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TMPL2
 Lavorare
sull'innovazione in maniera startegica, la lezione del Ministero degli
Affari Esteri
Massimo Civitelli e Luigi Ferrari - Capo
e Vice Capo del Servizio per l'Informatica, le Telecomunicazioni e la
Cifra del Ministero degli Affari Esteri
del
24/01/2008
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Partiamo
con una visione d'insieme del progetto. Quali erano le condizioni
di partenza e che tipo di scelte vi siete trovati a dover prendere?
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L'Amministrazione
si è dotata qualche anno fa di un'unica centrale telefonica in
grado di gestire tutto il traffico che transita per il Ministero. Una
tra le apparecchiature più performanti di tutta l'amministrazione
pubblica che, come può immaginare, ha comportato anche un notevole
investimento economico. Quando si sono concretizzati sia la Rete Internazionale
della PA che il Sistema Pubblico di Connettività abbiamo chiesto
esplicitamente al nostro fornitore di telefonia un progetto che permettesse
di realizzare un servizio VOIP che funzionasse su entrambe le reti e che
consentisse di salvaguardare gli investimenti pregressi.
Non si trattava di una richiesta banale, abbiamo infatti dovuto individuare
una soluzione per un problema che non si era mai posto prima, una funzione
specifica che Nortel ha messo a punto con una attività approfondita
e con l'investimento di risorse e professionalità di alto livello,
oltre che in tecnologia, garantendoci un vero e proprio valore aggiunto.
La specificità di questo progetto e la forte collaborazione hanno
consentito a tutti, anche ai nostri fornitori, di consolidare ulteriormente
un kow how ed un'expertise preziosa per la realizzazione di architetture
VOIP complesse.
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Oltre
al fornitore di tecnologia c'è poi quello di connettività…
Come è stato far dialogare attori così separati?
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In
effetti, quello di cui abbiamo parlato riguarda "l'hardware"
del sistema (anche se la parola è usata in modo improprio). Il
servizio VOIP vero e proprio, viene invece fornito dai fornitori di connettività
RIPA e SPC che, oltretutto sono due RTI differenti. Si immagini quindi
la difficoltà di dialogo tra tutti questi attori.
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Quindi
avete cercato di lavorare in modo da impostare non solo una governance
dei processi interni, ma anche una sorta di governance sui fornitori?
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In
un certo senso si può dire di si. Ovviamente alla base di tutto
ci deve essere la massima trasparenza che è anche salvaguardia
degli investimenti. Agire nella piena trasparenza vuol dire, ad esempio,
ridurre al minimo i rischi di contenzioso. Solo per portare un esempio
della complessità che ci siamo trovati a gestire le possiamo affermare
che il nostro fornitore RIPA alla fine si è aggiudicato il Lotto
SPC numero "1" che, secondo il bando CNIPA, avrebbe dovuto coprire
tutte le amministrazioni più estese e con più sedi a livello
nazionale. Il MAE, invece, pur contando oltre 350 sedi oltre i confini
italiani, ha solo 6 edifici in Italia, tutti localizzati nella capitale.
È stato quindi necessario un forte lavoro di sinergia, sia con
i partner tecnologici, che con il CNIPA e le altre istituzioni per accedere
ad un livello di servizio e di organizzazione che fosse il più
affidabile e allo stesso tempo il più semplice possibile.
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Quale
è dunque la situazione oggi?
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Attualmente
utilizzano i servizi VOIP su SPC tutte le sedi in Italia del Ministero,
mentre un primo gruppo di 16 Sedi all'estero, tra cui ad esempio le Ambasciate
in Vienna, Parigi, Tokyo, Londra, Pechino, Washington e le Rappresentanze
Permanenti di Vienna OSCE, Bruxelles NATO, New York ONU utilizzano i servizi
VOIP resi disponibili sulla RIPA. Questo numero aumenterà notevolmente
nei prossimi mesi.
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Innanzi
tutto per un motivo di economicità, come saprà la legge
Finanziaria appena varata ha valutato questo servizio così importante
da introdurre delle sanzioni in termini di riduzione del budget per quelle
amministrazioni che non lo adotteranno. Per quel che ci riguarda il nostro
progetto è quello che ha fatto un po' da apripista, precedendo
addirittura la norma. Il progetto è stato senza dubbio importante,
ma è stato il frutto di una serie di circostanze oggettive che,
unite alla nostra mission istituzionale, hanno portato a valorizzare i
notevoli vantaggi economici ed organizzativi possibili su un progetto
come questo.
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Ovviamente
la maggior parte del vostro traffico telefonico è internazionale…
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Esatto!
Pensi solo alla nostra sede a Pechino che con gli imminenti Giochi Olimpici
ha ricevuto un volume crescente di traffico che non è ancora arrivato
al culmine. I Giochi Olimpici, poi, sono solo uno dei grandi eventi mondiali
che avvengono ogni anno sempre più di frequente e che richiamano
l'attenzione internazionale, facendo lievitare a dismisura le comunicazioni
tra l'Italia e gli altri Paesi. Per questo è proprio nel Ministero
degli Affari Esteri che un progetto come il VOIP può portare i
maggiori benefici. Anche se le tariffe di telefonia nazionale sono ridotte
ormai all'osso, infatti, per quanto riguarda le chiamate internazionali
ed intercontinentali i costi sono ancora molto elevati e consentono risparmi
maggiori.
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Prima
oltre ai vantaggi economici accennava ad un valore più alto
contenuto in questo progetto. Di cosa si tratta?
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Come
dicevamo l'aspetto veramente cruciale non è tanto la soddisfazione
per aver anticipato l'adeguamento a quanto previsto da una norma, quanto
piuttosto l'aver realizzato un processo virtuoso che è stato alla
base di tutto il progetto e che possiamo sintetizzare con la formula anglosassone
del "learning by doing", cioè l'imparare dal fare. Abbiamo
sviluppato un progetto sicuro, che offre un servizio affidabile e performante.
E tutto ciò è stato possibile anche senza poter contare
su risorse paragonabili a quelle disponibili per i nostri principali partner
europei. Quanto fatto finora non è un episodio isolato, ma rientra
in un disegno ambizioso che punta su una progettualità strategica
non solo per il MAE, ma per l'insieme della Pubblica Amministrazione.
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Cosa
intendete per progettualità strategica?
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Si
dice spesso che per essere innovativa o meglio, per non restare indietro,
un'organizzazione dovrebbe investire attorno al 2% del proprio budget
in innovazione. Occorre, però, essere realisti e riconoscere che
che tutte le amministrazioni pubbliche sono molto lontane da questo traguardo
che spesso diviene poco più che un miraggio. Ciò avviene
non solo per le esigenze di contenimento della spesa pubblica, ma anche
per un sistema amministrativo e per una normativa di bilancio che non
facilita assolutamente l'innovazione. Oggi in Italia non esiste l'innovazione
ordinaria, ma solo quella straordinaria, solo il grande progetto finanziato
con contributi extra-budget o con risorse in emergenza. È difficile
poter contare su risorse certe per quell'innovazione costante che dovrebbe
essere il motore di uno Stato efficiente.
La consapevolezza del ruolo centrale dell'innovazione nella P.A. è
però sempre più avvertita e ci sono segnali di maggiore
attenzione da parte delle Autorità di Governo e della pubblica
opinione. Ciò ci induce ad un certo ragionevole ottimismo per lo
sviluppo dell'ICT quale fattore di modernizzazione della nostra Amministrazione.
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