Consulente Aziendale Direttore Lavori Progetto CUP Aziendale
Università degli Studi di Napoli "Federico II"
Dip. Ing. Elettronica Via Claudio 21 80125
Napoli
NA (in sigla)
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Parte II°: PROGETTO – Aspetti generali
Categoria di concorso
X Realizzazioni
Durata del progetto
02/2005 (mm/aaaa)
11/2005 (per progetti candidati nella categoria “idee e progetti innovativi” indicare la data prevista per la messa in esercizio)
Area di intervento del progetto
X Miglioramento dei servizi al cittadino
Tipologia di Progetto
X Progetto Attuativo
Regione Campania AGC alla Ricerca Scientifica
Obiettivo della Regione Campania è quello di realizzare un Centro Unico di Prenotazione regionale (CUP). L'Ente, infatti, ha individuato in tale sistema uno degli elementi strategici per la realizzazione di un sistema informativo regionale integrato. La sua importanza è legata alla possibilità, nel lungo periodo, di poter gestire in modo efficiente le liste di attesa e al miglioramento della qualità dei servizi al cittadino, elementi fondamentali nella valutazione del sistema sanitario nel suo complesso.
L'architettura di riferimento per il modello di cooperazione applicativa a livello regionale è indicato dal documento relativo al modello SPICCA (Sistema Pubblico di Interoperabilità e Cooperazione applicativa CAmpana ) coerente e pienamente in linea con le linee guida per lo sviluppo di sistemi informativi dell'AO Monaldi.
Questo obiettivo ha quindi richiesto che le piattaforme applicative presenti presso le varie AASSLL e AAOO della regione venissero adeguate a tale modello.
Per questo l'A.O. Monaldi con il finanziamento offerto dalla Regione ha modificato radicalmente il proprio sistema CUP migrando da una piattaforma client-server assolutamente non idonea al modello di cooperazione imposto, verso una completamente nuova basata su una architettura a tre livelli e su database specifici per l'area sanitaria, in grado di venire incontro in modo più efficiente alle esigenze aziendali e regionali.
Questa migrazione ha tra l'altro consentito una profonda rielaborazione del modello organizzativo che era precedentemente ostacolata dalle rigidità procedurali imposte dalla precedente piattaforma tecnologica.
Esigenze organizzative.
Il nuovo schema organizzativo consente di:
- monitorare la produttività degli ambulatori attivati;
- monitorare le liste di attesa per ambulatorio e/o prestazione, al di là degli obblighi istituzionali verso il Ministero e la Regione;
- valutare il rapporto tra risorse impiegate e risultati ottenuti per ciascun ambulatorio;
- evitare procedure viziate che portano ad un aumento artificioso delle liste di attesa
- Ottimizzare l'uso delle risorse per ridurre le liste di attesa
- Fornire una maggiore attenzione alle esigenze del cittadino e migliorare in senso generale le prestazioni fornite
Esigenze Tecniche:
La nuova piattaforma deve consentire:
-Connettività alla rete regionale attraverso la totale aderenza ai paradigmi tecnici previsti da un lato dallo standard dell'SPICCA (Sistema Pubblico di Connettività) dall'altro dagli standard e dai protocolli internazionali (HL7, XML)
- Una maggiore flessibilità ed adattabilità del sistema alle dinamiche aziendali
- Una maggiore integrazione del sistema con le applicazioni aziendali presenti e future.
Il progetto si è articolato secondo tre linee di attività:
1. Ridefinizione dello schema organizzativo
2. Predisposizione di una piattaforma applicativa basata su ERP sanitario opportunamente personalizzata sulle specifiche esigenze applicative
3.Predisposizione di una piattaforma tecnologica aderente alle indicazioni del modello SPICCA e dello standard HL7
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1)Ridefinizione dello schema organizzativo
Nella esperienza organizzativa maturata presso l'A.O. Monaldi sono state individuate alcune criticità del processo :
Gestione e strategie differenziate per tipologia di prestazione, secondo la seguente classificazione:
Prime visite: prestazioni che prevedono un punto di inizio del percorso diagnostico/terapeutico con criteri di indirizzamento (orientamento intercorrente tra l'operatore CUP e l'assistito) assolutamente chiari ed univoci.
Controlli: prestazioni successive che devono seguire un percorso che dipende da uno specifico protocollo o trattamento del quale l'operatore CUP non è necessariamente a conoscenza.
Visite specializzate: prestazioni che prevedono un punto di inizio del percorso diagnostico/terapeutico con criteri di indirizzamento complessi, che richiedono una spiccata specializzazione dell'operatore CUP.
Meccanismo di conferma: Sino a che non sarà pienamente operativo un sistema regionale il rischio che l'assistito faccia un abuso della prenotazione telefonica per minimizzare i tempi di attesa molto alto e porta ad un sistema nel complesso assolutamente inefficiente; è quindi indispensabile predisporre un meccanismo di conferma/cancellazione automatica della prenotazione.
Riscontro della prestazione : Un meccanismo di riscontro delle prestazioni effettivamente erogate dalla struttura è indispensabile per un controllo efficace delle attività ed una corretta pianificazione.
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2)Predisposizione di una piattaforma applicativa basata su ERP sanitario opportunamente personalizzata sulle specifiche esigenze applicative
Per rispondere alle esigenze di integrazione dei processi è stata adottata quale piattaforma tecnologica di riferimento il sistema Medtrak MedTrak è uno dei primi sistemi
E.R.P. per la Sanità realmente operativo su diverse strutture sanitarie a livello nazionale e mondiale. La
Piattaforma è unica e distribuita a livello mondiale. E' caratterizzata dall'alto grado di parametrizzazione e quindi personalizzazione al fine, in prospettiva, di dare una risposta informatica ai diversi livelli organizzativi del sistema informativo ospedaliero.
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3) Predisposizione di una piattaforma tecnologica aderente alle indicazioni del SPC e dello standard HL7
Secondo le specifiche indicate dal modello SPICCA di cooperazione applicativa della Regione Campania , ill progetto prevede un apposito adapter di collegamento secondo le specifiche tecniche della Busta di e-government.
L'interfacciamento al CUP del A.O. Monaldi (MedTrak) e' basato quindi sullo scambio di messaggi secondo lo standard HL7, per le seguenti funzionalità:
Consultazione Anagrafe Assistiti, Consultazione Anagrafe Medici Prescrittori., Prenotazione Prestazione, Cancellazione Prenotazione,Visualizzazione Prenotazione.
1) Migrare verso un modello organizzativo trasparente e sostenibile
2) Predisporre una piattaforma tecnologica aderente agli standard e che possa rappresentare un nucleo, in grado di seguire le dinamiche aziendali, per una evoluzione efficiente ed efficace del sistema informativo sanitario.
3) Predisporre un sistema di cooperazione applicativa utile alla esposizione sicura dei servizi applicativi Vs il nodo regionale.
1) Riduzione dei tempi di attesa in virtù della razionalizzazione del percorso organizzativo
2) Totale controllo informatico delle attività ambulatoriali
3) Reportistica in tempo reale degli indicatori di performance delle attività ambulatoriali.
1) Riduzione dei tempi di attesa di alcune delle prestazioni (prime visite) maggiormente critiche per l'A.O. Monaldi : Ecografia, Angiologia .
2) Totale controllo informatico delle principali attività ambulatoriali, in particolare di tutte le prime visite e delle visite di controllo e specializzate dell'area cardiologica; il processo è comunque in continua evoluzione.
3) Reportistica in tempo reale degli indicatori di performance delle attività ambulatoriali, naturalmente relativi alle attività attualmente informatizzate.
4) Predisposizione di meccanismi virtuosi che consentono sia il controllo del processo che l'adattamento del sistema informativo
Elementi Organizzativi qualificanti:
-Ripartizione delle funzionalità tra CUP centrale e reparti
-Gestione informatizzata della totalità delle prestazioni fornite
-Riscontro centralizzato delle prestazioni
-Repository dei referti (In via di attivazione)
-Conferma obbligatoria delle prenotazioni con promemoria via sms (in via di attivazione)
-Stampa del codice a barre del numero di prenotazione per velocizzare il riscontro alle casse.
Elementi Tecnici qualificanti:
- Client WEB customizzabile per reparto e per utente
- Piattaforma ERP con funzioni di log avanzate
- Interfaccia con il mondo esterno tramite Hl7 su Web Services
- Integrazione nativa con modulo di reparto
Parte III°: PROGETTO - Aspetti specifici
* Aspetti organizzativi
- Analisi Organizzativa
E' stato costituito un gruppo di lavoro formato dalla D.L., un referente della D.S. e due esperti della ditta appaltatrice.
Il gruppo di lavoro ha predisposto una capillare analisi dei flussi, delle agende e degli ambulatori preesistenti al fine di predisporre gli opportuni accorpamenti tra prestazioni/ambulatori analoghi e di conseguenza verificare le disponibilità dei medici. Questa fase è indispensabile per ottimizzare la erogazione delle prestazioni per le cosiddette "prime visite" maggiormente critiche per quanto attiene i tempi di attesa.
* Infrastruttura tecnologica
- Messa in sicurezza passiva, adeguamento rete del CED vs Gigabit
- Adeguamento tecnologico server e storage composta da n. 2 cluster il primo corredato di Array storage per la parte applicativa, il secondo per la porta di dominio.
- Messa in sicurezza attiva predisposizione firewall separazione area server area client. Tre server gestiscono la piattaforma di sicurezza in tre distinte zone: DMZ di servizi esposti su Internet e altre due interne, Area Server, Area client.
- Predisposizione layout personalizzati di Medtrak per le funzioni di Operatore di Sportello, Operatore Telefonico, Operatore di cassa e BackOffice. La peculiare caratteristica della piattaforma permette di ritagliare in modo molto accurato le funzionalità dell'applicativo attorno alle esigenze specifiche emerse nella analisi organizzativa,, riducendo così i problemi di impatto del personale verso una nuova applicazione.
A seguito della analisi organizzativa è stato possibile per alcune prestazioni critiche (quindi n il processo è ancora in atto)
ottenere una drstica riduzione numero dii agende e a seguito di una rinegoziazione con i medici, anche un aumento del numero di prestazioni. Queste due condizioni hanno permesso una riduzione dei tempi di attesa.
Adeguamento Piattaforma tecnologica ha permesso di mettere in sicurezza l'area CED secondo le indicazioni previste dal disciplinare tecnico regionale.
05/2005 (mm/aaaa)
09/2005 (mm/aaaa)
- Reverse engineering Data base preesistente
- Import Agende preesistenti
- Riorganizzazione delle medisime agende su nuovo applicativo
- Formazione Personale di sportello, Telefonico e di Backoffice
- Avvio e collaudo piattaforma tecnologica
- Avvio e collaudo tecnico piattaforma applicativa Medtrak e Layout
- Analisi specifiche porta di dominio e connessione HL7
- Sistema pienamente Operativo pronto per la conduzione
- Personale Formato
- Avvio sviluppo porta di dominio hl7 con nodo regionale
09/2005 (mm/aaaa)
11/2005 (mm/aaaa)
- avvio conduzione operativa
- affiancamento operativo degli utenti
- monitoraggio tecnico del sistema
- adeguamento in corso d'opera delle agende per la totalità delle prestazioni seguendo le linee già indicate nella fase 1
- monitoraggio tempi di attesa
- avvio postazioni di reparto per prestazioni specializzate e di controllo
- Riduzione tempi di attesa
- Miglioramento del servizio offerto agli utenti
- Riduzione prestazioni in overbooking
- Spostamento ai reparti prestazioni specializzate e di controllo / parzialmente completato in quanto occorre una estensione della fornitura per i servizi connessi
- Avvio operativo porta di dominio / sviluppo in corso e in attesa attivazione nodo regionale.
11/2005 (mm/aaaa)
03/2006 (mm/aaaa)
- Connessione del sistema con il nodo regionale: questo richiederà che l'A.O. Monaldi si connetta con modalità organizzative ancora in via di definizione, con la rete di prenotazione regionale che invierà le richieste di disponibilità, prenotazione etc attraverso appositi messaggi Hl7 veicolati sulla porta di dominio secondo le modalità indicate dal modello SPICCA.
Integrazione CUP Monaldi con nodo regionale.
Il progetto interessa
PARTNERSHIP
Il progetto è stato realizzato in partnership con altri soggetti?
X Regione X Università
La Regione Campania è l'ente finanziatore del progetto.
L'Università degli Studi di Napoli "Federico II" presta la consulenza scientifica
OBIETTIVI DI EFFICIENZA/QUALITA’
Indicare i principali obiettivi di efficienza
X Risparmio diretto di costi X Maggiore efficienza dei processi clinici X Erogare più prestazioni, con le stesse risorse umane ed economiche X Riduzione dei tempi d'attesa X Rapidità e semplicità d'accesso ai servizi X Velocizzare le prestazioni
(massimo 3)
Dopo l'implementazione del progetto, sono state effettuate valutazioni economiche o dell'impatto organizzativo ?
Il progetto ha comportato nuove modalità organizzative?
X si
- Nuove modalità di Definizione Agende
- Attivazione postazioni di reparto
- Disciplina Overbooking
- Sono state riviste e modificate le modalità per la definizione delle agende.
- Sono stati posti paletti rigidi per gli overbooking,
- Man mano che vengono accorpate le agende per analogia di prestazione viene fatto in modo di nascondere all'utente il nome del medico che eroga la prestazione, fornendo quindi allo stesso solo la prima occorrenza.
- Le attività di prenotazione e le funzioni di operatore CUP sulle prestazioni di controllo e specializzate vengono progressivamente smistate sotto la responsabilità delle U.O. di competenza.
(Se sì, specificare quali)
TECNOLOGIE
Le tecnologie di rete consentono di distribuire capillarmente i servizi telematici nel rispetto delle esigenze di sicurezza e riservatezza delle informazioni.
Un gruppo di server ridondati rende disponibili da un lato la piattaforma applicativa MEDTRAK che consente i servizi di gestione delle attività ambulatoriali, dall'altro i servizi che consentono la connessione del sistema al nodo regionale e la protezione dalle intrusioni esterne ed interne alla LAN aziendale.
L’utilizzo delle ICT ha in particolare contribuito al perseguimento di quali tra i seguenti obiettivi?
X Riduzione costi di funzionamento ed efficienza dei processi amministrativi X Maggiore efficienza dei processi clinici X Riduzione dei tempi d'attesa X Velocizzare le prestazioni X Aumento delle prestazioni X Integrazione tra soggetti del sistema sanitario
Quali dei seguenti standard sono utilizzati nel progetto?
X HL7 versione 2.x X XML
Quali delle seguenti tecnologie/canali sono utilizzate/i nel progetto?
X Web services X SOA X Internet/web X Firma digitale X Carta di accesso ai servizi [CIE, CNS o Altre smart card]
CRITICITA'
Quali sono state le principali difficoltà affrontate nella implementazione del progetto?
X Di carattere organizzativo X Di carattere procedurale
Risultati
Ad oggi il cup ha trattato 58000 prenotazioni sulle seguenti branche: CARDIOLOGIA.PNEUMOLOGIA,NEUROLOGIA, GASTROENTEROLOGIA,ORTOPEDIA,DIABETOLOGICHE, EPATOLOGIA, INFETTIVOLOGIA, SENOLOGIA, GINECOLOGIA, OTORINOLARINGOIATRIA
Il processo di rimodulazione organizzativa è ancora in corso, ad oggi i risultati più significativi riguardano le prestazioni di:
ecografia Tempo di attesa a Novembre:5 mesi / Oggi 2 mesi
angiologia Tempo di attesa a Novembre:5 mesi / Oggi 3 mesi (Esempi di parametri:
numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
tipologie di patologie o tematiche coinvolte
numero documenti o messaggi trattati
Per ogni tipo di parametro, indicare la percentuale raggiunta al febbraio 2005 sul valore totale dell’indicatore ad esempio: numero di prenotazioni trattate in forma elettronica su totale prenotazioni trattate dalla struttura).
Bacino di utenza
Tutta la campania
100 %
Numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
