Impatto organizzativo dei sistemi di gestione documentale

La pressione congiunta delle nuove opportunità tecnologiche e dei recenti dettati normativi ha posto il tema dell’informatizzazione dei sistemi documentari al centro dell’attenzione delle pubbliche amministrazioni. Nello stesso tempo, essa rischia di relegare in secondo piano e far perdere di vista proprio le istanze ed esigenze d’innovazione organizzativa all’origine dell’introduzione dei sistemi di gestione documentale. Innovazione organizzativa, informatizzazione e adeguamento normativo rischiano in questo modo di seguire percorsi paralleli, ispirati dagli stessi principi ma non integrati in piani organici guidati da sistemi unitari e coerenti di obiettivi.

Per questo motivo il governo degli interventi, ed il loro successo, si fondano principalmente sulla capacità di programmare e gestire piani di azione modulati nel tempo, guidati da priorità e obiettivi strategici chiaramente individuati e fondati sulla gestione contestuale e coerente delle tre variabili:

• tecnologica, d’identificazione di ambiti e livelli realizzativi dell’informatizzazione, in funzione delle priorità e degli obiettivi organizzativi;
• archivistica, di ridisegno del modello concettuale e dei criteri di organizzazione dei documenti negli archivi;
• organizzativa, di definizione del nuovo disegno del sistema documentario, dei suoi processi, delle sue procedure e delle competenze richieste per il suo governo

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