Web 2.0 per educare la PA al cambiamento

Gianluigi Cogo - Responsabile Ufficio Progettazione Architetture internet ed intranet della Regione Veneto

del 08/11/2007

Non tendo mai a voler persuadere gli altri che la mia prospettiva sia l'unica dalla quale poter vedere le cose, ma se posso cerco di portare un contributo offrendo quella che è l'esperienza dell'amministrazione in cui lavoro. Per questo lunedì scorso mi sono soffermato sull'utilizzo del web 2.0 come elemento di gestione del cambiamento interno all'amministrazione regionale, perché è proprio quello che, come Regione Veneto, stiamo portando avanti sin dal 2002.
Da una parte è vero, infatti, che per quanto riguarda il front end classico i nostri portali sono abbastanza monolitici, non prevedono interazioni, né consentono di interagire con chi propone contenuti e servizi, ma si tratta di una situazione comune a tutta la Pubblica Amministrazione in Italia. Il punto è che un'amministrazione può fare tutti gli sforzi che vuole per migliorare il front end, ma se poi questi progetti innovativi non sono sostenuti dalle dinamiche interne all'amministrazione, se la gente che lavora dietro a questi progetti non li capisce, o non è in grado di modificare il proprio lavoro adeguandosi ad un nuovo approccio, sostanzialmente ogni sforzo si traduce in uno spreco.

La chiave con cui abbiamo sempre lavorato è stata quella di "educare" al cambiamento, attraverso gli stessi strumenti protagonisti del cambiamento.
Per governare il cambiamento siamo partiti dall'area intranet che, sostanzialmente, è un termine che si usa per definire una serie di cose differenti, che vanno dal dominio applicativo posizionato dietro al firewall aziendale, ai documenti interni, ai comunicati fino ai servizi al personale. Assodato ciò il primo elemento su cui abbiamo fatto leva per avviare questo cammino è stato quello di provare a far passare il concetto che qualunque dato in possesso di una pubblica amministrazione appartiene al cittadino, anche quello interno, quello considerato più personale e meno utile agli altri, quello custodito gelosamente come reliquia, ogni tipo di informazione che circola in una PA è pubblica e in quanto tale va gestita seguendo regole di trasparenza. Se si riesce ad abbattere la cultura della segretezza e a far emergere ciò che c'è all'interno di ogni singola struttura si stimola il personale e si avvia una competizione virtuosa. Da noi tutto questo è successo, ovviamente non ovunque, né con lo stesso entusiasmo e, anzi, ci sono ancora alcune forti sacche di resistenza, ma sicuramente l'esperienza è stata positiva.

Difatti questa è esattamente la seconda parte del nostro lavoro ossia portare avanti un cambiamento innanzitutto culturale, attraverso sessioni estese (anche con due o trecento persone) in cui sono state illustrate le dinamiche della partecipazione e degli altri fattori che hanno determinato il successo del web 2.0. Ci sono stati, poi, veri e propri corsi di addestramento, metà in aula e metà in e-Learning, che hanno dato origine a delle comunità professionali all'interno delle quali i diversi partecipanti, provenienti dalle varie strutture, hanno cominciato a scambiarsi opinioni e idee. È così che sono nati i primi mash up interni, alcuni anche molto creativi, che hanno permesso alle diverse strutture di liberare le proprie energie. Prima non era possibile aggregare informazioni, discussioni, sondaggi, forum, documenti, immagini, presentazioni o video in un unico calderone, mentre ora il valore dell'informazione contenuta all'interno di ciascun workspace ha cominciato a venire fuori, tenendo nascosti i processi. Oggi la nostra intranet è un vero e proprio archivio di oggetti che possono essere presi e riutilizzati nei differenti workspace. Ovviamente non sono tutte "rose e fiori" e ci sono alcune strutture che non hanno mai partecipato a questo processo né hanno intenzione di parteciparvi, ma nel disegno complessivo questo incide poco.

In questo disegno tutti sanno che una determinata cosa si può fare e se anche la propria struttura non la implementa direttamente, la conoscenza circola e gli stessi utenti cominciano ad avanzare richieste rispetto a ciò che continua ad essere fatto in una maniera tradizionale e che, invece, potrebbe essere fatto in un modo più semplice e più veloce. È questo il cambiamento: non ci sono più scuse, la tecnologia è abilitante e sostenibile, l'unica difficoltà è culturale. Occorre rendere tutti partecipi del cambiamento. Dimostrare che ogni dipendente può esprimere il suo valore mettendosi in gioco. La mia esperienza è basata sulla gestione del cambiamento e della sua facilitazione. È necessario coinvolgere i dipendenti nel FARE.