| Parte
2: ASPETTI GENERALI |
| Tipologia del progetto: |
X Campagne di comunicazione
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| Status del progetto: |
X In corso di realizzazione
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| Data di avvio del progetto: |
maggio 2003 |
| Data prevista per la messa
a regime: |
aprile 2004 |
| Struttura che ha promosso
il progetto: |
Direzione Generale |
| Descrizione sintetica del
progetto: |
Il progetto prevede due linee parallele di analisi, da un lato quella quantitativa con la somministrazione di un questionario rivolto a tutta la popolazione aziendale, dall'altro una qualitativa, che prevede incontri, per famiglie professionali, nelle singole Unità Operative.
Il questionario è stato presentato dall'Ufficio Qualità e dalla Direzione Generale con una serie di articoli comparsi sul giornalino aziendale e con incontri a cui sono stati presenti i responsabili ed i coordinatori delle varie U.U.O.O. Questi hanno poi organizzato riunioni con il proprio personale, ritirato il questionario compilato e fatto pervenire all'Ufficio Qualità. I questionari compilati sono stati 1.589 su 1.800 distribuiti. I dati sono stati inseriti ed elaborati, quindi è stato prodotto un report in seguito distribuito e discusso con tutta la popolazione aziendale. A questa fase si è dato seguito con un concorso interaziendale, denominato "Officina delle idee" aperto a tutti gli operatori, esclusa la dirigenza, teso a promuovere il coinvolgimento degli operatori del comparto nel settore del miglioramento organizzativo.
L'anali qualitativa, che prevede interviste con i dirigenti e focus group con le famiglie professionali, è stata attuata in maniera pilota in alcune U.U.O.O. che evidenziavano particolari criticità.
Nel corso dell'analisi qualitativa è emersa una particolare necessità di ascolto e di sostegno degli operatori rispetto alle difficoltà interpersonali. Per questo motivo nel progetto complessivo si è inserita l'idea di uno sportello psicologico rivolto all'utente interno. |
| Esigenze affrontate dal
progetto: |
Il progetto nasce dall'esigenza di coinvolgere in maniera capillare gli operatori aziendali, sia nella fase di analisi delle criticità, che nella formulazione dei progetti di miglioramento, e tende altresì ad un avvicinamento fra la Direzione Generale, la dirigenza intermedia ed il comparto in modo da favorire negli operatori la percezione di attenzione da parte dei vertici aziendali.
Offrire agli operatori un momento di ascolto privilegiato rispetto alle loro problematiche relazionali. |
| Approccio alle soluzioni
del problema: |
Quantitativo attraverso la somministrazione di un questionario di 56 item intese ad investigare fondamentalmente le aree dell'organizzazione, della comunicazione, della soddisfazione dell'operatore e dell'utente, il gioco di squadra, la relazione.
Qualitativo attraverso la rilevazione del vissuto degli operatori rispetto alle relazioni instaurate nel loro ambiente lavorativo. |
| Obiettivi specifici del
progetto: |
Analisi di tutta la popolazione aziendale per la rilevazione delle criticità in particolar modo riferite alle aree sopraindicate.
Coinvolgimento di tutti gli operatori nella proposizione di azioni di miglioramento.
Avvicinamento della Direzione Generale alla realtà lavorativa degli operatori di base creando un canale diretto di comunicazione fra comparto e vertici aziendali.
Formulare azioni di sostegno nell'ambito delle varie UU.OO. da parte di professionisti esperti nella relazione. |
| Azioni implementate: |
Presentazione del questionario sul giornalino aziendale.
Riunioni suddivise per ambito territoriale con responsabili e coordinatori di U.O., con la presenza del Direttore Generale per presentare lo strumento, illustrare gli obiettivi e preparare la documentazione.
Attività di supporto da parte dell'Ufficio Qualità per la compilazione del questionario.
Inserimento ed analisi dei dati.
Restituzione alla Direzione strategica.
Elaborazione di un report finale, che ha assunto la veste di un opuscolo, distribuito in maniera capillare a tutta la popolazione aziendale.
Incontri tra Direzione Generale ed operatori del comparto di discussione dei dati emersi.
Presentazione del concorso per la selezione di progetti di miglioramento direttamente espressi dagali operatori di base. Presentazione ai responsabili e ai coordinatori delle U.U.O.O. dell'iniziativa di apertura di uno "Sportello Psicologico" strategicamente collocato in varie aree di pertinenza territoriale, rivolto agli operatori.
Divulgazione attraverso il giornalino aziendale .
Apertura sportello.
Presentazione ai Coordinatori delle varie UU.OO. del concorso"Officina delle idee". |
| Risultati attesi: |
Coinvolgimento del 50% degli operatori con scarsa espressione di idee di miglioramento. Massima criticità nell'ambito organizzativo e relazionale.
Buona affluenza allo sportello, vista l'espressione di sofferenza individuale, oltre che di gruppo di lavoro. |
| Risultati conseguiti: |
Coinvolgimento dell'88% degli operatori. Grande motivazione all'espressione del miglioramento. Conferma delle aree critiche ipotizzate ma evidenziazione di positività nell'ambito del gioco di squadra e del sostegno relazionale fra gli operatori di base.
Disponibilità all'incontro e al confronto con i vertici aziendali.
Scarsa affluenza allo Sportello psicologico, con una prevalente richiesta di intervento di supporto all'equipe rispetto al singolo operatore. |
| Indicare gli elementi di
innovatività del progetto: |
Il contatto capillare della Direzione Generale con gli operatori, sia nel momento della presentazione del progetto che in quello della restituzione.
Creazione di un canale diretto di comunicazione, nell'ambito del miglioramento organizzativo, tra gli operatori del comparto ed i vertici dell'Azienda.
Punto di ascolto interno per le problematiche personali e lavorative degli operatori.
Applicazione nelle UU.OO. che hanno presentato un elemento di criticità del ciclo completo del miglioramento: analisi, individuazione aree critiche, formulazione del progetto di miglioramento, applicazione, verifica e rianalisi: il tutto con il massimo coinvolgimento degli operatori interessati.
Punto d'ascolto dedicato all'utente interno in relazione alle tematiche personali ed interlavorative. |
| Indicare gli elementi di
trasferibilità del progetto: |
Il progetto, sia nella sua parte quantitativa che il quella qualitativa, e trasferibile in qualsiasi contesto sanitario, sia nella singola U.O. che nell'ambito aziendale. |
| Parte
3: ASPETTI SPECIFICI |
| PARTNERSHIP |
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| Il progetto è stato realizzato
in partnership con altri soggetti? |
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| Indicare, per ciascun partner,
il ruolo svolto nel progetto: |
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| COINVOLGIMENTO UTENTI E
CUSTOMER SATISFACTION |
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| Con quali modalità gli utenti/destinatari
sono stati coinvolti nella definizione del progetto? |
X Indagini ad hoc per la rilevazione dei bisogni
X Focus group
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Interviste ai responsabili di Struttura ed unità Operativa |
| E' stata effettuata una
segmentazione dell'utenza? |
X Si (specificare)
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Nel contesto qualitativo si è separato il personale dirigente da quello del comparto per quanto riguarda l'analisi.
nel progetto quantitativo la separazione è avvenuta nel momento della presentazione e della restituzione dell'analisi. |
| Dopo l'implementazione del
progetto sono state effettuate indagini di customer satisfation? |
X No
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| Indicare i vantaggi/benefici
per i destinatari finali del progetto: |
Maggior coinvolgimento sia nell'analisi delle criticità che, soprattutto, nella progettazione dei processi di miglioramento.
Percezione di maggior vicinanza tra operatori e vertici aziendali e facilitazione del flusso di comunicazione.
Possibilità di ascolto e supporto individuale e di gruppo rispetto, in particolare, alle problematiche relazionali. |
| COMUNICAZIONE E FORMAZIONE |
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| Sono state effettuate azioni
di comunicazione sul progetto o sui nuovi servizi derivati dal
progetto? |
X Affissioni
X Inserzioni stampa (nazionale e/o locale)
X Internet/e-mail
X Opuscoli, brochures informative
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| Sono state effettuate azioni
di comunicazione specifiche per particolari target? |
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Riunioni per categorie professionali. |
| ORGANIZZAZIONE E RISORSE |
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| Costo complessivo del progetto: |
- 1.000 |
| Professionalità coinvolte: |
Due sociologi, una psichiatra, una psicologa. I sociologi si sono occupati della parte metodologica della rilevazione quantitativa e dell'elaborazione dei dati. Tutto il gruppo ha partecipato alla parte qualitativa del progetto, Lo psichiatra e lo psicologo si sono occupati del supporto alle UU.OO. e dello Sportello |
| Il progetto ha comportato
nuove modalità organizzative? |
X Si (specificare)
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Incontri programmati con il Direttore Generale.
Sportello psicologico
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| Descrivere sinteticamente
le soluzioni/cambiamenti organizzativi adottati: |
Nell'arco di tre mesi il Direttore Generale, con il supporto dell'Ufficio Qualità aziendale, in 25 riunioni suddivise per territorio, ha incontrato la maggior parte degli operatori del Comparto. L'intenzione è quella di integrare questo tipo di incontro nell'organizzazione generale del lavoro.
Si sono creati tre punti ascolto nelle tre realtà territoriali di competenza dell'Azienda con la presenza settimanale della psicologa. |
| Il progetto ha richiesto
una formazione specifica per il personale? |
X Si (specificare)
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Si sono fatti degli incontri con i Dirigenti ed i coordinatori sia per spiegare lo scopo del questionario all'interno di un'analisi quantitativa del clima aziendale, sia per restituire il risultato dell'analisi. Si sono inoltre fatti dei corsi di formazione sulla comunicazione e le attività di supporto psicologico introduttive all'apertura dello sportello. |
| Sono state effettuate azioni
di comunicazione interna? |
X Si (specificare)
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Si sono pubblicati, sul giornalino aziendale, numerosi articoli sia sull'indagine quantitativa che su quella qualitativa.
Con lo stesso mezzo si è pubblicizzato lo sportello psicologico, in relazione al quale sono stati fatti anche degli avvisi affissi nelle banche delle strutture e delle singole UU.OO.
In allegato alla busta paga è stato inviato ad ogni singolo operatore un opuscolo con il bando di concorso per "L'Officina delle Idee".
Sono ste spedite lettere di presentazione ai Responsabili ed ai Coordinatori di Struttura per quanto riguarda tutti i progetti di miglioramento. |
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