26/10/2005 (per progetti candidati nella categoria “idee e progetti innovativi” indicare la data prevista per la messa in esercizio)
Area di intervento del progetto
X Modelli socio-sanitari integrati e di cooperazione clinica
Tipologia di Progetto
X Sperimentazione
Dipartimento delle dipendenze - Zona territoriale 7
Implementazione di un sistema informativo in rete per le Dipendenze Patologiche integrato tra territorio ed ospedale, pubblico e privato, fondato sulla condivisione unica del progetto terapeutico e dei suoi obiettivi oltre che delle prestazioni e delle attività.
Il sistema contiene all'interno sia dati riguardanti i clienti trattati che le attività di supporto e gestisce anche i progetti e le attività non direttamente orientate all'utente e che servono sia per la gestione dei Dipartimenti che per confrontare i dati dal punto di vista epidemiologico e utilizzando gli standard europei dell'OEDT e quelli Nazionali stabiliti dal progetto SESIT.
La logica che sostiene il progetto è di consentire all'operatore singolo di utilizzare uno strumento semplice e immediato di gestione e presa in carico dell'utente, che si basi sulla reale e personale modalità di lavoro esistente e che sia facilmente adattabile alle variazioni della stessa. I dati sono contemporaneamente disponibili a tutti gli altri operatori interessati e rendono realizzabile la gestione unitaria e coerente del progetto terapeutico anche in rete tra diverse strutture in diverse zone territoriali.
Dal punto di vista dei dati sull'utente il software prevede una organizzazione delle informazioni per progetto individuale unico attivo e la memorizzazione di quelli storici inattivi. Ogni progetto comprende, tra l'altro, dati relativi allo storico delle richieste effettuate dall'utente, dalla presenza di committenti, dalle valutazioni effettuate dall'equipe, dalla memorizzazione del progetto e delle modalità e degli obiettivi concordati, dalla registrazione motivata degli esiti. Ogni progetto può essere costituito da uno o più trattamenti individuali (ad esempio interventi sociali, trattamenti medici con agonisti, psicoterapie individuali, ecc), e per ogni trattamento possono essere memorizzate una o più prestazioni che rappresentano l'unità di registrazione di tutte le attività dirette ad un utente. All'interno della singola prestazione sono memorizzate automaticamente molte informazioni di sede, tempi di erogazione, operatori eroganti e condizione attuale del paziente oltre alla data stessa della prestazione e al diario etc. La prestazione è connessa ad un unico progetto in corso e quindi al raggiungimento degli obiettivi terapeutici ivi specificati e concordati con l'utente. Questi obiettivi e questi dati possono quindi essere confrontati con le caratteristiche del cliente memorizzate nel sistema. Il sistema infatti ha all'interno le consuete memorizzazioni anagrafiche e cliniche, una parte specifica per la situazione familiare d'origine e acquisita, una registrazione della diagnosi ICD 9, una parte dedicata ai sintomi e ai problemi psichiatrici, una parte dedicata alla situazione infettivologica e una parte dedicata alla registrazione dei reati e della situazione legale oltre che schede in aperto per registrazioni di testo ed, infine, alcuni test e scale di utilizzo clinico frequente (EUROPASI, MAC/E, MAC|\2, Storia infantile, una ceck-list sulla Classificazione delle dipendenze secondo Cancrini).
La prestazione viene inoltre sempre collegata ad uno dei trattamenti in corso per l'utente, ciò consente di definire sia i criteri di accesso al singolo trattamento (criteri di inclusione e di esclusione), sia di registrare molteplici dati di inizio e di esito dei singoli trattamenti, sia di mantenerli all'interno di un unico progetto terapeutico (unitarietà dell'intervento e coerenza dei trattamenti). Questo tipo di organizzazione dei dati e il loro collegamento logico diviene fondamentale nell'intervento di rete con strutture diversificate per controllare immediatamente lo stato del progetto e dei trattamenti in corso presso altre strutture, per verificare quanto concordato e quanto erogato ( il software gestisce anche le terapie e i magazzini farmacologici). Nella rete attuale sono compresi sia moduli per il reparto ospedaliero utilizzato per le disassuefazioni, che moduli per le Comunità Terapeutiche Residenziali, per il Centro Diurno e per le strutture ambulatoriali territoriali.
Il software permette la gestione e il monitoraggio di tutte le attività e dei progetti non diretti all'utente, registrando le singole attività e collegandole, se del caso, con i progetti a cui si riferiscono.
I report, infine, sono previsti sia attraverso estrazioni e tabelle standard richieste dai vari committenti (Ministero della Salute, Osservatorio Europeo sulle Dipendenze, Prefettura, Regione, Azienda), sia elaborazioni ed esportazioni libere. Sono presenti, inoltre, diverse tabelle dinamiche pre-formate secondo quanto richiesto durante le fasi di test e di applicazione dagli operatori stessi.
Condivisione di un sistema unificato di valutazione e gestione degli interventi nelle tossicodipendenze e nell'alcolismo utile alla programmazione, alla governance, alla gestione clinica ed al miglioramento di qualità che possa essere dinamicamente adattato alle esigenze specifiche di diverse unità operative e di strutture ambulatoriali e residenziali e possa adattarsi alle mutazioni rapide di mercato e all'aggiornamento della conoscenza di settore.
Utilizzo di un software semplice ma immediatamente disponibile in rete che consenta rapidi adattamenti a mutazioni di processi e di conoscenze, oltre che al consueto mutare di procedure e protocolli operativi, senza rinunciare, al suo interno, all'adesione a standard nazionali (SESIT) ed Europei (OEDT) e sempre mantenendo l'integrità delle informazioni e l'unicità del progetto corrente sul paziente.
Integrazione della rete pubblica e privata dei servizi attraverso l'uso di metodiche comuni e della logica unica della presa in carico del cliente al fine di raggiungere espliciti obiettivi di salute in termini di patologia evitata, limitazione delle conseguenze e grado di reinserimento ottenuto. I dati posseduti su singolo cliente e su gruppi consentiranno di condividere le analisi anche dei risultati a partire dalle elaborazioni automatiche standardizzate previste dal Ministero della Salute e dell'OEDT fino alla possibilità presso ciascuna struttura di elaborare i dati secondo ricerche ed esportazioni libere. Oltre al personale direttamente impegnato sul versante clinico il sistema prevede l'organizzazione per progetti delle altre attività di supporto oltre che una parte di dati di popolazione e di struttura che servono a completare gli indicatori epidemiologici e quelli di efficacia ed efficienza della struttura.
Fattibilità di un sistema di cartella clinica integrata condivisa da più strutture e orientata ad un progetto comune. Condividere a livello Dipartimentale le logiche di progetto e dei singoli trattamenti sul paziente. Gestire le criticità nei trattamenti integrati. Confronto sui risultati ottenuti si a livello individuale che di sotto-gruppi. Possibilità di confrontare indici vari di gravità e complessità clinica con l'esito del progetto e/o di specifici trattamenti. Gestione e controllo dei progetti preventivi e riabilitativi. Gestione e monitoraggio delle attività e dei costi di supporto e di tutto quanto non direttamente erogato all'utenza.
E' stato costruito un sistema informativo informatizzato e una cartella clinica informatizzata che gestisce in maniera condivisa su più sedi le informazioni sia cliniche, che dei processi attivati, che dei trattamenti e degli obiettivi previsti e raggiunti. Questo consente a livello delle singole strutture periferiche di condivisione dei report analitici su singolo paziente o per gruppi di pazienti. Basandosi sui criteri preimpostati vengono elaborate automaticamente le tabelle previste dal Ministero della Salute e dall'OEDT, i report richiesti dalla dalla Regione, dalla Prefettura e dall'Azienda Sanitaria. Sono presenti inoltre report personalizzabili per la gestione delle prestazioni, dei trattamenti e dei progetti e dei loro esiti che consentono rapide disamine dell'andamento del Dipartimento e delle sua strutture. Inoltre la presenza di dati epidemiologici consente l'elaborazione di indicatori epidemiologici e confronti di popolazione. La presenza degli obiettivi individualizzati consente di verificare se le diverse tipologie cliniche possono veramente essere confrontati sugli obiettivi raggiunti ed identificare le disomogeneità degli obiettivi concordati con la valutazione clinica derivante dai test e dai dati in archivio. Le ricerche libere consentono agli operatori in staff di elaborare qualsiasi richiesta ad hoc o di effettuare esportazioni di dati.
Utilizzo della base dati clinica come elemento di confronto a vari livelli che consente all'operatore di essere attivamente coinvolto nello sviluppo delle modalità stesse di raccolta dati (forte personalizzazione dell'interfaccia e di contenuti specifici se atti a produrre risultati e obiettivi dichiarati su singolo record);
Unificazione tra diverse realtà operative residenziali, ospedaliere e territoriali ed esplicitazione unitaria del progetto terapeutico e dei suoi obiettivi e delle modalità concordate con l'utenza in modo da creare un percorso logico comune e condiviso di presa in carico pur mantenendo possibili le particolarità istituzionali.
Possibilità quindi di monitorare su più realtà la continuità assistenziale e i suoi prodotti e di evitare interventi intempestivi o sovrapposti.
Parte III°: PROGETTO - Aspetti specifici
Raccolta delle modalità operative e dei bisogni di base dei vari servizi, costruzione del modello progettuale unitario e costruzione del programma software da testare con operatori referenti per le procedure di base.
Progettazione e costruzione del software
Confronto con le procedure operative in loco
Test positivi con operatori referenti per le procedure di base
01/03 (mm/aaaa)
11/2003 (mm/aaaa)
Acquisizione degli standards Europei e Nazionali
Standard Europei secondo OEDT e nazionali secondo SESIT
Istallazione in rete e test con versione aggiornata e personalizzata con report standard e integrazioni provenienti dai test in sede
12/2003 (mm/aaaa)
05/2005 (mm/aaaa)
Formazione di tutti gli operatori, istallazione di personalizzazioni a richiesta, avvio all'utilizzo completo giornaliero e verifica dei risultati per la gestione Clinica e Dipartimentale
Formazione breve degli operatori completata
Istallazione delle modifiche e personalizzazioni
Avvio all'utilizzo presso tutte le sedi collegate
Primo feed-back delle elaborazioni dei dati con elaborati standard e personalizzati discussi al Comitato di Dipartimento e nelle riunioni di sede.
Primo feeback delle elaborazioni
05/2005 (mm/aaaa)
15/02/06 (mm/aaaa)
La Regione Marche, grazie all'interessamento del Responsabile dell'area delle Dipendenze Patologiche del Servizio Salute e dei suoi collaboratori, ha autorizzato, visti i risultati conseguiti, un ampliamento ad altri Dipartimenti della Regione la presente Sperimentazione.
Ampliamento dei Dipartimenti interessati, già in fase di avvio entro il mese di Marzo (effettuata la formazione e in corso a febbraio l'istallazione definitiva.
Il progetto interessa
PARTNERSHIP
Il progetto è stato realizzato in partnership con altri soggetti?
X Regione
La Regione Marche è l'ente che attraverso il Responsabile dell'area delle Dipendenze Patologiche del Servizio Salute, dott.ssa E.Benedetti, propone e sponsorizza questo progetto all'interno del progetto Nazionale SESIT recepito per l'informatizzazione dei Servizi per le tossicodipendenze delle Marche. La Regione Marche ha inoltre inserito nell'atto di riordino regionale sulle Dipendenze Patologiche tutte le attività e gli obiettivi sopra espressi come obiettivi prioritari del primo anno di riforma (DGR 747/).
OBIETTIVI DI EFFICIENZA/QUALITA’
Indicare i principali obiettivi di efficienza
X Maggiore efficienza dei processi clinici X Facilitare la continuità delle cure e la presa in carico del paziente
(massimo 3)
Dopo l'implementazione del progetto, sono state effettuate valutazioni economiche o dell'impatto organizzativo ?
X no
ORGANIZZAZIONE E RISORSE
28.500,00 euro
Professionalità coinvolte
Personale dipendente e consulenti
progettazione, implementazione software, inserimento ed elaborazione dati
40
Il progetto ha comportato nuove modalità organizzative?
X si
Tutto il personale deve inserire i dati di attività e di prestazione direttamente al computer, mentre vengono sospese le procedure di reportistica periodica precedenti
Formazione degli operatori all'inserimento dati e ai protocolli
Utilizzo di feed-back dagli operatori per l'aggiornamento continuo del programma
Uso del computer per inserire prestazioni e attività e progetti. (Se sì, specificare quali)
TECNOLOGIE
Server centralizzato con client nelle sedi periferiche (uffici e/o ambulatori) che consente sia di gestire in maniera unitaria i dati inseriti, sia l'elaborazione in rete dei report e delle richieste.
Il server consente inoltre il collegamento con i dati del laboratorio analisi e rende possibile esportare i dati in diversi formati
L’utilizzo delle ICT ha in particolare contribuito al perseguimento di quali tra i seguenti obiettivi?
X Riduzione costi di funzionamento ed efficienza dei processi amministrativi X Maggiore efficienza dei processi clinici X Facilitare la continuità delle cure e la presa in carico del paziente
Quali dei seguenti standard sono utilizzati nel progetto?
X Altro
applicativo client-server
Quali delle seguenti tecnologie/canali sono utilizzate/i nel progetto?
X Internet/web
CRITICITA'
Quali sono state le principali difficoltà affrontate nella implementazione del progetto?
X Di carattere organizzativo
Risultati
Utilizzo da parte di tutte le tipologie di strutture del sistema informatizzato, sia del privato che del pubblico, sia ambulatoriale che residenziale comprendente anche un reparto ospedaliero. Utilizzo del sistema da parte di tutte le professionalità e condivisione del modello di cartella clinica per progetto e dei vari report individuali per l'analisi dei casi e le riunioni di equipe. Acquisizione all'interno del sistema di tutti i dati storici disponibili. Reports per i debiti informativi a livello gerarchico superiore: indicatori aziendali, dati alla Prefettura, dati Regionali di prestazioni e costi e sull'utenza trattata, dati al Ministero della Salute e all'Osservatorio Europeo secondo le tabelle standard richieste. Utilizzo che per la gestione del personale e del Dipartimento ed elaborazioni ad hoc su richiesta dei vari servizi come modello di analisi dei dati per il miglioramento di qualità. (Esempi di parametri:
numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
tipologie di patologie o tematiche coinvolte
numero documenti o messaggi trattati
Per ogni tipo di parametro, indicare la percentuale raggiunta al febbraio 2005 sul valore totale dell’indicatore ad esempio: numero di prenotazioni trattate in forma elettronica su totale prenotazioni trattate dalla struttura).
Bacino di utenza
240.000
100
Numero di prenotazioni o di prestazioni trattate in forma elettronica
7.000
98
Tipologie di patologie o tematiche coinvolte
9
100
Numero documenti o messaggi trattati
8.000
100
Riduzione dei tempi di erogazione delle prestazioni
Altri indicatori specifici, qualitativi e quantitativi per descrivere i risultati
