Dalla dematerializzazione dei documenti un risparmio di almeno due miliardi di euro

Spreco di carta, valore dei processi documentali, protocollo informatico e innovazione organizzativa. Sono questi alcuni dei temi affrontati nel corso dell'ultimo incontro organizzato da Siav a Roma lo scorso 12 ottobre con la collaborazione di Poste Italiane e Forum P.A., sul tema "e-Government, e-Democracy". Obiettivo dell'incontro era fare il punto della situazione sullo stato della Pubblica Amministrazione digitale, per dare una spinta propulsiva al processo innovativo in corso. La giornata, che ha visto la partecipazione di circa un migliaio di persone, ha permesso anche di stabilire un filo diretto tra i relatori a capo di alcuni dei principali enti pubblici e quelle figure impiegate nella Pubblica amministrazione, che ogni giorno vivono a stretto contatto con questa realtà.

La priorità: eliminare sprechi e inefficienze

Lo scopo fondamentale per la Pubblica amministrazione è realizzare l'interoperabilità e la piena cooperazione fra le amministrazioni, migliorare la trasparenza e l'efficacia della spesa pubblica. Si tratta di obiettivi di cui Siav da tempo è portavoce, nel ciclo di convegni organizzati in alcune delle principali città d'Italia, che si è concluso per l'anno in corso con l'appuntamento di Roma.
I dati sullo spreco di carta rimangono impressionanti. Cento miliardi le pagine stampate ogni anno negli uffici. Di queste, 50 miliardi sono cestinate entro mezz'ora. E' quanto affermato da Pierluigi Ridolfi, presidente della Commissione interministeriale sulla dematerializzazione. Il valore dell'insieme dei processi documentali viene stimato oltre il 2% del Pil, una cifra paragonabile al valore di una Legge finanziaria, ha continuato Pierluigi Ridolfi.

Gli interventi

Alfieri Voltan, presidente di Siav ha sottolineato che: "Si tratta di dati rilevanti, che mostrano quale risparmio si può ottenere introducendo nuova tecnologia nella gestione degli enti pubblici", e continua dicendo: "Il protocollo è uno strumento di trasparenza e garanzia per le informazioni che entrano ed escono da un ente; però solo il 50% dei documenti che concorrono alla trasmissione delle informazioni e alla gestione dei procedimenti viene protocollato negli enti pubblici. Per questo, insieme alla gestione documentale, è importante introdurre anche la gestione dei procedimenti tramite strumenti di workflow. Ciò consente l'automazione del backoffice che, oltre alla possibilità di effettuare una ricostruzione storica degli eventi in qualsiasi momento, consente una automazione delle attività burocratiche in grado di dare elevata efficienza alle attività di un ente, con conseguente ulteriore contrazione dei costi e la trasparenza nei confronti dei cittadini."

Floretta Rolleri, componente del Cnipa (Centro nazionale per l'informatica nella Pubblica amministrazione), ha sottolineato che l'innovazione deve essere anche di tipo organizzativo. A questo proposito rivestono un ruolo fondamentale il Cnipa per la spinta dei contenuti informatici e delle modalità tecniche e il Formez per la formazione del personale nella P.A. L'interoperabilità deve essere realizzata anche nell'ottica di ridurre il carico amministrativo.

Al convegno è intervenuto anche Andrea Alfieri, responsabile dei servizi innovativi BU Mail di Poste Italiane. Il Gruppo partecipa al processo di innovazione e sviluppo del sistema paese attraverso una gamma di servizi innovativi mirati ad avvicinare i cittadini alle amministrazioni centrali e periferiche. In particolare, il gruppo Poste Italiane ha sottoscritto l'Accordo di programma con il ministero per le Riforme e le innovazioni tecnologiche con lo scopo di ribadire il proprio impegno nell'attuazione del piano già avviato per la diffusione dell'e-Government e per la riduzione del digital divide tra le diverse aree del paese. Poste Mail Room è la soluzione integrata per la gestione documentale della corrispondenza in uscita e in entrata. Prevede la raccolta centralizzata, la protocollazione, la dematerializzazione e l'inoltro elettronico della corrispondenza ai destinatari finali, invece di recapitare, come avviene oggi, la posta tramite i soliti postini. L'aumento dell'efficienza e il risparmio dei costi, con questi nuovi servizi, risulta assolutamente evidente.

Il convegno si è concluso con l'intervento di Sauro Angeletti, responsabile sistemi informativi U.N.I.R.E. (Unione Nazionale per l'Incremento delle Razze Equine), che ha presentato una proposta operativa relativa all'introduzione del protocollo informatico, la gestione documentale e la trasparenza dei procedimenti amministrativi tramite procedure, da loro sviluppate, che rendono automatici alcuni procedimenti cruciali all'interno dell'ente.