REGIONE: LIGURIA - TIPOLOGIA: MODELLI SOCIO-SANITARI INTEGRATI E DI COOPERAZIONE CLINICA
PREMIO FORUM PA SALUTE
Migrazione dell'ambiente di produttività aziendale a strumenti Open Source
Parte I°: ANAGRAFICA
Azienda Ospedaliera
Ente Ospedaliero Ospedali Galliera
Servizi Informatici e Telecomunicazioni (dipartimento, servizio, ufficio, etc.)
Via Mura delle Cappuccine 14 (via e n° civico)
16128
Genova
GE (in sigla)
Liguria
www.galliera.it/
http://www.galliera.it/Progetto/progetto_home
Referente del progetto:
Carlo
Berutti Bergotto
Dirigente Responsabile Sistemi Informativi
Ente Ospedaliero Ospedali Galliera
Servizi Informatici E Telecomunicazioni
Genova
GE (in sigla)
carlo.berutti@galliera.it
Parte II°: PROGETTO – Aspetti generali
Categoria di concorso
X Realizzazioni
Durata del progetto
12/2004 (mm/aaaa)
01/2005 (per progetti candidati nella categoria “idee e progetti innovativi” indicare la data prevista per la messa in esercizio)
Area di intervento del progetto
X Modelli socio-sanitari integrati e di cooperazione clinica
Tipologia di Progetto
X Progetto Attuativo
Servizi Informatici e Telecomunicazioni
E.O. Ospedali Galliera ha affrontato nel corso del 2005 la migrazione verso applicativi Open Source quali OpenOffice.org per la produttività personale, Firefox per la navigazione Internet e Thunderbird per la posta elettronica. Il progetto è stato esteso all'intera struttura ospedaliera.
E.O. Ospedali Galliera di Genova ha intrapreso la scelta della migrazione per essere conforme alle indicazioni ed ai criteri tecnici ed operativi contenuti nella Direttiva del 19 dicembre 2003 del Minstro per l'Innovazione e le tecnologie ''Sviluppo ed utilizzazione dei programmi informatici da parte delle pubbliche amministrazionie''.
La migrazione è stata attuata con il supporto di consulenti esterni coordinati con le forze interne ai Servizi Informativi di E.O. Ospedali Galliera.
Il progetto si è articolato secondo le fasi:
1 - Redazione del piano di migrazione mediante analisi del parco documentale pregresso, produzione attuale e livello di utilizzo
2 - Comunicazione al personale dell'ente, mediante sessioni plenarie, del cambiamento tecnologico in essere e realizzazione del portale web a supporto della migrazione
3 - Installazione a tappeto sulle postazioni dell'ente, formazione in aula e affiancamento one to one
4 - Disinstallazione della precedente suite di office automation e supporto post migrazione
1 - adozione dei formati aperti di OpenOffice.org come formati ufficiali di salvataggio delle informazioni all'interno dell'ente
2 - riqualificazione degli operatori per l'utilizzo dei nuovi programmi
3 - rimozione della precedente suite di office automation dai pc dell'ente
Nello spazio di un anno gli utenti devono essere in grado di usare efficacemente la nuova suite e di gestire i nuovi formati. Oltre al normale uso della suite per produrre documentazione dovranno essere in grado di comprendere ed condividere le motivazioni alla migrazione. Le postazioni dovranno utilizzare strumenti open source per la produttività, ove possibile.
Nuovi formati aperti adottati come standard dell'ente
Formazione sulla nuova suite OpenOffice.org/Firefox/Thunderbird a 362 operatori
Il numero di ticket aperti a regime sul sistema Help Desk Web sono 20/settimana su 600 utenti.
530 postazioni installate con OpenOffice.org/Firefox/Thunderbird, di cui:
- 460 stanno utilizzando solo OpenOffice.org
- 45 sono ''sotto osservazione'' per la risoluzione di problematiche operative e sono di imminente disinstallazione
- 35 mantengono momentaneamente MS Office a causa dell'utilizzo di Access o applicativi di terze parti che richiedono MS Office
1 - L'utilizzo di tecnologie innovative come l'Open Source stesso e la scelta di utlizzare i formati aperti, come formato di salvataggio, che garantiscono la proprietà dei dati e l'accessibilità perpetua agli stessi.
2 - L'attività di ricerca con il prof. Zappalà della Facoltà di Psicologia Univesità di Bologna per la valutazione dell'accettazione della nuova tecnologia Open Source da parte degli operatori
Parte III°: PROGETTO - Aspetti specifici
Redazione del piano di migrazione mediante analisi del parco documentale pregresso, produzione attuale e livello di utilizzo
260 questionari compilati via web dagli utenti e più di 200 documenti critici analizzati
01/2005 (mm/aaaa)
02/2005 (mm/aaaa)
Comunicazione al personale dell'ente, mediante sessioni plenarie, del cambiamento tecnologico in essere e realizzazione del portale web a supporto della migrazione
Come ha dimostrato anche l'analisi del Prof. Zappalà, l'attività di comunicazione per la comprensione del progetto e condivisione delle motivazioni ha coinvolto l'utente che ha avuto un atteggiamento positivo verso il cambiamento.
02/2005 (mm/aaaa)
03/2005 (mm/aaaa)
Installazione a tappeto sulle postazioni dell'ente, formazione in aula e affiancamento one to one
530 postazioni installate, 350 operatori formati, affiancamento one to one su richiesta da fine luglio 2005 ad oggi
04/2005 (mm/aaaa)
07/2005 (mm/aaaa)
Disinstallazione della precedente suite di office automation e supporto post migrazione
Da 07/2005 ad oggi.
460 postazioni disinstallate, 80 ancora in osservazione.
Il sistema elettronico per la gestione delle richieste di assistenza ha registrato 30 chiamate al giorno a ridosso della disinstallazione/migrazione. Nelle due settimane successive le richieste si sono assestate su 20 alla settimana.
Il progetto interessa
PARTNERSHIP
Il progetto è stato realizzato in partnership con altri soggetti?
X Università X Terzo settore
YACME Srl - Bologna - Progettazione, gestione e realizzazione del progetto in coordinamento con Servizi Informativi dell'Ente Ospedaliero
Facoltà di Psicologia - Università di Bologna - Progettazione e attuazione indagine sull'accettazione del cambiamento tecnologico
OBIETTIVI DI EFFICIENZA/QUALITA’
Indicare i principali obiettivi di efficienza
X Risparmio diretto di costi X Maggiore efficienza dei processi amministrativi
(massimo 3)
Dopo l'implementazione del progetto, sono state effettuate valutazioni economiche o dell'impatto organizzativo ?
X si
Risparmio sul costo delle licenze (venivano noleggiate Contratto MICROSOFT OPEN LICENSE)
ORGANIZZAZIONE E RISORSE
100.000 oltre risorse labour Galliera
Professionalità coinvolte
Consulenti ITC esterni in coordinamento con ITC Ente; Formatori
Progettazione, Gestione e Realizzazione; Riqualificazione utenti
Consulenti 8 e ITC Ente 6; Formatori 8
Il progetto ha comportato nuove modalità organizzative?
X si
Nuova modalità di produzione documentale per il salvataggio, lo scambio all'interno e all'esterno dell'Ente Ospedaliero. Nuove provedure per l'accesso al supporto e all'assistenza. Istituzione di 16 figure di Technology Leader come riferimento tecnologico per gli utenti a livello dell'ente, per facilitare la comunicazione e il supporto agli utenti.
Il documento prodotto dall'utente è salvato e condiviso all'interno della struttura con i formati di OpenOffice.org. Nel caso sia necessario condividerlo con terze parti: 1) se deve essere solo letto si utilizza il formato pdf, la cui generazione è nativamente presente in OpenOffice.org 2) se è necessario che il documento sia modificabile si utilizza un formato modificabile a scelta tra quelli compresi e gestibili da tutte le parti in gioco.
L'accesso al supporto da parte dell'utente deve avvenire secondo i livelli:
0) Portale Web per la migrazione mediante FAQ, HOWTO, Guide
1) Technology Leader di riferimento
2) Call center del CED, supporto di primo livello
3) Consulenti esterni YACME, supporto di secondo livello
Formazione motivazionale per la comprensione delle motivazioni e pianificazione del progetto su tutti gli operatori.
Formazione tecnica per il personale dei Servizi Informativi e ai Referenti Tecnoclogici per dare supporto agli utenti sui nuovi programmi.
Formazione Base sul Word Processor/Foglio elettonico/Posta elettronica/Browser per tutti gli operatori.
Formazione specialistica per la redazione delle Presentazioni su richiesta. (Se sì, specificare quali)
TECNOLOGIE
Progettazione della migrazione; Direzione e coordinamento dei lavori; Formazione motivazionale, base, specialistica; Assitenza tecnica, affiancamento;
L’utilizzo delle ICT ha in particolare contribuito al perseguimento di quali tra i seguenti obiettivi?
Quali dei seguenti standard sono utilizzati nel progetto?
X XML X Altro
Formati documentali aperti
Quali delle seguenti tecnologie/canali sono utilizzate/i nel progetto?
X Internet/web X Open source
CRITICITA'
Quali sono state le principali difficoltà affrontate nella implementazione del progetto?
X Di carattere tecnologico X Altro
Di carattere psicologico di accettazione della nuova tecnologia da parte del personale interessato alla migrazione.
Di carattere tecnologico per la compatibilità delle presentazioni create con Impress di OpenOffice.org verso il formato Powerpoint.
Risultati
Numero postazioni installate 530; Numero postazioni che utilizzano unicamente strumenti Open Source 460; Numero postazioni di prossima migrazione 45; Numero medio di ticket aperti sul sistema Help Desk Web a regime 20/settimana; Numero complessivo operatori formati 362; Numero operatori che ha superato il test di autovalutazione sulla padronanza dei nuovi strumenti 201/226; Livello medio di gradimento della formazione 4,17 (scala 1-5); (Esempi di parametri:
numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
tipologie di patologie o tematiche coinvolte
numero documenti o messaggi trattati
Per ogni tipo di parametro, indicare la percentuale raggiunta al febbraio 2005 sul valore totale dell’indicatore ad esempio: numero di prenotazioni trattate in forma elettronica su totale prenotazioni trattate dalla struttura).
Bacino di utenza
Migrazione di 540 postazioni
87,16
Numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
Tipologie di patologie o tematiche coinvolte
Numero documenti o messaggi trattati
Riduzione dei tempi di erogazione delle prestazioni
Altri indicatori specifici, qualitativi e quantitativi per descrivere i risultati
