Rapidità e semplicità d'accesso ai servizi X Erogazione di nuove tipologie di servizi
Quali dei seguenti standard sono utilizzati nel progetto?
X XML X Altro
Certificati X509
Quali delle seguenti tecnologie/canali sono utilizzate/i nel progetto?
X Web services X Internet/web X Firma digitale X Carta di accesso ai servizi [CIE, CNS o Altre smart card] X Altro
WEB-CAM
CRITICITA'
Quali sono state le principali difficoltà affrontate nella implementazione del progetto?
X Di carattere organizzativo
Risultati
Numero di medici fruitori del servizio
Numero di cartelle cliniche annue digitalizzate
Documenti archiviati (metri lineari)
Riduzione dei tempi nelle richieste di copia dei documenti (Esempi di parametri:
numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
tipologie di patologie o tematiche coinvolte
numero documenti o messaggi trattati
Per ogni tipo di parametro, indicare la percentuale raggiunta al febbraio 2005 sul valore totale dell’indicatore ad esempio: numero di prenotazioni trattate in forma elettronica su totale prenotazioni trattate dalla struttura).
Bacino di utenza
400 medici, 30 capisala, 10 amministrativi
100%
Numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
Tipologie di patologie o tematiche coinvolte
Numero documenti o messaggi trattati
37000 cartelle cliniche digitali / anno
26%
Riduzione dei tempi di erogazione delle prestazioni
Ridurre i tempi per avere copia della cartella clinica da 5gg a 1 g nei casi ordinari e a 4 h per i casi urgenti
100%
Altri indicatori specifici, qualitativi e quantitativi per descrivere i risultati
