| Parte
2: ASPETTI GENERALI |
| Tipologia del progetto: |
X Accesso alle strutture
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| Status del progetto: |
X In corso di realizzazione
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| Data di avvio del progetto: |
ottobre 2002 |
| Data prevista per la messa
a regime: |
settembre 2004 |
| Struttura che ha promosso
il progetto: |
1) Azienda U.L.S.S 9 Treviso; 2) ARSS-Veneto |
| Descrizione sintetica del
progetto: |
- L'Accreditamento di eccellenza è un processo di cui si avvalgono le organizzazioni sanitarie al duplice fine di valutare i propri servizi e di migliorarne la qualità. L'Accreditamento conferisce anche il riconoscimento del fatto che i servizi di un'organizzazione rispettano degli standard di qualità.
- La Regione Veneto in ottemperanza alla Normativa Nazionale, ha regolamentato con una Legge Regionale (L.R. 22/2002), lo sviluppo di un programma di Accreditamento di Eccellenza, quale percorso di miglioramento della qualità e sistema di garanzia per l'utente-cittadino della qualità delle cure erogate dalle Strutture Sanitarie.
- Sulla base di tali propositi, nell'anno 2001, è stata indetta una gara internazionale per la scelta dell'Organismo di Accreditamento con il quale avviare delle sperimentazioni di accreditamento d'eccellenza. L'Organismo prescelto è il Canadian Council for Health Service Accreditation (CCHSA).
La fattibilità dell'applicazione di processi di accreditamento di eccellenza nelle aziende sanitarie venete, è stata sperimentata inizialmente nell'Azienda ULSS n. 1 di Belluno e successivamente nel ottobre 2002 nell'Azienda ULSS 9 di Treviso. In particolare l'esperienza a Treviso ha interessato l'intero Ospedale e due Distretti Sociosanitari.
- L'Agenzia Regionale Socio Sanitaria (ARSS) per dare visibilità alle sperimentazioni dei diversi siti pilota e per fornire uno strumento operativo che fungesse da guida allo sviluppo di un programma di accreditamento ha affidato all'ULSS 9 la progettazione di un sito web basato su un Datawarehouse (DW).
- Il datawarehouse in questione collezionerà i dati seguendo le diverse fasi del percorso dell'accreditamento, in particolare sarà possibile effettuare un riscontro sistematico tra gli standard del CCHSA, la situazione iniziale rilevata e le azioni di miglioramento intraprese per adeguare gli standard qualitivi.
Il percorso di accreditamento del CCHSA prevede che le organizzazioni seguano ciclicamente le seguenti fasi che saranno l'elemento portante del DW:
- Fase 1: PREPARARSI
Vengono fissati degli obiettivi del processo di Accreditamento, viene predisposta la griglia delle responsabilità del progetto, vengono pianificate le fasi e vengono costituiti i team per condurre l'autovalutazione e la visita di accreditamento.
- Fase 2: FARE L'AUTOVALUTAZIONE
Viene effettuata una revisione in forma autonoma, chiamata autovalutazione, rispetto a degli standard di eccellenza.
- Fase 3: RICEVERE LA VISITA
Viene pianificata e realizzata una visita di Accreditamento condotta da valutatori esterni canadesi di pari professionalità, affiancati da valutatori veneti.
- Fase 4: RICEVERE IL REPORT
Il CCHSA invia il Report alle organizzazioni, comprensivo di raccomandazioni per il futuro, e una decisione in merito all'accreditamento.
- Fase 5: INTRODURRE MIGLIORAMENTI CONTINUI
Le organizzazioni fanno seguito al report, continuano ad apportare miglioramenti ai propri servizi e rinnovano la propria autovalutazione.
Il processo di accreditamento è un ciclo continuo di apprendimento e di miglioramento. Un'organizzazione affronta ciascuna fase del ciclo nell'arco di un periodo di tre anni.
- I dati andranno ad alimentare via web un datawarehuose unico che elaborerà i dati e creerà report ad hoc per ogni portatore d'interesse:
- per i coordinatori del programma di accreditamento: per il monitoraggio dell'applicazione del programma e la valutazione dell'impatto;
- per le Direzioni Aziendali: per conoscere lo stato della propria azienda in riferimento al coinvolgimento nel programma d'Accreditamento ed ai risultati dell'autovalutazione;
- per l'ARSS: per monitorare a livello regionale il processo dell'accreditamento;
- per le altre Regioni: per la condivisione dell'esperienza.
Verranno studiati e creati indicatori significativi per ogni gruppo di riferimento al fine di offrire un valido supporto alle decisioni.
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| Esigenze affrontate dal
progetto: |
- Diffondere e condividere il know-how in tema di Qualità da parte dei diversi portatori d'interesse.
- Supportare le Aziende del Veneto che avviano un Programma d'Accreditamento d'Eccellenza in termini di contenuti e project management.
- Uniformare il percorso di Accreditamento per ogni Azienda.
- Monitorare l'avanzamento del programma da parte di diversi portatori d'interesse.
- Individuare indicatori esaustivi e condivisi dello stato avanzamento del programma a livello Aziendale e Regionale di supporto alle decisioni.
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| Approccio alle soluzioni
del problema: |
E' stato dato molto rilievo alla condivisione dell'esperienza di Accreditamento, in quest'ottica è' stato quindi ideato un sito che oltre ad essere una vetrina dell'esperienza dell'Accreditamento fungesse soprattutto da strumento di lavoro per supportare lo svolgimento e il monitoraggio del programma di Accreditamento da parte delle Aziende sanitarie e ospedaliere del Veneto. Tale strumento è stato pensato con il fine ultimo di miglioramento in termini di efficacia ed efficienza. |
| Obiettivi specifici del
progetto: |
- Adottare un programma di accreditamento di eccellenza per i servizi socio-sanitari in Veneto;
- Formare i valutatori italiani individuati dalla Regione Veneto da affiancare ai valutatori del CCHSA al fine di gestire nel tempo il programma di accreditamento delle strutture sanitarie;
- Promuovere una politica di comunicazione con gli operatori e i cittadini sull'Accreditamento d'Eccellenza,
- Dare visibilità, verso l'esterno, all'esperienza dell'Accreditamento d'Eccellenza in Veneto.
- Favorire la condivisione delle conoscenze (knowlegde sharing) tra le Aziende Sanitarie e Ospedaliere nel Veneto attraverso la creazione di uno strumento basato su un datawarehouse.
- Offrire un supporto operativo e una guida alle Aziende Sanitarie e Ospedaliere del Veneto che seguiranno il programma d'Accreditamento d'Eccellenza Canadese.
- Monitorare attraverso indicatori significativi l'andamento del programma soddisfacendo esigenze informative ai diversi livelli: Coordinatori del programma di accreditamento, Direzioni Aziendali e Regione Veneto.
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| Azioni implementate: |
- Il progetto di accreditamento d'eccellenza nell'Azienda ULSS 9 di Treviso è stato coordinato dal Servizio Qualità ed ha coinvolto 17 Team di autovalutazione multidisciplinari ( 11 team di assistenza ospedaliera, 2 team di assistenza domiciliare, 3 team dei servizi di supporto tecnico amministrativi e 1 team Leadership) per un totale di 200 operatori.
- Ogni team ha svolto la fase di autovalutazione, nella quale sono stati analizzati dettagliatamente i servizi offerti rispetto a quanto richiesto dagli standard e sono stati individuati per ogni criterio i punti di forza e le aree di miglioramento.
Il passo successivo per ciascun team è stato l'individuazione di dieci punti di forza principali e di dieci aree di miglioramento prioritarie. Per la selezione delle dieci aree di miglioramento prioritarie è stata utilizzata una matrice delle priorità.
La maggioranza delle aree selezionate da ciascun team erano in realtà comuni a tutti i team e ciò ha facilitato l'individuazione delle aree di miglioramento prioritarie aziendali.
- Nel mese di Ottobre 2003 si è svolta la visita pilota di accreditamento che ha previsto una riunione per la presentazione dell'azienda ULSS, il giro visita nelle varie unità operative e servizi, l'esame della documentazione clinica, i colloqui con i pazienti ricoverati, l'intervista a tutti i team di autovalutazione, dei focus group con il personale, i clienti/utenti e i partner, degli incontri finali per discutere i riscontri della visita.
Durante la visita pilota i valutatori canadesi sono stati affiancati da valutatori italiani in addestramento.
- Successivamente l'Azienda ULSS ha ricevuto il report della visita pilota di accreditamento, le raccomandazioni ricevute sono state tradotte in obiettivi di miglioramento e quindi inseriti nel piano attuativo locale (PAL) 2003 - 2005. La Direzione Generale, nel suo primo anno di mandato, ha avviato una gestione per progetti (MBP) il raggiungimento degli obiettivi avviene quindi tramite la predisposizione di progetti di miglioramento, ad esempio un progetto finalizzato alla definizione e analisi dei processi sanitari dell'Ospedale e l'identificazione dei relativi indicatori di performance, un progetto sulla gestione del rischio clinico e un progetto per lo sviluppo di un modello uniforme di cartella clinica.
- Progettazione del Sito e dell'architettura del Datawarehouse.
- Avvio dell'implementazione del sito per l'Accreditamento in corso.
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| Risultati attesi: |
- Acquisire metodologia per avviare delle azioni di miglioramento emerse dal confronto multidisciplinare
- Misurare il livello di conformità a standard di accreditamento di eccellenza definiti attraverso una metodologia riconosciuta a livello internazionale
- Migliorare la comunicazione sia verso l'interno che verso l'esterno dell'organizzazione
- Dotarsi di strumenti condivisi da tutto il team, quali procedure/protocolli, per uniformare i comportamenti clinico-assistenziali.
- Fornire alla Direzione dell'Azienda un quadro completo della situazione nelle realtà operative e stimolare il vertice aziendale a promuovere le azioni di miglioramento.
- Aumentare l'attenzione sulla centralità del cliente/utente nel processo di clinico-assistenziale
- Supporto operativo nell'affrontare il programma dell'Accreditamento d'Eccellenza Canadese per i team delle Aziende coinvolte.
- Supporto alle decisioni e monitoraggio dell'andamento del programma d'Accreditamento d'Eccellenza per le Direzioni Aziendali e l'Agenzia Sanitaria della Regione Veneto.
- Condivisione e confronto delle esperienze a livello regionale e interregionale sul tema dell'Accreditamento.
- Visibilità dell'esperienza veneta sull'Accreditamento nel web.
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| Risultati conseguiti: |
- Autodiagnosi organizzativa, clinica e relazionale di dettaglio che ha coinvolto tutta l'azienda socio-sanitaria dalla leadership ai vari livelli operativi
- Le aree di miglioramento individuate dai team hanno costituito dei validi dati di input per la pianificazione strategica aziendale
- Avvio di progetti di miglioramento della qualità
- Miglioramento della cultura dell'approccio multidisciplinare e della centralità del cliente/utente nel processo clinico-assistenziale.
- Miglioramento della comunicazione sia tra il personale all'interno dell'azienda sia all'esterno
- Una crescita culturale dei team favorita non solo dai percorsi formativi programmati ma anche dal confronto avvenuto durante la fase di autovalutazione
- Per quanto riguarda il sito è stato predisposto il "Documento di Definizione Requisiti Funzionali del sito e dell'Architettura del Datawarehouse".
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| Indicare gli elementi di
innovatività del progetto: |
E' la prima volta che a livello nazionale viene sperimentato un modello di Accreditamento d'Eccellenza canadese CCHSA.
Gli elementi di innovatività dello strumento di supporto basato sul datawarehouse sono:
- Il monitoraggio delle attività potrà avvenire in remoto, da un qualsiasi pc connesso a internet e in qualsiasi momento.
- Esistenza di diversi livelli di accesso mirati sul target dello strumento.
- Gestione dell'avanzamento del programma online.
- Gli indicatori potranno essere riadattati secondo le nuove esigenze che emergeranno dopo l'utilizzo dello strumento
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| Indicare gli elementi di
trasferibilità del progetto: |
- La finalità dello strumento web è quella di permettere la trasferibilità del programma di Accreditamento a tutte le Aziende Sanitarie e Ospedaliere.
- Le Aziende potranno appropriarsi dello strumento nel momento in cui decideranno di avviare il programma d'Accreditamento d'Eccellenza.
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| Parte
3: ASPETTI SPECIFICI |
| PARTNERSHIP |
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| Il progetto è stato realizzato
in partnership con altri soggetti? |
X Regione
X Università
X Associazioni di rappresentanza di particolari categorie di malati
X Medici di medicina generale
X Altro (specificare)
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Associazione Temporanea d'Impresa Sogess - CCHSA
Ospedalità privata
Ditte di servizi dati in outsourcing (pulizie, ristorazione, manutenzione apparecchiature elettromedicali)
Vigili del fuoco
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| Indicare, per ciascun partner,
il ruolo svolto nel progetto: |
- Regione: interfaccia con i Responsabili del CCHSA
- Università degli studi di Padova: produzione di feed - back periodico
- Associazioni di rappresentanza di particolari categorie di malati: produzione di feed-back periodico
- Medici di medicina generale: hanno contribuito all'autovalutazione
- Associazione Temporanea d'Impresa Sogess - CCHSA: Counselling
- Ospedalità privata: feed back periodici
- Ditte di servizi in outsourcing: feed back periodici
- Vigili del fuoco: feed back periodici
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| COINVOLGIMENTO UTENTI E
CUSTOMER SATISFACTION |
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| Con quali modalità gli utenti/destinatari
sono stati coinvolti nella definizione del progetto? |
X Indagini ad hoc per la rilevazione dei bisogni
X Focus group
X Altro (specificare)
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- E' stato organizzato una riunione plenaria per il Lancio del progetto rivolta a tutto il personale dell'Azienda
- Incontri per la presentazione e la condivisione della pianificazione con tutti gli operatori coinvolti ai vari livelli dell'organizzazione
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| E' stata effettuata una
segmentazione dell'utenza? |
X Si (specificare)
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- Direzione generale e Direttori di struttura
- Direttori Dipartimento e Distretto, Servizio Infermieristico
- Team di autovalutazione (sociosanitari e tecnico-amministrativi)
- Tutto il personale
- Partner esterni all'azienda
- Pazienti
Per lo strumento web di supporto:
- L'operatore che inserirà i dati all'interno del sistema
- Livello 1: Il coordinatore e le Direzioni aziendali.
- Livello 2: La ARSS Veneto
- Livello 3: Le altre Aziende Sanitarie e Ospedaliere del Veneto
- Livello 4: Le altre regioni con l'obbiettivo di di condivisione e confronto.
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| Dopo l'implementazione del
progetto sono state effettuate indagini di customer satisfation? |
X Si (specificare)
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- Focus group di pazienti
- Focus group di dipendenti
- Focus group di partner
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| Indicare i vantaggi/benefici
per i destinatari finali del progetto: |
- Crescita della cultura della centralità del cliente/utente nel processo clinico-assistenziale
- Supporto e guida all'applicazione del programma di Accreditamento.
- Condivisione d'esperienze.
- Monitoraggio facile e immediato.
- Aumento efficacia ed efficienza.
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| COMUNICAZIONE E FORMAZIONE |
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| Sono state effettuate azioni
di comunicazione sul progetto o sui nuovi servizi derivati dal
progetto? |
X Affissioni
X Inserzioni stampa (nazionale e/o locale)
X Internet/e-mail
X Opuscoli, brochures informative
X Altro (specificare)
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Sono state effettuate numerose iniziative di comunicazione all'esterno:
- pubblicazione di articoli su riviste locali e nazionali, di carattere scientifico e divulgativo
- incontri con i partner dell'azienda (associazioni di volontariato in rappresentanza dei malati, Comitato dei diritti del malato, Ditte di servizi in outsourcing, Ospedalità privata, Università, Medici di medicina generale, Vigili del fuoco), rappresentanti delle istituzioni regionali e comunali, rappresentanti altre ULSS per la presentazione del progetto e dei risultati
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| Sono state effettuate azioni
di comunicazione specifiche per particolari target? |
X Medici di medicina generale
X Farmacia
X Associazioni di rappresentanza dei malati e terzo settore
X Altro (specificare)
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- Incontri mirati con i partner dell'azienda per l'organizzazione dei focus group
- Riunioni con i MMG per la presentazione del progetto
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| ORGANIZZAZIONE E RISORSE |
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| Costo complessivo del progetto: |
€ 440.000,00 |
| Professionalità coinvolte: |
- Gruppo di progetto composto da 5 operatori: 1 biologo Coordinatore del progetto di accreditamento, 3 infermieri e 1 collaboratore esterno
- Team di autovalutazione del Presidio: 77 operatori di cui 34 medici e 43 fra infermieri, ostetriche, fisioterapisti, amministrativi e altri operatori
- Team di autovalutazione dei Distretti di Villorba e Oderzo: 13 operatori di cui 6 medici, 5 infermieri e 2 assistenti sanitarie
- Team di autovalutazione trasversali e team leadership e partnership: 28 operatori di varie professionalità (Dirigenti amministrativi, ingegneri, infermieri, medici, biologi, tecnici radiologi)
- Sono stati inoltre coinvolti un centinaio di professionisti sanitari e tecnico - amministrativi sia nella fase di analisi iniziale degli standard sia nella fase di autovalutazione
- Gruppo di progetto sviluppo sito: 1 coordinatore, 1 progettista, 2 a supporto implementazione, 1 supporto contenuti |
| Il progetto ha comportato
nuove modalità organizzative? |
X Si (specificare)
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- L'analisi dei problemi è stata affrontata secondo un approccio multidisciplinare e con modalità condivise da tutti i team dipartimentali e distrettuali.
- Lo strumento web una volta a regime guiderà gli operatori nelle diverse fasi.
- Eliminazione di parte del supporto cartaceo.
- La comunicazione attraverso gli strumenti offerti dal sito potrà essere facilitata
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| Descrivere sinteticamente
le soluzioni/cambiamenti organizzativi adottati: |
A seguito delle raccomandazioni della visita di accreditamento sono state pianificate le seguenti soluzioni:
- Implementazione di linee guida aziendali "Esami di routine preoperatoria"
- Definizione e analisi dei processi sanitari dell'Ospedale e l'identificazione dei relativi indicatori di performance
- Sperimentazione di un programma di rischio clinico
- Sviluppo di un modello uniforme di cartella clinica
- Mappatura delle linee guida e protocolli clinici dell'Azienda ULSS
- Progetto di fattibilità di una rete integrata tra strutture ospedaliere pubbliche, private e miste
- Strutturazione di un sistema di valutazione dell'appropriatezza del ricovero ordinario e diurno
- Costituzione di un Osservatorio Aziendale sulla Qualità Percepita e migliorare l'informativa ai clienti/utenti
- Uniformare il sistema di emergenza-urgenza
- Migliorare l'appropriatezza delle richieste urgenti di esami di laboratorio
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| Il progetto ha richiesto
una formazione specifica per il personale? |
X Si (specificare)
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Gli interventi formativi sono stati condotti da personale qualificato del CCHSA e sono stati strutturati come formazione obbligatoria. Sono stati realizzati i seguenti corsi:
- 1 giornata di formazione per focus group e gruppo di contatto (60 partecipanti)
- 2 giornate di formazione per team di autovalutazione dei Distretti di Villorba e Oderzo e per i team trasversali (40 partecipanti)
- 2 giornate di formazione per team di autovalutazione del PO di Treviso (80 partecipanti)
- 1 giornata di formazione sugli indicatori per i team di autovalutazione dei Distretti di Villorba e Oderzo e per i team trasversali (28 persone)
- 1 giornata di formazione sugli indicatori per i team di autovalutazione dei Distretti di Villorba e Oderzo e per i team trasversali (34 persone)
- 4 giornate di formazione per i valutatori italiani (17 persone); inoltre i valutatori hanno seguito una fase di addestramento sul campo durante le visite di accreditamento
- Attività di supporto consulenziale: alcuni incontri con i team leader e il gruppo di progetto
- Utilizzo del datawarehouse: sono previste 2 giornate .
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| Sono state effettuate azioni
di comunicazione interna? |
X Si (specificare)
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La comunicazione interna è stata curata come segue:
- Riunioni plenarie periodiche di presentazione generale del progetto e progress del progetto
- Riunioni mirate a gruppi con peculiarità specifiche di coinvolgimento del progetto
- Esposizione di locandine informative
- Creazione di un sito web presente nella intranet aziendale
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