REGIONE: ALBANIA - TIPOLOGIA: AZIONI PER PROMUOVERE SOLUZIONI PARTICOLARMENTE INNOVATIVE CHE GARANTISCONO L'ACCESSIBILITà AI SITI ED AI SERVIZI ON-LINE DELLA PA
ANAGRAFICA
SìPA - Sistema Informatico Prenotazione Appuntamenti
Ministero degli Affari Esteri
Sede Estera
Consolato d'Italia Scutari
Via Don Bosco
00000
Scutari (Albania)
Scutari
Roberto Orlando
Console
Ministero degli Affari Esteri
00355 224 8260-8297
00355 224 8286
consolato.scutari@esteri.it
ASPETTI GENERALI
Tipologia del progetto
Destinatari dell'intervento
X Immigrati
Utenti rivolti a regolare ingresso/invio documenti in Italia
Stato di realizzazione
X Progetto realizzato
Giugno 2005
Maggio 2006
Sistema Informatico di prenotazione dell'appuntamento per i servizi visti/legalizzazioni, con predisposizione di database degli utenti e relativo invio di informazioni sulla documentazione e moduli necessari. E' prevista una prima risposta automatica di conferma della richiesta di appuntamento e successivamente la comunicazione via mail da parte dell'operatore della data fissata per la presentazione allo sportello
Snellire l'iter procedurale di richiesta di appuntamento, in precedenza affidato ad oneroso sistema di comunicazione dall'utente all'ufficio e viceversa a mezzo cartaceo, soggetto inoltre ai tempi del servizio postale in un'area (Albania del Nord) particolarmente disagiata per vie di comunicazione, standard sociosanitari ed economici ecc.
Garantire velocità, efficienza e trasparenza nei rapporti con l'utenza, puntando sulle ulteriori caratteristiche proprie di Internet quali economicità e tutela della privacy
Indirizzare automaticamente, attraverso delle apposite griglie previste dal sistema, le richieste di competenza dell'Ufficio in base alla circoscrizione consolare, a tutela del lavoro e delle necessità dell'utente; accessibilità del servizio gratuitamente anche da parte dei congiunti in Italia per il disbrigo delle pratiche di competenza e sostegno ai parenti (anziani ecc.) in Albania
Risparmio di risorse umane e materiali per il Consolato, maggiore efficienza nell'erogazione del servizio all'utenza, ottimizzazione dei tempi per la comunicazione della data di appuntamento
Oltre ai risultati attesi, per cui l'utente riceve conferma della data di appuntamento entro 1 giorno lavorativo (in precedenza, occorrevano da 8 a 10 giorni), e viene ricevuto entro 7 giorni dalla richiesta (in precedenza, per l'appuntamento erano necessari almeno 15 giorni, inclusi i tempi di recapito postale), si è avuto l'apprezzamento unanime della comunità locale che ha scelto questa nuova modalità in modo esclusivo per la richiesta dei servizi consolari
Modalità di accesso gratuita e garantita a tutti gli utenti, nell'area ritenuta la più povera d'Albania e fra le più povere d'Europa; immediata comunicazione di ogni aggiornamento (modulistica ecc.); conferma immediata della richiesta di appuntamento e contrazione dei tempi per la presentazione dei documenti; informazione automatica in merito alle competenze territoriali del Consolato;possibilità di segnalare esigenze particolari; procedure ancora più snelle proposte per particolari categorie (cure mediche; operatori)
ASPETTI SPECIFICI
Risorse del progetto
€ 3.200
3200 Euro
Fonti di finanziamento
X Interni all'ente X Privati
Due unità
Partnership
Sogetti coinvolti
X Associazioni imprenditoriali
Ditta Dotolab - Via Coletta, 15 - BARLETTA
Richiesta di consulenza su aspetti di sicurezza
Realizzazione
E' stata effettuata un analisi preliminare dei bisogni delle categorie a cui il progetto si rivolge?
Sulla base di pregressa esperienza dell'ufficio, con particolare riferimento a problemi di accesso da parte dell'utente (oneri; accessibilità solo da parte del diretto interessato in Albania; rischi di doppie richieste a danno dell'efficienza del lavoro; domande presentate da cittadini provenienti da aree non di competenza dell'Ufficio; problemi di recapito postale; oneri per l'Amministrazione nel disbrigo delle pratiche di appuntamento ecc.)
Riqualificazione del personale, riorientato verso mansioni di controllo e gestione della nuova modalità di accesso, nonché verso altre mansioni, a beneficio dell'efficienza della Sede
Ha comportato l'alleggerimento di una struttura preposta al servizio di appuntamenti, a vantaggio dei servizi erogati
Il progetto è stato lanciato nel giugno 2005 per il servizio dei visti; nell'ottobre 2005 si sono aggiunte le legalizzazioni. Ulteriori sviluppi sono allo studio
Formazione
Sì, per l'amministrazione del sistema e il monitoraggio in merito al corretto funzionamento
Tecnologie
Il sistema, anche nella sua parte di back-office, è completamente web-based quindi, mediante l'applicazione di opportuni criteri di sicurezza ed integrità, fruibile in qualuque contesto geografico purché raggiunto dalla rete Internet. Le fasi di compilazione dei forms di richiesta sono state sviluppate con l'implementazione di controlli di conguità e di coerenza che guidano l'utente nella compilazione stessa e controllano in tempo reale la qualità dei dati immessi: si pensi ad esempio ad un algoritmo di controllo che viene effettuato sul numero di passaporto dal quale deriva la competenza del Consolato di Scutari o di altra circoscrizione consolare.
In dettaglio:Windows 2000 Server; Microsoft Internet Information Server 5.0; Linguaggio Active Server Pages 3.0; Data Access Ole DB; Relational Database Management System Oracle: 8i Standard Edition - Microsoft Access. Per la sicurezza: Screened Subnet Architecture con firewalling basato su proxy server.
Il front-end del sistema di richiesta appuntamenti per visti e legalizzazioni è conforme al livello A di accessibilità secondo gli standard W3C WCAG (A Compliance). E' prevista nel 2006 la rivisitazione del sistema per renderlo conforme al livello AA di accessibilità.
Tutte le informazioni sono fornite dal sito www.consitalia-scutari.org nonché da operatori predisposti al servizio informazioni (sportello frontale e telefonico).
Comunicazione
Sulla base di prima anticipazione all'Ambasciata a Tirana, serie di staff meeting e riunioni preparatorie all'interno dell'ufficio; carteggio con il MAE per relative autorizzazioni e successive comunicazioni sull'esito
Incontri con la stampa per presentare il servizio nelle due fasi di avvio (giugno e ottobre 2005); predisposizione di biglietti da visita distribuiti allo sportello e risposta dell'operatore telefonico; pubblicazioni del Consolato in merito alle modalità di accesso ai servizi
Customer satisfaction
E' in corso, con la distribuzione all'utenza al momento della presentazione allo sportello di formulari per la valutazione del servizio. Apprezzamenti sono stati ricevuti dai media e dalle principali Istituzioni locali
