REGIONE: MARCHE - TIPOLOGIA: MODELLI SOCIO-SANITARI INTEGRATI E DI COOPERAZIONE CLINICA
PREMIO FORUM PA SALUTE
A.S.U.R. Abbiamo Sperimentato Una Riflessione sull'accesso dei cittadini alle pratiche di distretto: accesso unico. Gestione integrata degli ordini, consegna, liquidazione amministrativa di protesi e ausili, rimborsi, trasporti
01/2001 (per progetti candidati nella categoria “idee e progetti innovativi” indicare la data prevista per la messa in esercizio)
Area di intervento del progetto
X Modelli socio-sanitari integrati e di cooperazione clinica
Tipologia di Progetto
X Sperimentazione
ASUR Zona territoriale 3
Il progetto realizza la integrazione dei processi tra il profilo clinico ed il percorso amministrativo al fine di consentire in un unico accesso presso la sede del distretto la soddisfazione dei bisogni del cittadino. Integra il ruolo della funzione ospedaliera della dimissione con prescrizione di ausili od altri profili di assistenza con le competenze territoriali al fine di completare il ciclo terapeutico od assistenziale.
Realizza attraverso la informatizzazione le procedure necessarie alla gestione della richiesta da parte dell'utente nell'ambito territoriale di forniture protesiche, rimborsi per viaggi per pazienti oncologici, trapiantati, od altre terapie unitamente alla gestione delle provvidenze per pazienti affetti da uricemia ed altre prestazioni in cessione di servizio.
Dal punto di vista aziendale si ottiene una gestione on line del budget del direttore di distretto unitamente alla gestione del magazzino protesico ed alla lettura dello scostamento di spesa riferito allo specialista ed al medico di medicina generale. Il progetto sviluppa la rete territoriale delle risorse condivise e della diffusione dei punti di accesso al sistema distrettuale con l'uso della intranet aziendale consentendo in tal modo lo scambio di conoscenza e di disponibilità delle risorse aziendali.
La rete dei servizi territoriali dislocata su diversi ambiti nel territorio necessitava una risposta da un duplice punto di vista: dalla parte dell'accesso dell'utente e dalla parte della azienda per la strutturazione di una rete di servizio / gestione dei processi. Sul fronte della utenza attraverso il dialogo /confronto con i reparti di degenza si sono individuate le modalità condivise di prescrizione alla dimissione prevista ( valutata 3 giorni prima dell'evento) le esigenze del paziente a domicilio e la conseguente messa a disposizione allo stesso del materiale necessario alla terapia.
La richiesta del reparto inviata al Distretto produce, dopo la validazione del Direttore di Distretto, l'ordine e la consegna a domicilio del materiale richiesto unitamente alle altre autorizzazioni al trasporto con mezzi sanitari per il completamento di terapia od altre tipicità cliniche.
Con tale modalità l'accesso del cittadino avviene in una unica soluzione e con essa si chiude il processo per l'ottenimento di quanto prescritto dal medico di reparto. Parimenti avviene per le richieste che si originano negli ambulatori specialistici aziendali in caso di prescrizioni protesiche.
Dal punto di vista aziendale il progetto a rete risponde all'esigenza di uniformare le procedure presso tutti i distretti territoriali, gestire un magazzino virtuale dei presidi dislocati e disponibili nelle varie sedi , centralizzare le informazioni ( affinchè siano condivise in rete tra tutti gli operatori) , tracciare le richieste di rimborsi e forniture di protesi e/o trasporti sanitari, semplificare le procedure di liquidazione (attraverso un controllo del codice ordine emesso dal sistema essendo lo stesso esaustivo di codice di nomenclatore, importo del pezzo, iva nelle varie aliquote).
Il progetto inoltre integra l'obiettivo di monitorare la spesa, verificare l'appropriatezza e ripartire correttamente le spese sui centri di costo richiedenti insieme alla costruzione di una banca dati sugli esiti per le patologie ad alto impatto di casi (ad esempio diabetici) attraverso la integrazione con altri data base aziendali dove si viene a rilevare la storia del paziente nel suo percorso di cura.
Allo stesso tempo formalizzare i percorsi amministrativi per l'utente e per gli operatori permettendo una diffusione della informazione alle modalità di accesso nel sistema sanitario aziendale
Il problema è stato affrontato per gradi. Inizialmente è stata fatta una rilevazione dei percorsi esistenti e delle procedure in atto individuando eventuali criticità, ridondanze e punti deboli. Quindi i percorsi sono stati riformulati basandosi su criteri di semplicità e trasparenza. In questa fase si sono formalizzati gruppi interprofessionali di lavoro che nella valutazione dei percorsi analizzati dovevano procedere alla individuazione del nuovo processo unitamente al suo sviluppo sia sul piano organizzativo che sul piano della definizione della modulistica. E' seguito lo sviluppo di un software ad hoc che soddisfacesse le necessità di tracciare, in un archivio informatico centralizzato, ogni stadio dei processi, dalla singola richiesta da parte dell'utente, alla compilazione del provvedimento di liquidazione di fatture e rimborsi.
Realizzare una rete territoriale e formalizzare percorsi ottimizzati, limitando al massimo lo spreco di energie e tempo agli utenti e agli operatori creando al contempo un archivio informatico utile all'analisi statistica e al riscontro della corrispondenza tra il profilo clinico, la procedura amministrativa, e la generazione di un processo a rete per consentire a diversi punti di analisi del sistema una lettura coerente tra i costi sostenuti, quelli programmati, insieme alla coerenza tra il documento fattura e ordine autorizzato nella fase di liquidazione da parte dell'azienda.
Snellimento delle procedure,
Integrazione dei percorsi,
Centralizzazione degli archivi informatici,
Maggiore controllo sulla spesa e sulla corrispondenza tra autorizzato e fatturato.
Formazione di un nuovo profilo polifunzionale tra gli operatori del front office territoriale.
Snellimento delle procedure,
Integrazione dei percorsi,
Centralizzazione degli archivi informatici,
Maggiore controllo sulla spesa e sulla corrispondenza tra autorizzato e fatturato.
Formazione di un nuovo profilo polifunzionale tra gli operatori del front office territoriale.
Strutturazione di un modello organizzativo a rete tra gli operatori e nel modello gestionale ed organizzativo attraverso la razionalizzazione e integrazione dei processi, centralizzazione informatica delle richieste, delle autorizzazioni e delle liquidazioni
Snellimento delle procedure di richiesta, autorizzazione e liquidazione
Eliminazione delle attese nella definizione delle pratiche autorizzative
Parte III°: PROGETTO - Aspetti specifici
Analisi della realtà presente e delle procedure in vigore e razionalizzazione delle medesime
Eliminazione delle criticità e delle ridondanze. Ottimizzazione e razionalizzazione delle risorse umane e dei percorsi amministrativi
Accesso unico del cittadino
01/2001 (mm/aaaa)
07/2001 (mm/aaaa)
Creazione ad hoc di un software che gestisca i vari passaggi dei percorsi amministrativi. Formazione degli operatori.
Messa a punto del software ed installazione presso tutti i punti di raccolta delle richieste e avvio delle nuove procedure
01/2002 (mm/aaaa)
07/2002 (mm/aaaa)
Sviluppo ed installazione di un software centralizzato per il riscontro sull'autorizzato e la compilazione automatica dei provvedimenti di liquidazione
Snellimento delle procedure di liquidazione e maggiore controllo sulla corrispondenza degli importi
08/2002 (mm/aaaa)
12/2002 (mm/aaaa)
Trasferimento a tecnologia WEB delle procedure informatiche inizialmente realizzate con tecnologia client/server. Utilizzo di PHP, Mysql, Apache web server.
Utilizzo del protocollo HL7 versione 3 per il trasferimento delle informazioni cliniche
Adeguamento delle procedure alle tecnologie più moderne e flessibili e maggiore aderenza agli standard internazionali per la gestione dei dati anagrafici e sanitari.
Il progetto interessa
PARTNERSHIP
Il progetto è stato realizzato in partnership con altri soggetti?
OBIETTIVI DI EFFICIENZA/QUALITA’
Indicare i principali obiettivi di efficienza
X Maggiore efficienza dei processi amministrativi X Rapidità e semplicità d'accesso ai servizi
(massimo 3)
Dopo l'implementazione del progetto, sono state effettuate valutazioni economiche o dell'impatto organizzativo ?
X si
Valutazione della soddisfazione degli operatori, degli utenti e dei fornitori
ORGANIZZAZIONE E RISORSE
3.000,00 euro
Professionalità coinvolte
Operatori di front office / programmatori / personale medico
utilizzatori delle nuove procedure / sviluppo sw e assistenza / governo clinico
12 operatori / 2 programmatori / 30 medici
Il progetto ha comportato nuove modalità organizzative?
X si
utilizzo del pc in sostituzione della modulistica cartacea, condivisione e integrazione dei processi tra ospedale e territorio
L'operatore di front-office lavora a terminale, non compila nulla manualmente su carte e può velocemente richiamare i precedenti di una persona. L'assistito, con un singolo accesso alle strutture ottiene la presa in carico del suo caso da parte dell'azienda ed ottiene a casa la fornitura o servizio richiesto.
Mentre prima ogni distretto compilava a mano il proprio provvedimento di liquidazione ora una sola persona gestisce questo aspetto per tutti i distretti in maniera centralizzata.
Il personale è stato formato all'utilizzo del software e a gestire le richieste secondo i nuovi percorsi amministrativi (Se sì, specificare quali)
TECNOLOGIE
L'ICT ha reso possibile la condivisione delle informazioni e la centralizzazione delle attività. Ha snellito le procedure di controllo, verifica e monitoraggio della spesa.
L’utilizzo delle ICT ha in particolare contribuito al perseguimento di quali tra i seguenti obiettivi?
X Riduzione costi di funzionamento ed efficienza dei processi amministrativi X Maggiore efficienza dei processi clinici X Riduzione dei tempi d'attesa X Velocizzare le prestazioni X Aumentare la capacità di soddisfare la domanda di salute sul territorio X Facilitare la continuità delle cure e la presa in carico del paziente X Integrazione tra soggetti del sistema sanitario
Quali dei seguenti standard sono utilizzati nel progetto?
X HL7 versione 3.0 X Altro
RDP, TCP/IP
Quali delle seguenti tecnologie/canali sono utilizzate/i nel progetto?
X Web services X Internet/web X Open source
CRITICITA'
Quali sono state le principali difficoltà affrontate nella implementazione del progetto?
X Di carattere organizzativo X Di carattere tecnologico
Risultati
(Esempi di parametri:
numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
tipologie di patologie o tematiche coinvolte
numero documenti o messaggi trattati
Per ogni tipo di parametro, indicare la percentuale raggiunta al febbraio 2005 sul valore totale dell’indicatore ad esempio: numero di prenotazioni trattate in forma elettronica su totale prenotazioni trattate dalla struttura).
Bacino di utenza
8.000
100
Numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
30.000
Tipologie di patologie o tematiche coinvolte
10
100
Numero documenti o messaggi trattati
70.000
100
Riduzione dei tempi di erogazione delle prestazioni
90%
100
Altri indicatori specifici, qualitativi e quantitativi per descrivere i risultati
riduzione dei tempi di ricerca
90%
100
Descrizione del parametro 2
riduzione attività di liquidazione nel front office
