03/2005 (per progetti candidati nella categoria “idee e progetti innovativi” indicare la data prevista per la messa in esercizio)
Area di intervento del progetto
X Modelli socio-sanitari integrati e di cooperazione clinica
Tipologia di Progetto
X Progetto Attuativo
Agenzia Regionale Sanitaria
Realizzare una rete per un'assistenza sanitaria equa e di buona qualità comporta un'attenzione tutta nuova al tema della qualità del servizio offerto al cittadino e al tema del fattore umano che lo rende realizzabile.
Nel sottolineare l'esigenza di nuovi comportamenti organizzativi, l'attenzione è spostata sul fattore umano che gioca un ruolo fondamentale nell'interpretare la componente immateriale del servizio offerto e nell'agire.
Se la risorsa umana è il fattore critico di successo per il miglioramento della qualità dei servizi, la Formazione costituisce il supporto ineludibile sia per ri-progettare gli assetti organizzativi, sia per definire percorsi di valorizzazione e promozione delle persone.
Il ruolo della Formazione Continua è diventato sempre più strategico ed essenziale. Il suo compito fondamentale è di essere di supporto ai professionisti nei luoghi di lavoro, perché sviluppino e siano in grado di costruire, ricostruire e rielaborare il proprio ruolo e la propria funzione, e in grado di dare risposte competenti e coerenti con l'evoluzione dei bisogni sanitari.
La formazione non può essere pensata solo come ''manutenzione tecnica'' ma come supporto alla ''competenza'' del professionista sanitario in tutte le sue molteplici dimensioni: quella specifica e tecnica di ogni professionista, quella che è richiesta nel luogo di lavoro, in quel contesto organizzativo specifico, quella capace di integrarsi con i diversi ruoli professionali che realizzano prestazioni e servizi, quella che implica capacità di pensiero critico, analitico e intuitivo che caratterizza per tanti versi il ''core'' della competenza sanitaria, quella relazionale e comunicativa che costituisce il background indispensabile per il sistema delle relazioni con i pazienti e i colleghi.
E' per questo scopo che è nato il programma di Educazione Continua in Medicina (E.C.M.); esso comprende l'insieme organizzato e controllato di tutte quelle attività formative, sia teoriche che pratiche, finalizzate a mantenere elevata ed al passo con i tempi la professionalità degli operatori della Sanità.
In questo senso l'avvio e lo sviluppo del sistema ECM, nazionale e regionale, non deve essere visto e interpretato come un sistema di carattere burocratico - amministrativo, ma deve essere utilizzato come uno strumento fertile, impegnativo e ''pensato'' all'interno delle diverse realtà organizzative e, soprattutto, deve essere visto in funzione del miglioramento di tutte le dimensioni nelle quali si articola la competenza dei professionisti, e del miglioramento dei servizi offerti ai cittadini.
In questa ottica si è realizzato nella Regione Marche un sistema informatizzato finalizzato al monitoraggio dei programmi e della spesa delle attività formative ECM realizzate dai Provider Pubblici della Regione Marche, nonché alla gestione dell'Anagrafe dei crediti formativi del personale dipendente e convenzionato del Servizio Sanitario regionale.
Caratteristica del Sistema a rete della Formazione Permanente ECM della Regione Marche, sostenuto da tecnologia ICT, è quella di essere contemporaneamente ancorato
- all'intera anagrafe di tutti i dipendenti e convenzionati del Servizio sanitario regionale
- alle specifiche articolazioni organizzative delle singole Zone e Aziende Osp. del SSR (Dipartimenti e Unità Operative)
- alle specificità del processo formativo e alla tracciabilità delle sue attività e dei costi da esso generati
- ai principi e alle logiche del sistema di accreditamento ECM regionale, coerente con quello nazionale.
Il sistema consente, attraverso un collegamento in rete tra l'Agenzia Regionale Sanitaria e gli Uffici Formazione delle Strutture Pubbliche (Provider pubblici), di:
- supportare la gestione di tutte le attività formative realizzate in ogni singola Zona sanitaria dell'ASUR e nelle Aziende Ospedaliere: dall'analisi del fabbisogno formativo, alla gestione dei programmi e dei costi della formazione, alla gestione delle singole attività fino al rilascio dei crediti formativi e la valutazione
- fornire un monitoraggio in tempo reale di tutta l'attività formativa realizzata sia a livello locale che a livello regionale
- di accreditare on -line, secondo il sistema regionale, eventi e progetti formativi prodotti dai Provider pubblici.
Le principali esigenze affrontate dal progetto sono qui riassunte:
1. mettere in rete le attività formative realizzate dai provider pubblici della Regione Marche
2. coordinare e orientare l'attività formativa a supporto delle linee di indirizzo e promozione del Piano Sanitario Regionale e Nazionale
3. monitorare i percorsi formativi di tutte le professionalità sanitarie del territorio regionale
4. creare la piattaforma per un bilancio delle competenze del singolo operatore a livello locale e regionale
5. omogeneizzare e ottimizzare i processi organizzativi e di erogazione dei servizi formativi a livello regionale
6. monitorare e rendere visibile la dinamica della spesa e dei costi per singole articolazioni organizzative (Centri di costo) e per Aree contrattuali
7. realizzare una piattaforma regionale per l'accreditamento delle attività formative ECM
8. promuovere e garantire la qualità della formazione erogata.
L'approccio seguito per la realizzazione del progetto è stato quello di utilizzare le tecnologie dell'ICT per consentire lo scambio delle informazioni necessarie per la gestione e il monitoraggio delle attività formative ECM e non.
L'approccio si è concretizzato con una modalità di costruzione altamente partecipata con tutti i Provider pubblici del SSR, attraverso una prima fase di individuazione delle criticità operative e una contestuale analisi delle procedure e dei processi di erogazione specifici della Formazione.
Il sistema informatico realizzato è stato quindi il supporto e lo strumento progettato insieme ai professionisti del settore, in grado dunque di rappresentare le esigenze ed essere contemporaneamente la piattaforma di accreditamento regionale ECM.
Alla fase di costruzione del sistema informatico e' seguita una fase di sperimentazione e validazione del sistema a cura dei provider stessi e dei professionisti.
Il modello regionale di accreditamento ECM è quindi la formalizzazione di un processo partecipato e informatizzato che a partire dalla coerenza metodologica dell'attività formativa, privilegia e tende a garantire la qualità dell'intero processo, attraverso l'utilizzo da parte di tutti i soggetti della rete, di criteri di qualità e sistema di coerenze condivisi in rapporto alla progettazione e alla valutazione formativa.
Obiettivi del progetto
L'Agenzia Regionale Sanitaria intende:
1. realizzare una rete dei servizi di formazione del Servizio Sanitario Regionale
2. realizzare un sistema di accreditamento regionale degli eventi/progetti formativi ECM;
3. predisporre un sistema informatizzato finalizzato alla gestione delle attività formative organizzate dai provider pubblici in tutte le sue fasi: dalla analisi del fabbisogno formativo, alla definizione del progetto, alla gestione delle edizioni e delle singole date, alla produzione della reportistica e degli attestati per il rilascio dei crediti ECM;
4. realizzare una anagrafe regionale dei crediti formativi di tutto il personale dipendente e convenzionato del Sistema Sanitario Regionale;
5. monitorare i progetti formativi e la spesa connessa con le attività formative sia ECM che non, realizzate dai provider pubblici della Regione Marche.
- Predisporre un sistema informatico usufruibile da tutti gli attori pubblici della Regione Marche (Provider della ASUR ( ZT), Aziende Ospedaliere e Agenzia regionale Sanitaria) che consenta, attraverso un collegamento in rete, di pervenire ad un governo consapevole e mirato di tutta l'attività formativa ECM e senza obbligo ECM realizzata sul territorio regionale.
- Realizzare un sistema informatizzato unico per la gestione della formazione e per l'accreditamento ECM regionale
Il sistema informatizzato ha realizzato una rete tra i Provider Pubblici (ASUR- ZT), Aziende Ospedaliere della Regione Marche, l'ARS e la Regione Marche, che permette:
- di gestire sul sistema informatizzato (medesima piattaforma) tutto il processo di erogazione della formazione
- di accreditare on line eventi/progetti formativi ECM
- di restituire informazioni in tempo reale utili per il monitoraggio e la gestione delle attività formative
- di monitorare il percorso formativo di ciascun dipendente e di ricostruirne il profilo di competenza..
- di svolgere in modo automatico controlli e verifiche sulle attività formative in corso di realizzazione offrendo la possibilità di intervento anche a livello regionale
- di innescare un processo virtuoso di miglioramento degli standard di qualità della formazione,
- di pervenire al monitoraggio periodico delle attività formative realizzate dagli uffici formazione della Regione Marche (Provider Publici) e dei costi sostenuti, da parte dell'Agenzia Regionale Sanitaria
- la realizzazione di una anagrafe regionale dei crediti formativi ECM del personale dipendente e convenzionato
- la realizzazione di una anagrafe regionale dei docenti
- la messa in rete dei provider pubblici e la conseguente omogeneizzazione organizzativa e procedurale
- di coinvolgere, attraverso l'utilizzo a regime del sistema, il 100% dei provider pubblici
Ad un anno dall'utilizzo della piattaforma per l'Accreditamento e la Gestione della attività formative da parte dei Provider pubblici, la Regione Marche ha consentito di includere la formazione tra gli elementi costitutivi di valutazione nel processo di budgeting 2006.
Gli elementi di innovatività del progetto sono:
- una piattaforma unica per l'accreditamento ECM e la gestione delle attività formative in grado di monitorare in ogni momento l'intero processo formativo
- una anagrafica unica dei dipendenti e convenzionati o dei docenti. Questo consente di avere le informazioni sulle attività ad essi collegate aggiornate a livello regionale ed in tempo reale
- la gestione della mobilità dei partecipanti dipendenti e convenzionati del SSR
- la realizzazione di una anagrafe dei crediti formativi ECM regionale per dipendente e convenzionato del SSR e costruzione intorno al singolo professionista del proprio percorso formativo
- la realizzazione di una anagrafe regionale dei docenti e loro valutazione sulla base del gradimento dei partecipanti
- la raccolta e diffusione dell'offerta formativa dei Provider e possibilità di iscrizione on line
- il rilascio degli Attestati dopo verifica da parte della Segreteria ECM dell'Agenzia Regionale delle attività svolte, in base a indicatori qualitativi definiti a sistema in fase progettuale
- la realizzazione di un sistema di budgeting della formazione
Parte III°: PROGETTO - Aspetti specifici
- Analisi dei processi di progettazione ed erogazione della formazione da parte dei singoli Uffici Formazione dislocati sul territorio regionale
- Individuazione delle criticità
- Reingegnerizzazione dei processi finalizzata alla loro razionalizzazione ed omogeneizzazione
- Elaborazione dei nuovi flussi informativi
- Elaborazione delle specifiche per la progettazione del sistema informatizzato
03/2004 (mm/aaaa)
08/2004 (mm/aaaa)
Acquisizione del sistema informatico per la gestione delle attività formative, sperimentazione con n. 7 provider e sua revisione
- Validazione del sistema da parte dei provider pubblici
- Revisione del sistema a scopo migliorativo
08/2004 (mm/aaaa)
12/2004 (mm/aaaa)
- Costruzione dell'impianto metodologico sotteso al sistema autonomo di accreditamento
- Costruzione del sistema di controllo dei processi di accreditamento e loro informatizzazione
- Avvio del Sistema di Accreditamento Regionale dei progetti ed eventi formativi on-line
- definizione degli obiettivi formativi di interesse regionale e loro ''ancoraggio'' agli obiettivi formativi di interesse nazionale
- definizione dei criteri per l'assegnazione dei crediti formativi coerentemente con quelli ministeriali
- validazione, al termine di una fase di test, della piattaforma informatizzata di accreditamento on line
- accreditamento eventi/progetti formativi
- monitoraggio dell'attività formativa realizzata
- governo consapevole e mirato dell'attività formativa attraverso un sistema informatizzato e un collegamento in rete degli uffici formazione presenti nella Regione Marche
- condivisione di criteri qualitativi in relazione al processo formativo
09/2004 (mm/aaaa)
in atto e continuativo (mm/aaaa)
Il progetto interessa
PARTNERSHIP
Il progetto è stato realizzato in partnership con altri soggetti?
X Altro
Società esterna (NBS S.a.s.) che ha partecipato alla fase di analisi, riprogettazione e definizione delle specifiche ed ha sviluppato gli strumenti informatici e la infrastruttura tecnologica.
OBIETTIVI DI EFFICIENZA/QUALITA’
Indicare i principali obiettivi di efficienza
X Maggiore efficienza dei processi amministrativi X Erogare più prestazioni, con le stesse risorse umane ed economiche X Rapidità e semplicità d'accesso ai servizi
(massimo 3)
Dopo l'implementazione del progetto, sono state effettuate valutazioni economiche o dell'impatto organizzativo ?
Il progetto ha comportato nuove modalità organizzative?
X si
Il progetto ha permesso di implementare nuove modalità organizzative sia del singolo Provider che a livello regionale. Infatti la caratteristica del Sistema è quella di avere al suo interno mappati i processi di erogazione e gestione della formazione: in tal modo permette al singolo Provider di semplificare le attività di ricerca e raccolta delle informazioni per il fabbisogno informativo sia locale sia regionale.( controllo, monitoraggio e valutazione delle attività sviluppate)
L'iscrizione on-line ha dato vita ad un nuovo modo di gestire il front-office e di risparmiare tempo da dedicare nelle attività di progettazione, monitoraggio e controllo.
La gestione delle mobilità dei partecipanti all'interno della Regione viene gestita dal sistema stesso senza che il Provider sia impegnato in ulteriore attività di data-entry.
Il rilascio dell'attestato, autorizzato dal livello regionale, definisce la chiusura di un percorso formativo e ne garantisce la conservazione e rintracciabilità degli atti.
La gestione economica permette un controllo e una verifica del proprio budget e della gestione delle attività e dei costi collegati
I cambiamenti organizzativi hanno implicato una ridefinizione dei ruoli all'interno del singolo provider. Il front end con i partecipanti è stato delegato in gran parte al sistema informatizzato (che consente di offrire tutte le informazioni sull'offerta sanitaria e di eseguire iscrizioni on-line) Il singolo dipendente è in grado di verificare il proprio percorso formativo ed eseguire iscrizioni per la partecipazione ai corsi. Il sistema consente in modo semplice la stampa, il rilascio degli attestati ECM e la rielaborazione delle valutazioni di gradimento. Il singolo provider non ha più la necessità di trasmettere le informazioni al Ministero in quanto di competenza regionale. Ogni ente gestore accede con password personale al sistema informatizzato, carica le informazioni utili per l'accreditamento 30 giorni prima e le trasmette in tempo reale all'ARS. Il sistema verifica automaticamente la presenza di eventuali incongruenze tra obiettivi formativi, metodologie utilizzate, valutazioni dell'apprendimento previste, crediti proposti dal provider e quelli assegnati dal sistema, segnalandole in un apposito elenco. L'ente provvederà a ''sanare'' le incongruenze e l'ARS accrediterà in maniera provvisoria l'iniziativa. In seguito lo stesso ente, terminata l'iniziativa formativa, caricherà sul sistema i partecipanti (richiamandoli da un elenco essendo il sistema collegato alla anagrafica dei dipendenti di ciascun ente), le presenze e la valutazione dell'apprendimento e di gradimento. Il sistema dunque potrà calcolare i crediti, predisporre gli attestati, aggiornare i percorsi formativi di ciascun dipendente.
La possibilità di gestire il monitoraggio delle attività e dei costi dell'attività formativa per ogni Area Contrattuale ha semplificato e migliorato le relazioni con le OOSS.
Si, il progetto ha richiesto una formazione tecnica specifica e un aggiornamento all'utilizzo del sistema rivolta ai responsabili degli uffici formazione e ai loro collaboratori. Tale formazione si è svolta in una serie di incontri regionali e ad hoc presso ogni ente gestore delle attività formative. (Se sì, specificare quali)
TECNOLOGIE
Il ruolo dell'ITC è stato determinante in quanto ha permesso di realizzare una rete di provider che operano sui medesimi dati ed informazioni e di usufruire dei suoi vantaggi.
Gli strumenti portanti dell'intero progetto sono state le tecnologie web-based, database relazionali (ORACLE). Strumenti di comunicazione quali SMS e E MAIL sono integrati nel sistema in quanto funzionali per la gestione di determinate attività.
L'uso di tecnologie web-based ha permesso un rapido sviluppo ed utilizzo del prodotto che non necessita di ulteriori investimenti a livello di utente (personal computer e browser) per poter usufruire di tutte le funzionalità dell'applicativo.
L’utilizzo delle ICT ha in particolare contribuito al perseguimento di quali tra i seguenti obiettivi?
X Riduzione costi di funzionamento ed efficienza dei processi amministrativi X Rapidità e semplicità d'accesso ai servizi X Velocizzare le prestazioni X Erogazione di nuove tipologie di servizi X Integrazione tra soggetti del sistema sanitario
Quali dei seguenti standard sono utilizzati nel progetto?
X XML X Altro
J2EE
Quali delle seguenti tecnologie/canali sono utilizzate/i nel progetto?
X Internet/web X Tecnologie ''mobile'' X Open source X Firma digitale
CRITICITA'
Quali sono state le principali difficoltà affrontate nella implementazione del progetto?
X Di carattere organizzativo
Risultati
- Pubblicizzazione degli eventi promossi dalla Regione Marche V.D.= 50% V.R.= 80%
- Percentuale di iscrizioni on line agli eventi promossi dalla Regione Marche V.D.= 60% V.R.= 80%
- N. dipendenti in Anagrafe di cui si monitorizza il percorso formativo V.D.=100% V.R.=100%
- Numero professionisti convenzionati con il Servizio Sanitario Regionale di cui si monitorizza il percorso formativo V.D.= 100% V.R.=100%
- Numero corsi formativi gestiti dal sistema sul totale di quelli promossi/organizzati V.D.= 100% V.R.=100%
- Percentuale di utilizzo della gestione delle attività formative tramite strumenti ITC del sistema informatico V.D.= 100% V.R.=100%
- Rilevazione del fabbisogno formativo per la definizione del Piano Formativo Annuale V.D.= 50% V.R.=60%
- Gestione economica della Formazione realizzata a sistema V.D.= 70% V.R.=70% (Esempi di parametri:
numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
tipologie di patologie o tematiche coinvolte
numero documenti o messaggi trattati
Per ogni tipo di parametro, indicare la percentuale raggiunta al febbraio 2005 sul valore totale dell’indicatore ad esempio: numero di prenotazioni trattate in forma elettronica su totale prenotazioni trattate dalla struttura).
Bacino di utenza
n. 21421 dipendenti e convenzionati del Servizio Sanitario Regionale
100%
Numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
Tipologie di patologie o tematiche coinvolte
Accreditamento e intero processo formativo (dall'analisi del fabbisogno alla valutazione)
100%
Numero documenti o messaggi trattati
N. 548 corsi accreditati nel 2004 (valore uguale o maggiore)
100%
Riduzione dei tempi di erogazione delle prestazioni
Altri indicatori specifici, qualitativi e quantitativi per descrivere i risultati
N. corsi accreditati a livello regionale/n. corsi accreditati a livello nazionale
