Con Siav, il Comune di San Donà di Piave dice addio alla carta

I cittadini del comune in provincia di Venezia potranno usufruire di un servizio più efficiente, grazie a una gestione più snella delle pratiche. Di Siav il software utilizzato per la realizzazione del protocollo informatico

Il contesto

San Donà di Piave è un comune in provincia di Venezia, che registra circa 39.827 abitanti. Dal 2003 ha dato il via a un ambizioso progetto per la gestione degli atti amministrativi in formato digitale, sia per adempiere agli obblighi di legge, sia per migliorare l'efficienza interna e il servizio al pubblico. Siav ha reso possibile lo sviluppo di questo progetto, con la fornitura del suo software Archiflow.
Il sistema predisposto da Siav consente la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali, della fascicolazione archivistica, della firma digitale dei documenti informatici e dell'interoperabilità dei protocolli nella pubblica amministrazione.

Servizi più efficienti per i cittadini

"I primi a beneficiare del nuovo sistema saranno i cittadini del Comune di San Donà di Piave, grazie all'efficienza e all'automazione dei processi amministrativi, alla maggiore trasparenza nella gestione delle informazioni e dei documenti nella Pubblica Amministrazione" - afferma Francesca Zaccariotto, sindaco del Comune di San Donà di Piave, che continua: "Il sistema si tradurrà concretamente in una maggiore velocità nei tempi di svolgimento dell'attività amministrativa e in un maggior coinvolgimento diretto di cittadini e imprese nell'accesso ai documenti e al loro iter procedurale. Sarà possibile rivolgersi al comune e verificare a chi è stata affidata la pratica d'interesse, da quanti giorni, quali saranno i tempi per completare l'operazione e così via. In sintesi si tratta di un miglioramento dell'efficienza generale di tutti i servizi attraverso una corretta gestione del flusso documentale". L'interoperabilità dei sistemi di gestione del protocollo integrata con la firma digitale consente di garantire l'integrità e la validità delle informazioni digitali trasmesse. E' notevole la conseguente riduzione dei tempi e dei costi di risorse umane, materiali, trasporto, spazi fisici, necessari per gestire l'enorme mole di documenti e comunicazioni cartacee che caratterizza la quotidianità di una pubblica amministrazione.
Il protocollo è uno strumento di trasparenza e garanzia per le informazioni che entrano ed escono da un ente. Oltre alla gestione documentale è fondamentale introdurre anche la gestione dei procedimenti tramite strumenti di workflow. Ciò consente l'automazione del backoffice che, oltre alla possibilità di effettuare una ricostruzione storica degli eventi in qualsiasi momento, consente una automazione delle attività burocratiche in grado di dare elevata efficienza alle attività di un ente, con conseguente ulteriore contrazione dei costi e la trasparenza nei confronti dei cittadini.

Il protocollo informatico

Il sistema di protocollo informatico consente oggi al Comune di San Donà di Piave di ottenere una serie di vantaggi interni, oltre ai benefici di trasparenza verso i cittadini: ottimizzazione delle procedure che regolano i flussi documentali;
riduzione della quantità di materiale cartaceo in circolazione;
riduzione dei tempi di gestione delle pratiche;
maggiore velocità e precisione nel recupero dei documenti;
maggiore sicurezza nella conservazione dei dati;
ampliamento delle potenzialità di comunicazione interna all'ente;
condivisione della documentazione elettronica nei diversi uffici interessati all'iter della pratica;
lavoro collaborativo e interoperabilità interna ed esterna con possibile scambio di documentazione tra enti diversi.

Il software Archiflow di Siav è una soluzione di document management e di workflow collaborativo integrato con il sistema informativo dell'ente. Dispone di una serie di strumenti per l'inserimento di documenti, alcuni dei quali schedulabili ed eseguibili in modo automatico con periodicità prefissata. Alla fine di ogni anno i fascicoli che contengono i documenti cartacei vengono inviati all'archivio. La soluzione software di Siav permette di inserire dei segnalibri con annotazioni nei file pdf per consentire all'utente di andare direttamente alla pagina desiderata senza dover sfogliare l'intero documento. L'integrazione di Archiflow con altri prodotti software, anche in ambiente browser, è garantita dall'utilizzo delle tecnologie più conosciute, quali COM, DDE, API, XML.
Archiflow è dotato di un completo sistema groupware o workflow cooperativo e di una serie di funzionalità per lo scambio di documenti e fascicoli tra i vari ruoli. La gestione dell'organigramma aziendale e l'integrazione con i più diffusi sistemi di posta elettronica permettono di costruire flussi e automatismi per il supporto documentale ai vari processi aziendali. Come avviene con l'inserimento dei documenti nel sistema, che possono essere prima indicizzati parzialmente, posti in caselle di smistamento, poi completati e smistati in una fase successiva del flusso documentale. Archiflow dà inoltre la possibilità di vidimare in modo personalizzato e sicuro i documenti processati, introducendo la firma dell'utente in formato immagine. Firma elettronica e password di richiamo vengono criptati e memorizzati in directory non condivise al fine di impedirne l'uso da parte di utenti non autorizzati.