REGIONE: SICILIA - TIPOLOGIA: MODELLI SOCIO-SANITARI INTEGRATI E DI COOPERAZIONE CLINICA
PREMIO FORUM PA SALUTE
Modello Sicilia
Parte I°: ANAGRAFICA
AUSL
Azienda Unità Sanitaria Locale n. 6 - Palermo
Servizio di Psicologia - U.O. Adozioni - Staff Direzione Generale (dipartimento, servizio, ufficio, etc.)
Via Giacomo Cusmano (via e n° civico)
90141
Palermo
PA (in sigla)
Sicilia
www.ausl6palermo.org
http://www.modellosicilia.org
Referente del progetto:
Daniela
Randazzo
Coordinatore progetto - Responsabile U.O. Adozioni
AUSL 6
Via Roma, 519
Palermo
PA (in sigla)
d.randazzo@ausl6palermo.org
091 7032254
091 7032254
Parte II°: PROGETTO – Aspetti generali
Categoria di concorso
X Realizzazioni
Durata del progetto
09/2003 (mm/aaaa)
20/01/2005 (per progetti candidati nella categoria “idee e progetti innovativi” indicare la data prevista per la messa in esercizio)
Area di intervento del progetto
X Modelli socio-sanitari integrati e di cooperazione clinica
Tipologia di Progetto
X Progetto Pilota
AUSL 6 - Servizio Psicologia - U.O. Adozioni
Il progetto Adozioni Internazionali Modello Sicilia (AIMS) è stato sviluppato con lo scopo principale di operare all'interno del processo delle adozioni internazionali - così come ridefinito dalla legge di ratifica della convenzione dell'Aja 476/98 e successive modifiche - al fine di limitare alcuni elementi disfunzionali emersi nell'applicazione della normativa e con l'obiettivo principale di rendere meno complesso e maggiormente trasparente il procedimento. L'area di intervento considerata in questa fase è quella giurisdizionale che va dalla Dichiarazione di Disponibilità al Decreto di Idoneità.
Il reengineering del processo è mirato essenzialmente verso i seguenti macro obiettivi:
1) maggiore efficienza/efficacia del processo;
2) informatizzazione del processo a partire dai presupposti normativi e tecnici della firma digitale, della Posta Elettronica Certificata (PEC) e della cooperazione applicativa;
3) workflow del processo e possibilità di monitoraggio sia qualitativa che quantitativa (possibilità di individuare lo stato della pratica nel suo iter, valutazione delle tempistiche, valutazione della completezza delle informazioni contenute nelle relazioni psicologica e sociale ecc.).
I vantaggi che derivano dal reengineering del processo e dalle sinergie fra i differenti attori sono principalmente:
1) l'ottimizzazione del procedimento mediante la ridefinizione del flusso di lavoro;
2) la velocizzazione dello scambio di informazioni e di documenti tra i diversi soggetti che sono coinvolti nel procedimento di adozione internazionale;
3) l'aumento dell'efficienza del procedimento con la definizione di un modello di relazione sociale e di relazione psicologica - condiviso con i rappresentanti di tutte le categorie interessate - che comporta un tendenziale azzeramento dei casi di richiesta di integrazione di indagine da parte dei Tribunali per i Minori verso gli Assistenti Sociali e gli Psicologi;
4) la completa trasparenza del procedimento, con la possibilità di individuare in tempo reale lo stato della pratica, il soggetto che l'ha in carico e lo storico;
5) il favorire il pieno utilizzo degli strumenti informatici già diffusi (hardware e software), valorizzandone pienamente le funzionalità.
Il lavoro di reengineering è stato impostato nel rispetto delle indicazioni normative in termini di E-Government e di Società dell'Informazione, sulla base di requisiti tecnici e procedurali forniti dalla Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati del Ministero della Giustizia (DGSIA) e dal Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA) e dedicando grande attenzione al problema della sicurezza e della riservatezza dei dati nonché al chiaro recepimento delle esigenze di tutti gli stake-holders coinvolti.
Finalità e strumenti dell'iniziativa AIMS sono allineati con il nuovo Codice Della Pubblica Amministrazione Digitale approvato in via definitiva dal Consiglio dei Ministri del 4 marzo 2005, le cui disposizioni entreranno in vigore dal 01/01/2006.
La finalità ultima del progetto è il reengineering del procedimento delle adozioni internazionali attraverso l'integrazione operativa di tutti quei soggetti, Tribunali per i Minori (TM), Servizi Sociali degli Enti Locali, Aziende Sanitarie Locali (AUSL) e Regione, che attualmente non hanno strumenti informativi uniformati ad uno stesso standard. La stretta collaborazione in fase di analisi con gli stake-holders operativi, ha portato alla definizione di un progetto di cambiamento effettivamente capace di soddisfarne le necessità.
Da un punto di vista tecnologico, gli obiettivi sono stati definiti nel rispetto de:
1) l'analisi del contesto di riferimento, caratterizzato da una forte disomogeneità dei soggetti interessati;
2) le indicazioni procedurali e applicative fornite da CNIPA e dalla Direzione Generale dei Sistemi Informativi Automatizzati (DGSIA), Progetto Nazionale di Informatizzazione degli Uffici Minorili, del Ministero della Giustizia;
3) i programmi di sviluppo in termini di E-Government e di Società dell'Informazione del Governo nazionale e dell'Unione Europea.
Da tali elementi è derivata la scelta architetturale, che ha come elementi cardine:
1) l'apertura verso linguaggi standard di interscambio di informazioni;
2) la scalabilità;
3) la facilità di aggiornamento;
4) gli elevati standard di sicurezza;
5) i ridotti costi infrastrutturali.
Le finalità di progetto, interazione informatizzata di più utenti appartenenti a differenti Enti e strutture, hanno portato alla realizzazione di un collegamento telematico e sicuro (secondo gli standard operativi definiti dal Centro Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministraizone) tra tutti gli attori del procedimento. La scelta progettuale è stata di mettere a disposizione degli utenti una piattaforma protetta, basata su tencologie web, denominata Master Data Center e appositamente creata dalla Finconcept.net, partner della Regione Sicilia e del Ministero della Giustizia.
1) Riduzione dei tempi di attesa dei coniugi per il rilascio della relazione psicologica;
2) Rispetto della normativa sulla privacy;
3) Rispetto del Codice per l'Amministrazione Digitale;
4) Omologazione delle procedure.
Gestione completa del flusso di lavoro derivante dalle procedure di adozione sia internazionali che nazionali e conseguendo gli obiettivi precedentemente indicati.
Gestione completa del flusso di lavoro derivante dalle procedure di adozione sia internazionali che nazionali e conseguendo gli obiettivi precedentemente indicati. Entrata a regime della gestione informatizzata delle procedure relative alle richieste di adozione internazionale, nazionale e alle procedure congiunte.
Il progetto BPR AI MS ha portato all'integrazione operativa di tutti quei soggetti, le Cancellerie per i Tribunali per i Minori, gli Assistenti Sociali per gli Enti Locali, gli Psicologi per le Aziende Sanitarie Locali e i responsabili della Regione, che attualmente non hanno strumenti informativi uniformati ad uno stesso standard. Differenti funzioni così come l'appartenenza ad Enti differenti determinano anche differenti necessità operative e strumentali che nella piattaforma di coordinamento vengono pienamente soddisfatte in virtù della personalizzazione dei servizi offerti.
A partire dalle funzionalità di riconoscimento dell'utente al momento dell'accesso al sistema, attraverso il controllo di certificati personali presenti su carte di firma elettronica quali la Carta Nazionale dei Servizi, fino ad arrivare all'invio mediante caselle di Posta Elettronica Certificata della documentazione digitalmente firmata, le soluzioni tecnologiche sono integralmente allineate con il nuovo Codice Della Pubblica Amministrazione Digitale.
I ridotti requisiti per l'accesso al sistema MDC (una qualsiasi connessione ad Internet, un lettore di smart-card e la relativa carta di firma digitale dotata, oltre che del normale certificato di firma, anche di quello di autenticazione) e la destinazione non esclusiva delle risorse informatiche non creano barriere effettive alla diffusione del progetto andando quindi nella direzione di un progressivo abbattimento del digital-divide.
Parte III°: PROGETTO - Aspetti specifici
1) Analisi degli aspetti procedurali e normativi;
2) Verifica infrastruttute telematiche esistenti;
3) definizione dei requisiti di progetto;
4) sviluppo piattaforma tecnologica.
Definizione dei requisiti di progetto e sviluppo della piattaforma.
01/2004 (mm/aaaa)
08/2004 (mm/aaaa)
1) Installazione della piattaforma di coordinamento Master Data Center;
2) Formazione del gruppo pilota degli operatori;
3) Fase di test pre-produttivo.
Formazione del gruppo pilota degli operatori e test pre-produttivo.
09/2004 (mm/aaaa)
12/2004 (mm/aaaa)
1) Formazione del gruppo sperimentatore degli operatori (8 Psicologi) e del coordinatore;
2) Sperimentazione della piattaforma con assegnazione elettronica delle pratiche (circa 70) di valutazione delle coppie - pervenute telematicamente dal Tribunale per i Minorenni di Palermo - agli psicologi sperimentatori;
3) Estensione del progetto agli psicologi (21) titolari delle procedure per l'adozione che operano sul territorio della città previo corso di formazione ECM.
1) Riduzione dei tempi di attesa dell'utenza per il rilascio delle relazioni psicologiche al Tribunale per i Minorenni;
2) Omologazione delle procedure;
3) Messa a regime delle procedure.
01/2005 (mm/aaaa)
12/2005 (mm/aaaa)
Estensione delle procedure agli Psicologi (14) addetti alla valutazione delle coppie che operano in strutture site nei comuni della provincia di Palermo.
Estensione del progetto agli altri Comuni della Sicilia.
Messa a regime delle procedure nella provincia di Palermo e a livello regionale.
Il progetto interessa
PARTNERSHIP
Il progetto è stato realizzato in partnership con altri soggetti?
X Comune X Regione X Altro
Ministero della Giustizia, Finconcept.net S.r.l.
1) AUSL 6 Palermo: componente del Comitato Operativo per la definizione dei requisiti di progetto e dei tavoli tecnici di definizione dei modelli procedurali. Primo sperimentatore sull'area di Palermo;
2) Comune di Palermo: primo sperimentatore sull'area di Palermo;
3) Ministero della Giustizia: soggetto promotore;
4) Regione Siciliana: soggetto promotore;
5) Finconcept.net S.r.l.: soggetto promotore.
OBIETTIVI DI EFFICIENZA/QUALITA’
Indicare i principali obiettivi di efficienza
X Maggiore efficienza dei processi amministrativi X Maggiore efficienza dei processi clinici X Riduzione dei tempi d'attesa
(massimo 3)
Dopo l'implementazione del progetto, sono state effettuate valutazioni economiche o dell'impatto organizzativo ?
X si
Tutte le pratiche di adozione relative alle famiglie residenti nel Comune di Palermo sono state gestite con la piattaforma Modello Sicilia entro i tempi previsti dalla normativa. Si è registarto un impatto positivo anche dal punto di vista qualitativo, in quanto tutte le relazioni psicologiche sono state ritenute pertinenti ed esaustive dal Tribunale dei Minori, pertanto non si sono registrati casi di richiesta di ulteriori approfondimenti.
ORGANIZZAZIONE E RISORSE
L'investimento in capo alla AUSL 6 è stato limitato alla dotazione informatica minima richiesta (personal computer, smart-card e relativo lettore, connettività internet) per un ammontare complessivo di c.a. 25.000 €.
Professionalità coinvolte
Psicologi
Valutazione delle coppie aspiranti all'adozione e coordinamento del gruppo di lavoro.
22 (comprensivi del coordinatore del gruppo)
Il progetto ha comportato nuove modalità organizzative?
X si
1) Centralizzazione della ricezione delle pratiche da parte del Tribunale per i Minori;
2) Gestione del gruppo di lavoro (carichi di lavoro, assegnazioni e controllo delle scadenze);
3) Gestione informatizzata delle pratiche.
Utilizzo della piattaforma centralizzata di coordinamento Master Data Center utilizzata a livello territoriale da parte di tutti gli operatori coinvolti.
Primo corso di formazione per gli Psicologi sperimentatori (8) e per il coordinatore.
Corso di formazione ECM per il restante personale titolare delle procedure (13 Psicologi). (Se sì, specificare quali)
TECNOLOGIE
L'architettura è basata sulla definizione uno strato logico e operativo, chiamato Master Data Center (MDC), al servizio di tutti i soggetti che operano nel processo delle adozioni internazionali sul territorio siciliano. Funzionalmente il sistema MDC può esser assimilato ad un Centro Servizi Territoriale (CST) tecnicamente impostato su una struttura WEB based orientata verso lo standard XML. Questo determina la possibilità da parte dei differenti attori coinvolti di condividere un medesimo sistema informativo, minimizzando al contempo gli investimenti infrastrutturali e i costi di manutenzione evolutiva, aumentando quindi la sicurezza del sistema.
Il cuore della piattaforma tecnologica MDC è costituito dal gestore di flussi di lavoro (Workflow Manager). Lo sforzo progettuale maggiore è stato volto per rendere il Workflow Manager in grado di descrivere in modo semplice ed intuitivo un qualsiasi processo lavorativo/produttivo, gestendo anche la possibilità di azione - integrativa, migliorativa, sostitutiva ecc. - al quale il processo, nel tempo, è soggetto (ad es. variazioni della normativa di riferimento piuttosto che differenziazione delle procedure in funzione del contesto di riferimento).
La soluzione individuata ha quindi permesso di portare a livello dell'MDC tutte le problematiche di sicurezza degli accessi e delle transazioni, di sicurezza e riservatezza dei dati, di gestione delle assegnazioni, di controllo dei carichi di lavoro, di archiviazione delle pratiche, di gestione delle scadenze, di collaborazione tra diversi utenti, di uniformità degli strumenti applicativi, richiedendo un livello di dotazione informatica estremamente ridotto e perfettamente coerente con i processi di e-Government in corso.
La dotazione minima richiesta a livello di utente è costituita da:
1) Carta Nazionale dei Servizi (CNS) per l'autenticazione alla piattaforma e la firma digitale;
2) L'utilizzo, anche non esclusivo, di un personal computer con accesso a Internet.
Le caratteristiche distintive della piattaforma Master Data Center, riscontrabili nel normale utilizzo della stessa, sono riassumibili nelle seguenti:
1) accesso alla piattaforma protetto da certificato digitale lato server e lato utente;
2) garanzia di riservatezza delle comunicazioni;
3) assegnazione certa delle responsabilità;
3) applicativo per la gestione delle attività a livello delle singole task (definizione dei campi di imputazione dei dati);
4) schema della relazione sociale;
5) schema della relazione psicologica;
6) applicativo di verifica del carico di lavoro dei singoli utenti (relativamente al proprio gruppo se coordinatore);
7) verifica in tempo reale del posizionamento della pratica;
8) verifica in tempo reale dell'inizio delle singole attività della pratica e delle relative scadenze;
9) sistema automatizzato di notifica delle pratiche in scadenza;
10) trattamento della documentazione digitalmente firmata;
11) invio della documentazione tramite Posta Elettronica Certificata (PEC);
12) sistema automatizzato e protetto dei backup della base dati di funzionamento.
A livello di sistema, la configurazione del WEB Server prevede la creazione di una Certification Authority locale (come da precise indicazioni ricevute, in fase di definizione del progetto, da parte dell'Area Sicurezza del CNIPA) e nell'emissione del relativo certificato lato server necessario per stabilire connessioni mediante protocollo SSL3. La configurazione del WEB Server è quindi ultimata disabilitando qualsiasi connessione da parte di utenti anonimi garantendo, di contro, l'accesso a quanti forniscono un certificato di autenticazione personale riconosciuto. Tale processo di autenticazione è effettuato mediante la richiesta del certificato lato utente, presente sulle carte di firma elettronica quali ad esempio la Carta Nazionale dei Servizi (CNS) e la Carta d'Identità Elettronica (CIE). Detto certificato, una volta riconosciuto e validato dal WEB Server, consente l'accesso e contemporaneamente l'autenticazione dell'utente alla piattaforma di coordinamento.
Il modulo di gestione del workflow consente - tramite un'interfaccia grafica - di effettuare tutte le operazioni amministrative relative:
1) alla definizione delle tipologie generiche di gruppi di lavoro;
2) alla definizione dei gruppi di lavoro1 e dei singoli componenti di tali gruppi;
3) al disegno del flusso di lavoro, ovvero delle procedure, cioè la definizione delle singole attività e degli utenti o dei gruppi a cui tali attività sono assegnate;
4) alla definizione delle gerarchie tra gli utenti o i gruppi e dei relativi premessi, cioè a quali informazioni possono accedere e quali azioni possono effettuare;
5) alla definizione delle diverse scadenze per ogni singola attività del processo e della possibilità di rifiuto delle stesse da parte degli utenti;
6) alla definizione del contenuto e delle proprietà dei singoli campi delle attività di inserimento previste all'interno del flusso.
Le funzionalità di gestione del flusso di lavoro variano a seconda:
1) delle tipologie di utenze;
2) della loro posizione all'interno del processo.
Le funzionalità di:
1) assegnazione delle pratiche;
2) collaborazione tra i differenti team work (componibili secondo differenti modalità a seconda delle esigenze);
3) gestione dei carichi di lavoro;
4) controllo delle delivery;
sono accessibili soltanto dalle tipologie di utenti autorizzate a compiere tali operazioni a seconda della strutturazione del flusso a quel momento produttivo.
L’utilizzo delle ICT ha in particolare contribuito al perseguimento di quali tra i seguenti obiettivi?
X Riduzione costi di funzionamento ed efficienza dei processi amministrativi X Maggiore efficienza dei processi clinici X Riduzione dei tempi d'attesa X Velocizzare le prestazioni X Aumento delle prestazioni X Integrazione tra soggetti del sistema sanitario
Quali dei seguenti standard sono utilizzati nel progetto?
X XML
Quali delle seguenti tecnologie/canali sono utilizzate/i nel progetto?
X Internet/web X Firma digitale X Carta di accesso ai servizi [CIE, CNS o Altre smart card]
CRITICITA'
Quali sono state le principali difficoltà affrontate nella implementazione del progetto?
X Di carattere organizzativo X Di carattere procedurale X Di carattere tecnologico
Risultati
Dal 01/01/2005, data di avvio della fase di test produttivo, nel rispetto di quanto definito dal protocollo di sperimentazione e grazie all'impegno degli operatori coinvolti, tutte le pratiche di adozione internazionale (115 al mese di febbraio 2006) relative a coppie residenti nel Comune di Palermo, sono state impostate seguendo il nuovo modello organizzativo e operativo sviluppato.
Il 22/03/2005 si è conclusa la prima pratica iniziata il 24 gennaio: tale dato risulta importante in quanto i tempi necessari dall'apertura della pratica da parte del Tribunale per i Minori all'ottenimento da parte del medesimo della relazione sociale e di quella psicologica redatte rispettivamente dai Servizi Sociali del Comune e dal Servizio Psicologia della AUSL, si sono ridotti a c.a. due mesi in rapporto ai quattro mesi previsti dalla normativa e ai sei mesi mediamente effettivamente necessari.
Oltre l'aspetto di efficienza - riduzione di oltre il 60% rispetto alle tempistiche effettive -, il lavoro effettuato a livello di modello organizzativo ha avuto un importante impatto anche sull'efficacia del processo.
In questo senso va visto l'apporto fornito dal Tavolo Tecnico che, utilizzando modelli operativi già sperimentati dalla AUSL 6, ha definito uno schema di relazione psicologica e di relazione sociale, parte integrante del Modello Operativo, dai quali derivano le Relazioni conclusive trasmesse ai Tribunali per i Minorenni per la valutazione dell'idoneità delle coppie.
L'applicazione di questo modello, condiviso con i rappresentanti di tutte le categorie interessate, comporta un tendenziale azzeramento dei casi di richiesta di integrazione di indagine da parte dei Tribunali per i Minori verso gli Assistenti Sociali e gli Psicologi.
Allo stato non sono emersi elementi correttivi relativamente alla piattaforma MDC: i requisiti di progetto risultano soddisfatti e sono stati individuati possibili interventi evolutivi.
Sono emersi i seguenti vantaggi:
1) aumento dell'efficienza: riduzione delle tempistiche fra l'apertura della pratica da parte del TM e la ricezione della relazione psicologica;
2) aumento dell'efficacia: tendenziale azzeramento dei casi di richiesta di integrazione di indagine da parte dei Tribunali per i Minori verso gli Psicologi;
3) informatizzazione del procedimento: sicurezza certificata sulle transazioni e sui dati, completo annullamento del cartaceo;
possibilità di interventi correttivi continui sul flusso di lavoro e sui format dei documenti;
4) possibilità, per gli aventi titolo, di effettuare un monitoraggio in real time sullo stato del processo, consentendo quindi di verificare gli eventuali elementi problematici e di intervenire puntualmente su di essi.
Parametri:
1) numeri di pratiche trattate in forma elettronica: 115 su 115 (al febbraio 2006);
2) tematica coinvolta: Adozioni Internazionali - relazione psicologica di valutazione delle competenze genitoriali della coppia;
3) numero documenti trattati: 460 su 460 da e per il Tribunale per i Minorenni;
4) riduzione dei tempi di erogazione: 4 mesi previsti da normativa, 6 mesi medi per il completamento delle relazioni. (Esempi di parametri:
numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
tipologie di patologie o tematiche coinvolte
numero documenti o messaggi trattati
Per ogni tipo di parametro, indicare la percentuale raggiunta al febbraio 2005 sul valore totale dell’indicatore ad esempio: numero di prenotazioni trattate in forma elettronica su totale prenotazioni trattate dalla struttura).
Bacino di utenza
Numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
100
115
Tipologie di patologie o tematiche coinvolte
1
100
Numero documenti o messaggi trattati
400
115
Riduzione dei tempi di erogazione delle prestazioni
40%
75
Altri indicatori specifici, qualitativi e quantitativi per descrivere i risultati
