REGIONE: LIGURIA - TIPOLOGIA: MODELLI SOCIO-SANITARI INTEGRATI E DI COOPERAZIONE CLINICA
PREMIO FORUM PA SALUTE
Cartella Clinica Paperless
Parte I°: ANAGRAFICA
Azienda Ospedaliera
Ente Ospedaliero Ospedali Galliera
Struttura Complessa Sistemi Informatici e Telecomunicazioni (dipartimento, servizio, ufficio, etc.)
Mura delle Cappuccine 14 (via e n° civico)
16128
Genova
GE (in sigla)
Liguria
www.galliera.it
Referente del progetto:
Carlo
Berutti Bergotto
Dirigente Responsabile S.I.E.T
E.O. Ospedali Galliera - Ge
Mura delle Cappuccine 14
Genova
GE (in sigla)
berutti@galliera.it
010-5632601
01057481001
Parte II°: PROGETTO – Aspetti generali
Categoria di concorso
X Realizzazioni
Durata del progetto
10/2003 (mm/aaaa)
06/2006 (per progetti candidati nella categoria “idee e progetti innovativi” indicare la data prevista per la messa in esercizio)
Area di intervento del progetto
X Modelli socio-sanitari integrati e di cooperazione clinica
Tipologia di Progetto
X Progetto Attuativo
S.C. S.I.E.T.
Cartella clinica in formato elettronico, intesa come raccolta ed archiviazione della documentazione sanitaria che la costituisce direttamente in formato elettronico, in modalità conformi alle prescrizioni della normativa vigente sull'archiviazione documentale e validità legale dei documenti in tale formato
Maggiore fruibilità della documentazione sanitaria in termini di disponibilità temporale, completezza e semplicità di accesso (pur sotto i dovuti vincoli imposti dalla normativa sui trattamenti dati personali).
Riduzione dei problemi logistici ed organizzativi correlati all'archiviazione delle cartelle cliniche (l'ospedale è stato fondato più di 100 anni fa)
Certificazione e validazione di tutte le fasi del percorso medico con l'opportuna documentazione descrittiva delle attività sanitarie
Disamina delle prassi operative in essere per la produzione, consegna e archiviazione dei documenti a valenza sanitaria
Integrazione nel Sistema Informativo Aziendale di procedure e funzionalità specifica, in ambiente comune e -possibilmente- con interfaccia comune per tutti gli operatori sanitari
Valutazione dell'impatto organizzativo e soluzione delle problematiche correlate
Maggiore fruibilità della documentazione sanitaria in termini di disponibilità temporale, completezza e semplicità di accesso (pur sotto i dovuti vincoli imposti dalla normativa sui trattamenti dati personali).
Riduzione dei problemi logistici ed organizzativi correlati all'archiviazione delle cartelle cliniche (l'ospedale è stato fondato più di 100 anni fa)
Certificazione e validazione di tutte le fasi del percorso medico con l'opportuna documentazione descrittiva delle attività sanitarie
Maggiore efficienza nei processi di diagnosi e cura (in termini di risparmio di economico e di tempo) con la migliore fruibilità delle informazioni sanitarie disponibili sui pazienti
Diminuzione della documentazione cartacea e su pellicola
Diminuzione dei tempi di reperibilità della documentazione archiviata
riduzione e razionalizzazione dei processi di diagnosi e cura
miglioramento della documentazione in termini di qualità (possibilità di ricorso a standard), completezza
miglioramento dei processi di monitoraggio e controllo dell'attività sanitaria
Già operative le fasi 1 e 2 (v. seguito).
Già osservato l'aumento di fruibilità dell'informazione sanitaria in termini di reperibilità e completezza; in molti casi l'uso acquisito di standard di refertazione ha migliorato la qualità stessa di tale documentazione.
Sono già operative nelle sale di degenza, presso il pronto soccorso e presso gli sportelli di accettazione prassi di comunicazione delle richieste interne di laboratorio eseguite per via informatica, che consentono il recapito diretto alle macchine analizzatrici delle codifiche informatiche necessarie ad eseguire gli esami contenuti nella richiesta;in attesa della completa fruibilità in formato elettronico dei referti, la stampa di essi è automaticamente prodotta in formato standard presso i locali del richiedente. Analoghe prassi sono in uso dal Pronto soccorso e dagli sportelli di accettazione per la comunicazione delle richieste radiologiche in urgenza e ambulatoriali. Lo sforzo di adeguamento a tali nuove prassi operative, fortemente condizionate dall'uso del sistemo informativo come strumento di comunicazione interna delle informazioni, è stato accompagnato da una razionalizzazione delle prassi diagnostiche (crescente uso di profili standard nelle richieste diagnostiche di laboratorio; crescente ricorso all'archivio dei referti come supporto/filtro all'attività di richiesta diagnostica), da una riduzione in sala diagnostica dei tempi su attività di segreteria (quasi sempre demandate al personale di sala), da un miglior monitoraggio delle risorse disponibili (es:disponibilità letti in tempo reale) ovvero della produttività.
Totale integrazione dei flussi informativi: lo sforzo è quello di raccogliere l'informazione ed utilizzarle e completarla a tutti i livelli (amministrativo e sanitario) per la parte di competenza o interesse. Questo approccio consente anche di introdurre automatismi al massimo livello anche nei processi diagnostici (quello del laboratorio è gia attivo ed estendibile con linee di produzione completamente robotizzate)
Parte III°: PROGETTO - Aspetti specifici
Dotazione di strumenti di refertazione integrati con il CUP Aziendale e con il CUP metropolitano (che ne alimentano le liste di lavoro) per i principali servizi diagnostici (Radiologie, Laboratorio di analisi, Anatomia patologica). Tali strumenti alimentano un repository comune dei referti in formato elettronico (non conforme alla normativa di archiviazione documentale) integrato con l'anagrafica pazienti centralizzata e consultabile con strumenti sw comuni.
Dotazione di piattaforma sw comune a tutte le sale di degenza per la gestione distribuita delle informazioni relative alla dislocazione dei pazienti in sala (mappa letti), movimentazione dei degenti verso altre sale (spostamenti/trasferimenti), richiesta di prestazioni diagnostiche (modulo informatizzato che alimenta le liste di lavoro degli strumenti di refertazione della fase 1), dimissione (produzione SDO, archiviate in formato elettronico sul repository).
Dotazione di piattaforma sw specifica ma in ambiente integrato per attività ambulatoriali significative (per volume o complessità) ovvero per specifici servizi (PS).
Razionalizzazione del percorso di refertazione e produzione uniforme dei referti dei principali servizi diagnostici in formato elettronico e su ambiente di archiviazione e consultazione aziendale.
Razionalizzazione delle fasi di richiesta, esecuzione e risposta di fondamentali attività diagnostiche (ricorso a standard sulle prassi e contenuti delle richieste). Maggiore disponibilità dei referti in produzione e prodotti. Disponibilità in tempo "quasi reale" di dati significativi per il controllo di gestione aziendale (già usati per costituire un datawarehose aziendale)
01/2004 (mm/aaaa)
03/2005 (mm/aaaa)
Analisi e studio degli elementi documentali significativi della cartella (anamnesi, diario medico ed infermieristico, modulistica di corredo diagnostico, ecc) e dei criteri per la sottoponibilità di essi a firma elettronica (articolazione in livelli di obbligatorietà)
Analisi e studio delle soluzioni tecniche per l'introduzione del processo di firma elettronica e dell'archiviazione sostitutiva nella piattaforma sw già esistente (problematiche inerenti a CA, RA, marcature temporali, ecc.)
Rinnovo del sistema di refertazione di anatomia patologica (completato in dic 2005), del lab. di analisi (completato a fine gennaio 2006) e di quello di radiologia (in via di completamento) con piattaforme più avanzate tecnologicamentee che prevedono a conclusione del flusso informativo la fase di firma elettronica
Analisi e studio dell'impatto organizzativo e disciplinare in relazione alle normative vigenti (riguardo i trattamenti dati, il consenso informato, la firma elettronica, l'archiviazione);
Adeguamento dei regolamenti interni
Provvedimenti e regolamenti interni atti a normare (laddove necessario)le fasi del processo di sviluppo, archiviazione, firma, accesso dei documenti a valenza sanitaria
Specifiche tecniche per l'adeguamento delle piattaforme sw all'archiviazione dei documenti della cartella clinica, in armonia con i regolamenti suddetti
04/2005 (mm/aaaa)
11/2005 (mm/aaaa)
(in corso di attuazione a febbraio 2006)
Estensione della piattaforma sw in dotazione alle sale di degenza di cui alla fase 2 con funzionalità per la gestione di documenti di Anamnesi, diario medico, diario infermieristico, somministrazione farmaci e per la firma di quelli fra questi documenti che hanno valenza legale.
Estensione degli strumenti di refertazione di cui alla fase 1 con funzionalità per la gestione della firma elettronica sui documenti prodotti in formato elettronico
Realizzazione e messa in opera di strumenti sw per la gestione del documento di epicrisi relativo ad ogni episodio di ricovero; tale documento (i formato elettronico) è l'elenco di tutti i documenti (anch'essi in formato elettronico) che costituiscono la cartella clinica di un episodio di ricovero (referti, lettere di dimissione, annotazioni di diario medico e/o infermieristico, modulistica a corredo delle richieste diagnostiche); ogni voce dell'elenco è corredata da informazioni significative sul documento (data di creazione, estensore, se firmato elettronicamente, ecc.) e completo della traccia (hash) delle firme elettroniche di esso (quando esistente). Questo documento è poi firmato elettronicamente; l'evento di firma del documento di epicrisi costituirà l'atto formale della chiusura della cartella clinica.
Questa fase è armonizzata con la realizzazione di altri progetti che hanno come oggetto:
- la realizzazione di un "sovra" repository documentale, conforme alla normativa sull'archiviazione e firma elettronica, ove archiviare tutta la documentazione medica prodotta ; tale progetto è in concorso a codesto Forum (v. scheda...)
- il raffinamento del sistema di controllo di gestione aziendale, basato sul datawarehouse, per la gestione delle attività aziendali con un approccio "a budget"
Progressiva scomparsa dei supporti tradizionali di refertazione (carta, pellicole) con diretto risparmio economico sui materiali (pellicole e reagenti in primis)
Migliore e più rapida fruibilità dell'informazione a valenza sanitaria a tutti i livelli, con possibilità -pur nel rispetto della normativa vigente in materia di trattamento dati personali- di estendere tale fruibilità agli operatori sanitari sul territorio (medici di medicina generale, accreditati presso il Galliera e autorizzati con consenso del paziente, USL o altre strutture sanitarie , accreditate presso il Galliera e autorizzate con consenso del paziente, ecc.)
12/2005 (mm/aaaa)
06/2006 (mm/aaaa)
- estensione al contesto radiologico delle richieste diagnostiche delle sale; coordinamento con i servizi di supporto (barellaggio, sterilizzazione, ecc)
- estensione ai medici di med. generale della disponibilità delle informazioni dei loro pazienti presso il Galliera. La fase sperimentale è oggetto del progetto di cui alla scheda....
Razionalizzazione e semplificazione dei percorsi di diagnosi e cura per i pazienti spedalizzati e non
Migliore sfruttamento delle risorse interne
Il progetto interessa
PARTNERSHIP
Il progetto è stato realizzato in partnership con altri soggetti?
X Regione X Altro
Dedalus S.p.A.
Dedalus è fra i fornitori del Sio del Galliera col quale fra le altre cose è stato stipulato un contratto di partnership, coofinanziato dal Galliera e Regione Liguria ad oggetto il potenziamento dell'ICT che fra le realizzazioni applicative ne prevede specifiche relative all'introduzione della firma elettrinica, all'introduzione dell'archiviazione sostitutiva (oggetto del presente progetto).
- introduzione FE sulle applicazioni sanitarie,
- archivazione ottica e marcatura temporale;
- completamento appliicativo della cartella clinica di reparto;
- supporto alla realizzazione di funzionalità specifiche sui prodotti di cui è fornitore;
- integrazione con altri prodotti di fornitori terzi.
OBIETTIVI DI EFFICIENZA/QUALITA’
Indicare i principali obiettivi di efficienza
X Maggiore efficienza dei processi amministrativi X Maggiore efficienza dei processi clinici X Facilitare la continuità delle cure e la presa in carico del paziente
(massimo 3)
Dopo l'implementazione del progetto, sono state effettuate valutazioni economiche o dell'impatto organizzativo ?
X no
ORGANIZZAZIONE E RISORSE
215.000 oltre il labour delle risorse Galliera
Professionalità coinvolte
Il progetto ha comportato nuove modalità organizzative?
X si
- centralizzazione dell'avvio di ogni percorso clinico/diagnostico (prestazioni ambulatoriali e strumentali, prericoveri, ricoveri -ordinari, in dh e in day surgery- episodi di ps iniziano tutti con un accesso ad individuabili sportelli per l'identificazione e l'"apertura della pratica" sul sistema informativo aziendale
- decentramento di attività a valenza amministrativa (registrazione della movimentazione pazienti; registrazione delle sedute di dh successive alla prima) agli operatori sanitari presso le strutture che erogano i servizi, per ottenere in tempo reale la traccia dell'attività svolta sul paziente, in luogo della registrazione "in differita" di tali eventi;
-Standardizzazione di prassi per facilitare il corretto uso dei dìservizi diagnostici mediante richiesta informatica (es. protocolli di esami per controlli di inizio ricovero, di evoluzione di patologia o terapie, concordati fra i reparti di degenza e il lab di analisi)
- concentrazione dei punti di prenotazione (sportelli)
- eliminazione progressiva delle attività di registrazione degli eventi in back-office (non del tutto azzerata)
- gestione dell'informativa al trattamento dati del relativi al consenso (con introduzione della modalità semplificata previste dall'art. 79 del d.lgs. n.196, 30 giugno 2003 -implementazione del SIO ed organizzativa)
Formazione del personale sanitario (infermieri, medici, tecnici) all'uso del sw di specifica competenza
Formazione alle prassi operative concordate fra i servizi (Se sì, specificare quali)
TECNOLOGIE
Supporto completo alla produzione/registrazione di fondamentali atti amministrativi (tracciati in tempo reale), a fondamentali prassi operative a valenza medica (richieste diagnostiche per via telematica, produzione, fruizione ed archiviazione documentale in modo automatico o semi automatico) e a metodiche di controllo di gestione (datawerehouse, controllo di gestione)
L’utilizzo delle ICT ha in particolare contribuito al perseguimento di quali tra i seguenti obiettivi?
X Riduzione costi di funzionamento ed efficienza dei processi amministrativi X Maggiore efficienza dei processi clinici X Riduzione degli errori medici X Riduzione dei tempi d'attesa X Rapidità e semplicità d'accesso ai servizi X Velocizzare le prestazioni X Aumento delle prestazioni X Erogazione di nuove tipologie di servizi X Aumentare la capacità di soddisfare la domanda di salute sul territorio X Facilitare la continuità delle cure e la presa in carico del paziente X Integrazione tra soggetti del sistema sanitario
Quali dei seguenti standard sono utilizzati nel progetto?
X XML
Quali delle seguenti tecnologie/canali sono utilizzate/i nel progetto?
X Internet/web X Open source X Firma digitale X Carta di accesso ai servizi [CIE, CNS o Altre smart card]
CRITICITA'
Quali sono state le principali difficoltà affrontate nella implementazione del progetto?
X Di carattere organizzativo X Di carattere procedurale X Di carattere tecnologico
Risultati
Bacino d'utenza inteso come operatori sanitari che utilizzano la piattaforma sw almeno nella versione non estesa alle funzionalità della cartella paperless
Documenti trattati, intesi come percentuale di referti/documenti prodotti in firma elettronica
Par1-N.di utenti del bacino d'utenza che utilizzano la firma elettronica
Par2-N. di applicativi in dotazione ai servizi diagnostici e colloquianti con la piattaforma sw in dotazione alle sale dotati di firma elettronica (Esempi di parametri:
numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
tipologie di patologie o tematiche coinvolte
numero documenti o messaggi trattati
Per ogni tipo di parametro, indicare la percentuale raggiunta al febbraio 2005 sul valore totale dell’indicatore ad esempio: numero di prenotazioni trattate in forma elettronica su totale prenotazioni trattate dalla struttura).
Bacino di utenza
1020
100,00
Numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
Tipologie di patologie o tematiche coinvolte
300000
70
Numero documenti o messaggi trattati
Riduzione dei tempi di erogazione delle prestazioni
Altri indicatori specifici, qualitativi e quantitativi per descrivere i risultati
