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	i vincitori  ordina per regione  ordina per tipologia  il bando  presentazione   con il patrocinio di: promosso da: in collaborazione con: REGIONE: VENETO - TIPOLOGIA: MIGLIORAMENTO DEI SERVIZI AL CITTADINO PREMIO FORUM PA SALUTE Titolo del Progetto ARKIMEDE: Software gestionale per strutture di Medicina Fisica e Riabilitativa Parte I°: ANAGRAFICA Soggetto Proponente AUSL Denominazione per esteso AZIENDA U.L.S.S. n° 9 TREVISO - REGIONE VENETO Unità Organizzativa DIPARTIMENTO DI RIABILITAZIONE E LUNGODEGENZA - STRUTTURA COMPLESSA DI MEDICINA FISICA E RIABILITATIVA (dipartimento, servizio, ufficio, etc.) Indirizzo PIAZZA OSPEDALE 1 (via e n° civico) CAP 31100 Comune Treviso Provincia TV (in sigla) Regione Veneto Sito web Istituzionale www.ulss.tv.it Indirizzo URL (pagina web) dove esiste una descrizione del progetto Referente del progetto: Nome STEFANO Cognome BARGELLESI Funzione DIRIGENTE MEDICO FISIATRA Ente di appartenenza AZIENDA U.L.S.S. n° 9 TREVISO - REGIONE VENETO Indirizzo PIAZZA OSPEDALE 1 Comune Treviso Provincia TV (in sigla) E-mail sbargellesi@ulss.tv.it Telefono 3284127697 Fax 0422 322807 Parte II°: PROGETTO – Aspetti generali Categoria di concorso X Realizzazioni Durata del progetto Data di Approvazione del progetto 01/2000 (mm/aaaa) Data di Avvio in esercizio 11/2005 (per progetti candidati nella categoria “idee e progetti innovativi” indicare la data prevista per la messa in esercizio) Area di intervento del progetto X Miglioramento dei servizi al cittadino Tipologia di Progetto X Progetto Attuativo Struttura che ha promosso il progetto AZIENDA ULSS 9 TREVISO - DIPARTIMENTO DI RIABILITAZIONE E LUNGODEGENZA - STRUTTURA COMPLESSA DI MEDICINA FISICA E RIABILITATIVA Descrizione sintetica del progetto Presentiamo a FORUMPA un software gestionale per strutture di Medicina Riabilitativa (MR). Tale software è stato realizzato sulla base di un progetto di un sistema Dipartimentale Informatico, redatto dalla Struttura Complessa di Medicina Fisica e Riabilitativa dell'Ospedale di Treviso. La prima stesura di tale progetto venne presentata nel 2001 al XXIV Congresso Nazionale della Società Italiana di Medicina Fisica e Riabilitativa (SIMFER). La conseguente realizzazione del software iniziata nel 2002 e conclusasi nel novembre 2005, ha visto la collaborazione costante della struttura di MR dell'Ospedale di Treviso e la software-house solinfo s.r.l. di Vicenza, aggiudicataria della gara d'appalto. Il risultato è stato il software gestionale "ArkiMede", che oltre ad essere un importante ausilio informatico per lo svolgimento delle quotidiane attività di una struttura di MFR, è anche un potente strumento di pianificazione dell'organizzazione, nonché di ottimizzazione delle risorse umane e materiali della struttura stessa. Il sistema è ora operativo nella struttura di MFR di Treviso ed è in via di definizione la sua integrazione negli altri nodi della rete riabilitativa aziendale. Inoltre, in prospettiva futura, la adozione uniforme del software gestionale da parte di tutte le strutture MFR della Regione Veneto potrà consentire un tempestivo e ricco flusso di informazioni gestionali relative a tempi di attesa, volumi di prestazioni erogate, tipologia ed appropriatezza degli interventi e tipologia delle patologie e menomazioni trattate (sec. codifiche ICD9CM). Esigenza/e affrontata/e dal progetto L'adozione della pianificazione budgetaria, sia nelle strutture private che nelle Aziende Sanitarie pubbliche, ha modificato radicalmente le esigenze di controllo di gestione delle attività di una Struttura di Medicina Fisica e Riabilitativa (MFR). Devono essere individuati e monitorati indicatori di controllo di gestione significativi, che tengano conto della tipologia degli utenti serviti e delle patologie e menomazioni trattate, del ''peso'' delle varie prestazioni effettuate e del volume delle risorse impiegate. La complessità ed il numero delle informazioni da processare sono tali da richiedere necessariamente un idoneo supporto informatico. A ciò si aggiunga che attualmente il flusso di informazioni gestionali che pervengono alla Regione Veneto da parte delle Strutture di MFR è rappresentato solo da un generico volume numerico complessivo delle prestazioni sulla base del nomenclatore, con alcune tipologie di prestazioni prese a campione per definire i tempi di attesa. Per altro non viene inviata nessuna informazione circa la tipologia di utenti e patologie trattate (da cui evincere l'appropriatezza di quanto erogato) e circa la complessità e quindi il "peso" relativo delle prestazioni erogate. Approccio alla soluzione del problema Nel 2000 l'Azienda Ulss 9 di Treviso concordava con il Direttore del Dipartimento di Riabilitazione e Lungodegenza un documento di budget che prevedeva la realizzazione di un progetto di dipartimentale informatico per la struttra di MFR, sulla base del quale redarre poi un apposito capitolato speciale di gara d'appalto per la realizzazione di un software gestionale dedicato che fosse integrabile nella rete riabilitativa dell'Azienda ULSS e potenzialmente esportabile a tutta la Regione Veneto. Nel maggio 2001 veniva aggiudicata la gara d'appalto per la realizzazione del software gestionale. Dal 2002 al novembre 2005 la stretta collaborazione tra la Struttura Complessa di MFR e la softwarehouse aggiudicataria e una dettagliata e costante analisi dei flussi organizzativi, ha consentito la realizzazione del software gestionale denominato "ArkiMede" Obiettivi del progetto Realizzare un software gestionale, appoggiato su di una base dati dipartimentale, che risultasse sia un importante ausilio per il monitoraggio delle quotidiane attività di una struttura di MFR, ma anche un potente strumento di pianificazione dell'organizzazione, nonché di ottimizzazione delle risorse umane e materiali della struttura stessa. Il sistema deve consentire una integrazione in tutti i nodi della rete riabilitativa aziendale e in prospettiva una adozione da parte di tutte le strutture MFR della Regione Veneto. Ciò permetterà alla Regione Veneto, di ottenere un adeguato flusso di informazioni gestionali relative a tempi di attesa, volumi di prestazioni erogate, tipologia delle patologie e menomazioni trattate (sec. codifiche ICD9CM) e tipologia ed appropriatezza degli interventi Risultati attesi ArkiMede è stato progettato con lo scopo di realizzare uno strumento gestionale ed organizzativo ''globale'' per tutte le attività (sia clinico-terapeutiche che amministrative) del team riabilitativo, e segue passo-passo l'iter di un utente che accede ad una struttura riabilitativa. ArkiMede rappresenta un potente strumento di pianificazione dell'organizzazione, nonché di ottimizzazione delle risorse umane e materiali. Risultati conseguiti Da novembre 2005 il software gestionale ArkiMede è operativo presso la Struttura Complessa di MFR dell'Ospedale di Treviso e gestisce la prenotazione delle visite fornendo in automatico la prima disponibilità, garantendo la registrazione del numero di impegnativa della richiesta, codice del medico richiedente e data della richiesta stessa. Consente inoltre la caratterizzazione della presa in carico dell'utente attraverso l'identificazione anagrafica univoca ed allineata con la banca dati aziendale, nonchè attraverso l'attribuzione di specifici codici di malattia, procedure e menomazioni (sec. ICD9CM) ed attraverso la redazione di una cartella medica ambulatoriale con firma elettronica dei referti e personalizzazione dei report di visita. La prenotazione delle prestazioni fisio riabilitative cicliche avviene con ricerca automatica della prima disponibilità utile; nel contempo è comunque garantita flessibilità nell'impostazione a monte dei vincoli e della entità delle risorse costituenti i dati di input dell'algoritmo di calcolo.Ciò è possibile grazie ad uno specifico algoritmo elaborato da solinfo s.r.l., sulla base di una specifica collaborazione con Professori dei Dipartimenti di Matematica Applicata delle Università degli Studi di Padova e di Venezia. Un'altra funzionalità specifica consente la gestione di agende di lavoro individuali degli operatori sanitari, per la prenotazione di prestazioni fisio-riabilitative non cicliche (es. urgenze, trattamenti a giorni alterni o rivolti a pazienti degenti in altri reparti facenti parte della struttura sanitaria a cui il centro di MFR appartiene): tale funzione è dotata di collegamento diretto alla cartella medica informatizzata. In tutte le fasi del processo è prevista la generazione di report di stampa, con ampia possibilità di loro personalizzazione. È garantito il monitoraggio e conteggio automatico delle prestazioni fisio-riabilitative eseguite, con possibilità di ripartirle per Centro di Costo servito, tipologia di patologia e/o di menomazionetrattata, per caratteristiche quantitative e qualitative ''ponderate'' Elementi di innovatività del progetto Attualmente non risulta disponibile sul mercato dei software gestionali in sanità nessuno strumento informatico dedicato a strutture MFR che soddisfi le esigenze e gli obiettivi di questo progetto. Parte III°: PROGETTO - Aspetti specifici Fase 1° Elaborazione del progetto di un Dipartimentale informatico per strutture di MFR da parte di un gruppo di lavoro della struttura di MFR dell'Ospedale di Treviso Obiettivi attesi/conseguiti Progetto con diagramma dei flussi del processo di presa in carico riabilitativa di un utente Data Inizio 01/2000 (mm/aaaa) Data Fine 12/2000 (mm/aaaa) Fase 2° Elaborazione di un capitolato speciale per aggiudicare la realizzazione di uno specifico software gestionale sulla base del progetto elaborato in fase 1 Obiettivi attesi/conseguiti Realizzazione di una gara d'appalto per la realizzazione del software getsionale ed individuazione del vincitore Data Inizio 01/2001 (mm/aaaa) Data Fine 06/2001 (mm/aaaa) Fase 3° Analisi sistematica dei flussi e realizzazione, in collaborazione tra software-house e struttura complessa di MFR dell'Ospedale di Treviso, del software gestionale dedicato Obiettivi attesi/conseguiti Realizzazione, collaudo ed integrazione nella operatività quotidiana della struttura di MFR di Treviso del software gestionale. Data Inizio 01/2002 (mm/aaaa) Data Fine 11/2005 (mm/aaaa) Ulteriori Fasi Obiettivi attesi/conseguiti Il progetto interessa PARTNERSHIP Il progetto è stato realizzato in partnership con altri soggetti? X Altro Se altro, specificare Solinfo s.r.l. via dell'edilizia 19 Vicenza Indicare, per ciascun partner, il ruolo svolto nel progetto Analisi del processo e realizzazione dei moduli software integrati a costituire il software gestionale ArkiMede OBIETTIVI DI EFFICIENZA/QUALITA’ Indicare i principali obiettivi di efficienza X Maggiore efficienza dei processi amministrativi X Maggiore efficienza dei processi clinici X Facilitare la continuità delle cure e la presa in carico del paziente (massimo 3) Dopo l'implementazione del progetto, sono state effettuate valutazioni economiche o dell'impatto organizzativo ? X no Se sì, specificare ORGANIZZAZIONE E RISORSE Costo complessivo del progetto Professionalità coinvolte Tipo Medico specialista in medicina fisica e riabilitativa, fisioterapista coordinatore, ingegnere informatico, programmatori, fisioterapista/logopedista, personale amministrativo Ruolo nel progetto Project manager, coordinatore del progetto, capo progetto informatico, tecnici sviluppo e assistenza, componenti gruppo di lavoro per analisi del processo Numero 1,1,1,4,5,3 Il progetto ha comportato nuove modalità organizzative? X si Se sì, specificare Revisione e riorganizzazione dei flussi del processo di presa in carico riabilitativa al fine di ottimizzare il servizio all'utenza in termini di appropriatezza e tempestività Descrivere sinteticamente le soluzioni/cambiamenti organizzativi adottati Redazione di uno specifico documento di procedure per la prea in carico degli utenti, differenziato in tappe e personalizzato per ciascuna figura professionale Il progetto ha richiesto una formazione specifica per il personale? sì : idoneo percorso formativo all'utilizzo del ICT e successivamente del software applicativo (Se sì, specificare quali) TECNOLOGIE Descrivere sinteticamente il ruolo delle ICT nel progetto L’utilizzo delle ICT ha in particolare contribuito al perseguimento di quali tra i seguenti obiettivi? X Riduzione costi di funzionamento ed efficienza dei processi amministrativi X Maggiore efficienza dei processi clinici X Riduzione dei tempi d'attesa X Facilitare la continuità delle cure e la presa in carico del paziente Quali dei seguenti standard sono utilizzati nel progetto? X HL7 versione 2.x X XML Se altro, specificare quale Quali delle seguenti tecnologie/canali sono utilizzate/i nel progetto? X Firma digitale X Carta di accesso ai servizi [CIE, CNS o Altre smart card] X Altro Se altro, specificare quale Architettura client server basata su data base relazionale CRITICITA' Quali sono state le principali difficoltà affrontate nella implementazione del progetto? X Di carattere organizzativo X Altro Specificare Elaborazione di algoritmo di ricerca prime disponibilità per prestazioni fisio riabilitative cicliche Risultati Indicare i principali parametri qualitativi e quantitativi per descrivere il successo del progetto ed i relativi valori Numero di prese in carico riabilitative trattate in forma elettronica numero di prenotazioni e prestazioni trattate in forma elettronica numero di referti medici trattati in forma elettronica e con firma digitale (Esempi di parametri:  numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica  tipologie di patologie o tematiche coinvolte  numero documenti o messaggi trattati Per ogni tipo di parametro, indicare la percentuale raggiunta al febbraio 2005 sul valore totale dell’indicatore ad esempio: numero di prenotazioni trattate in forma elettronica su totale prenotazioni trattate dalla struttura). Bacino di utenza Valore definito in fase di progettazione 100% % raggiunta al febbraio 2006 100% Numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica Valore definito in fase di progettazione 100% % raggiunta al febbraio 2006 100% Tipologie di patologie o tematiche coinvolte Valore definito in fase di progettazione 100% % raggiunta al febbraio 2006 100% Numero documenti o messaggi trattati Valore definito in fase di progettazione 100% % raggiunta al febbraio 2006 100% Riduzione dei tempi di erogazione delle prestazioni Valore definito in fase di progettazione % raggiunta al febbraio 2006 Altri indicatori specifici, qualitativi e quantitativi per descrivere i risultati Descrizione del parametro 1 numero di prese in carico riabilitative e numero di prenotazioni e prestazioni erogate trattate in forma elettronica Valore definito in fase di progettazione 100% % raggiunta al febbraio 2006 100% Descrizione del parametro 2 numero di referti medici trattati in forma elettronica e con firma digitale Valore definito in fase di progettazione 100% % raggiunta al febbraio 2006 100% Risultati in termini di efficienza: Obiettivi e risultati conseguiti: