01/1997 (per progetti candidati nella categoria “idee e progetti innovativi” indicare la data prevista per la messa in esercizio)
Area di intervento del progetto
X Miglioramento dei servizi al cittadino
Tipologia di Progetto
X Progetto Attuativo
ASUR Zona territoriale 3
E' una convenzione strutturale e culturale che divide i bisogni del cittadino nella assistenza sanitaria e non è il cittadino che differenzia il sistema. Partendo da questa considerazione abbiamo messo il cittadino al centro dei processi superando le barriere strutturali del territorio e dell'ospedale nonché delle strutture accreditate; abbiamo cercato di cogliere tutte le opportunità che la ICT offriva per riscrivere le modalità di accesso al sistema ponendole su un piano di equità, semplificazione, trasparenza.
Sul versante aziendale questo nuovo approccio culturale doveva rispondere a diversi criteri relazionali, sia sul piano del controllo gestionale, sia sul piano della analisi dei fattori, sia sul piano della acquisizione di dati che rispondessero a diversi criteri di analisi da quelle di carattere economico alle macroanalisi nel livello epidemiologico.
Abbiamo quindi analizzato tutti i percorsi di accesso, ai diversi livelli del sistema, che il cittadino poteva generare ed ogni relazione organizzativa che veniva a crearsi in ciascuno dei percorsi evidenziati. Ognuna di queste finestre organizzative, rielaborate integrando tra loro le modalità operative, diveniva un ulteriore elemento di acquisizione informativa che si associava al cittadino nel suo virtuale viaggio nel pianeta sanità.
Possiamo paragonare questa attività alla creazione di un contenitore, associato ad ogni cittadino ,dove ogniqualvolta lo stesso contattava il sistema andiamo a depositare una nota informativa: sia essa rappresentata da ricoveri, visite specialistiche, esenzioni per patologia, invalidità, viaggi all'estero, rinnovo patente, scelta e revoca del medico o pediatra, ricoveri e dimissioni (in azienda o fuori azienda), esami radiologici, esami diagnostici od altro, fornitura di protesi od ausili, ingresso in attvità assistenziali domiciliari (ADI), fornitura di farmaci in dimissione o acquisiti attraverso le farmacie, ricoveri in RSA, fornitura di ossigenoterapia, rimborsi per viaggi in ambulanza, malattie celiache, pagamento di ticket ecc. sia in ambito aziendale, in strutture accreditate che fuori azienda.
Ogni informazione relativa a prestazioni sanitarie erogate, diagnosi ecc è codificata secondo i codici nazionali ed internazionali standardizzati (codici ICD ecc). Questo contenitore informatico, che via via nel tempo aggiungeva notizie sul cittadino diveniva uno strumento essenziale di lettura sul bisogno di salute di tutta la popolazione aziendale (pari a 130.000 unità), insieme ai nuovi bisogni che emergono dal fenomeno migratorio.
Questo livello informativo in rete ha successivamente declinato un percorso di comunicazione mirata al cittadino sia sul piano dell'accesso ai servizi, sia sul buon uso delle strutture attraverso la carta delle organizzazioni e dei servizi. La costruzione della rete, la comunicazione del dato, l'unicità dell' accesso indifferenziato in ogni punto del sistema apriva un mondo di relazioni totalmente nuove che sono la fase del terzo livello di intervento del progetto definito ed in fase di realizzazione: la messa in rete della cartella sanitaria del cittadino per i medici di medicna generale, per i reparti di degenza e per gli specialisti, per il cittadino in caso di ricovero presso strutture sanitarie esterne all'ambito aziendale. Il progetto si è quindi sviluppato seguendo un concetto fondamentale che vuole dal un lato l'acquisizione di tutte le informazioni utili e dal'altrola semplificazione degli accessi e lo snellimento burocratico-procedurale a carico degli utenti del sistema.
Il progetto ha quindi monitorato e razionalizzato i percorsi dell'utenza nell'accesso alle prestazioni sanitarie svuotando i cassetti delle informazioni cartacee dei vari archivi aziendali e rendendo il più possibile ricca l'anagrafe del paziente seguendo lo schema del chi fa che cosa per ridistribuire le informazioni ai vari attori del sistema secondo i diversi punti di vista e di analisi. L'ottimizzazione ha voluto mettere al centro i bisogni dell'utenza limitando e semplificando gli accessi e realizzando la presa in carico del paziente.
Il sistema informativo e le sue funzioni sono state costruite con questa ottica e cercando di far viaggiare il più possibile le informazioni ed il meno possibile l'utenza.
La necessità di introdurre tecnologie informatiche nello svolgimento delle attività è stata colta come occasione per attivare una raccolta dati che potesse essere al servizio di tutte le attività aziendali e dell'utenza e per reingegnerizzare i processi ridisegnando i percorsi dell'utenza, i percorsi interni, per attivare l'integrazione dei dati in un DBMS e per spingere verso la necessaria interazione tra le diverse U.O. di una organizzazione complessa.
Il primo passo e' stato la rilevazione dei servizi offerti dal SSN agli utenti, le modalità di accesso e la documentazione richiesta. Successivamente sono stati realizzati i diagrammi esplicativi dei processi analizzati e si è provveduto a semplificare quanto più possibile il percorso dell'utenza e ad evidenziare tutte le interazioni, tra le diverse U.O., necessarie per portare a compimento il processo.
I passaggi interni tra U.O. sono stati codificati e resi automatici. Al sistema informatico è stato affidato il ruolo di supporto/scambio informativo. A supporto dell'attività del front-office sono stati realizzati manuali di procedure e guide normative sintetiche. Le procedure informatiche implementate, i manuali di processo, le guide normative sono diventate il supporto alle attività verso l'utenza. Nella formazione del personale si è insistito molto sulla interazione tra le attività delle diverse U.O. evidenziando che ogni step del processo, oltre ad essere un prodotto autonomo è anche una parte di un prodotto più grande come gli anelli di una catena; se ogni anello segue le specifiche progettuali definite dalla visione di insieme, si otterrà una catena altrimenti si rimarrà con uno scatolone di anelli.
Una forte integrazione informativa unita all'interazione tra U.O. consente di poter avere tutti i dati per l'attivazione di un attento controllo di gestione da utilizzare come serio supporto informativo ai processi decisionali (sia in merito a valutazioni di carattere economico-sanitario che puramente sanitario). Le informazioni raccolte costituiscono inoltre una ricca base informativa da mettere al servizio dell'utenza per soddisfarne il bisogno di salute.
Il sistema informativo si basa sull'anagrafe dei residenti e dei clienti (questi ultimi sono coloro che hanno avuto almeno un contatto con l'azienda) ad ognuno sono associate tutte le informazioni ad esso riconducibili:
- Patologie riconosciute (utilizzabili per l'esenzione del ticket,e per indagini epidemiologiche ecc.)
- medico di base che lo assiste (utilizzabile per il calcolo dello stipendio del medico, attribuzione delle prescrizioni ecc.), ambulatori e relativi orari di apertura.
- prestazioni specialistiche, diagnostiche e di laboratorio prenotate, eseguite, refertate, pagate:
o relativa struttura, diagnostica, orario, regime di erogazione (LP, SSN , esenzione cc.)
o esami clinici o diagnostici presso strutture accreditate-convenzionate
o relativi referti
o presa in carico ADI e relativi interventi degli operatori sia a domicilio che in altre sedi
- ricoveri ospedalieri e relativi DRG (nonche' consulenze interne richieste ad altri reparti unitamente a tutte le richieste dei reparti verso i servizi durante la degenza del paziente)
- farmaci consumati
- materiali protesici richiesti, trasporti in ambulanza, assistenza domiciliare ecc.
- ricoveri in RSA od altro
- rinnovo patente ed altre certificazioni sanitarie
- modulistica per l'estensione dell'assistenza all'estero
Gli obiettivi sono:
o semplificare l'accesso all'utenza ( il più possibilmente con un solo accesso ed in un solo sportello)
o realizzare la presa incarico del paziente
o attivare l'integrazione delle informazioni
o attivare l'iterazione tra U.O.
o costituire una banca dati necessaria come supporto alle attività, ricca di informazioni utili al controllo di gestione e con funzioni che siano di supporto ai processi decisionali e che possa essere utilizzata anche per indagini epidemiologiche
o raccogliere la normativa di supporto depurando i processi delle ''consuetudini'' stratificate negli anni ma prive di fondamento normativo.
La gestione dei dati indicata nella sezione ''approccio alla soluzione del problema'' consente di conoscere:
o la storia clinica del paziente se interrogata con analisi orientate al paziente,
o il monitoraggio delle prescrizioni mediche se interrogata con analisi orientate al medico prescrittore,
o il monitoraggio dell'attività del medico di base se interrogata con analisi orientate al medico di base,
o individuare i percorsi di cura seguiti dai pazienti
o le consulenze interne tra reparti attivate per i singoli profili di cura e relativi DRG
o la gestione dei budget ed in particolare il budget etico del medico di medicina generale o dello specialista pediatra secondo i vari livelli di assistenza prevista nella destinazione delle risorse pro capite del cittadino e in relazione ai vari accordi contrattuali nazionali ed integrativi aziendali.
Le fasi sono state tutte realizzate.
In questo progetto la vera innovazione sta nell'analisi dei processi e nella semplificazione degli accessi con una attenzione particolare al punto di vista dell'utenza; nella creazione di interazione tra U.O. (poco praticata fino ad allora) e nell'integrazione delle informazioni in una unica banca dati condivisa, superando il concetto del possesso delle informazioni e la conseguente duplicazione delle attività e della frammentarietà del rapporto con l'utenza. Sotto il profilo clinico e gestionale si ottiene invece la possibilità di dare coerenza alle azioni di salute verso il cittadino insieme alla possibilità di lettura dei bisogni non sulla base di una stima ma sulla base di obiettività e coerenze anamnesiche
Parte III°: PROGETTO - Aspetti specifici
Rilevazione dei percorsi e delle attività
Conoscenza dei percorsi e dei prodotti
01/1997 (mm/aaaa)
06/1997 (mm/aaaa)
Ottimizazione dei percorsi e schematizzazione dei processi
Miglioramento dei servizi offerti
07/1997 (mm/aaaa)
12/1997 (mm/aaaa)
Implementazione del sistema informatico e messa in rete dei dati (nel rispetto delle esigenze della privacy e riservatezza nel trattamento dei dati sanitari)
Realizzazione degli strumenti di analisi sui dati raccolti
Raccolta dei dati
Realizzazione di analisi di supporto ai processi decisionali (Conoscere per Governare)
Realizzazione della cartella sanitaria
09/1997 (mm/aaaa)
12/1999 (mm/aaaa)
Una ultima fase riguarda la possibilità di accesso a parti del database (nel rispetto della normativa sulla tutela dei dati e della privacy) da parte degli utenti stessi e delle figure sanitarie che ne hanno titolo (come ad esempio il MMG o il Medico ospedaliero durante un periodo di ricovero). La necessità di scambio dati tra sistemi diversi impone l'obbligo di attenersi a sistemi di codifica standardizzati in modo da rendere lo scambio informativo indipendente dalle implementazioni SW.
L'introduzione di sistemi di firma digitale da valore legale alle informazioni riportate nel Sistema informativo
Rendere pienamente fruibili ( da chi ne ha titolo) le informazioni fondamentali per la tutela della salute del paziente presenti nella sua cartella clinica
Il progetto interessa
PARTNERSHIP
Il progetto è stato realizzato in partnership con altri soggetti?
OBIETTIVI DI EFFICIENZA/QUALITA’
Indicare i principali obiettivi di efficienza
X Riduzione dei tempi d'attesa X Rapidità e semplicità d'accesso ai servizi
(massimo 3)
Dopo l'implementazione del progetto, sono state effettuate valutazioni economiche o dell'impatto organizzativo ?
X no
ORGANIZZAZIONE E RISORSE
30.000,00 euro
Professionalità coinvolte
Personale dipendente
rilevazione attività, ottimizzazione percorsi, inserimento dati
40
Il progetto ha comportato nuove modalità organizzative?
X si
collegamenti a rete tra le varie unità organizzative
migliore conoscenza dell'organizzazione
accessi al front office otttimizzati
- Modalità di lavoro con un modello a rete, ogni U.O. realizza un ''prodotto'' che al tempo stesso è un tassello di un mosaico più grande nel quale deve incastonarsi perfettamente.
- conoscenza delle attività che stanno a monte ed a valle della propria attività per avere consapevolezza del processo completo
- interazione tra U.O.
- condivisione, attraverso un sistema informatico, dei dati presenti nel sistema informativo aziendale (ognuno per la parte di sua competenza)
- manualistica di supporto all'attività sia per ciò che riguarda la gestione del processo sia per ciò che riguarda la normativa di riferimento
- rapporto coordinato con l'utenza e presa in carico
personale di fornt office in relazione all'uso delle procedure e dei manuali di processo
formazione a quadri e dirigenti in relazione alle interazioni tra le varie unità organizzative per lo svolgimento dell'attività (Se sì, specificare quali)
TECNOLOGIE
In concomitanza con questa attività l'azienda si è dotata di un nuovo sistema di server in configurazione dual host, di reti locali e geografiche per raggiungere ogni struttura ed ufficio dell'azienda nonchè di un DBMS per la gestione del sistema informativo.
Il supporto tecnologico di cui sopra è stato il requisito minimo essenziale per poter realizzare la condivisione delle informazioni e l'interazione tra le U.O.
La descrizione ed ottimizzazione dei processi,
L’utilizzo delle ICT ha in particolare contribuito al perseguimento di quali tra i seguenti obiettivi?
X Riduzione costi di funzionamento ed efficienza dei processi amministrativi X Riduzione dei tempi d'attesa X Rapidità e semplicità d'accesso ai servizi X Aumentare la capacità di soddisfare la domanda di salute sul territorio X Facilitare la continuità delle cure e la presa in carico del paziente X Integrazione tra soggetti del sistema sanitario
Quali dei seguenti standard sono utilizzati nel progetto?
X HL7 versione 3.0 X DICOM X Altro
DBMS
Quali delle seguenti tecnologie/canali sono utilizzate/i nel progetto?
X Web services X Internet/web X Firma digitale X Altro
Intranet, DBMS, LAN, WAN
CRITICITA'
Quali sono state le principali difficoltà affrontate nella implementazione del progetto?
Risultati
(Esempi di parametri:
numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
tipologie di patologie o tematiche coinvolte
numero documenti o messaggi trattati
Per ogni tipo di parametro, indicare la percentuale raggiunta al febbraio 2005 sul valore totale dell’indicatore ad esempio: numero di prenotazioni trattate in forma elettronica su totale prenotazioni trattate dalla struttura).
Bacino di utenza
130.000
100
Numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
1.000.000 annue
100
Tipologie di patologie o tematiche coinvolte
7
100
Numero documenti o messaggi trattati
500.000 annui
100
Riduzione dei tempi di erogazione delle prestazioni
60%
100
Altri indicatori specifici, qualitativi e quantitativi per descrivere i risultati
