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TMPL2
 Niente
più carta e pratiche in prescrizione
Clara Vaccaro - Vice Capo di Gabinetto Prefettura di Roma
del
21/06/2007
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L'escamotage
del ricorso pretestuoso sembra avere i giorni contati dunque?
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Certo.
Prima si presentava ricorso e si chiedeva l'audizione perché si
aveva quasi la certezza che attraverso questo sistema il procedimento
potesse cadere in prescrizione. Da un po' di tempo si erano cominciate
a prendere delle accortezze tali per cui si cercava di mettere in lavorazione
più ricorsi possibili ma sempre manualmente.
Dal 1° febbraio, invece, tutto ciò che arriva viene lavorato.
Rimane aperto il nodo delle audizioni perché ancora il 90% le richiede,
e ho motivo di ritenere che la maggior parte lo faccia in maniera pretestuosa,
solo perché le audizioni sono iniziate a novembre.
Adesso chiediamo direttamente al cittadino se è proprio sicuro
di voler venire, gli segnaliamo cioè la possibilità di scriverci
per farci avere la conferma o le informazioni per cui ha richiesto audizione.
Stiamo già ricevendo molte rinunce all'audizione per cui da qui
a un anno si potranno vedere i risultati di quest'innovazione dal momento
che ora stiamo gestendo ancora ricorsi molto vecchi
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Come
mai è stato adottato solo dalla prefettura di Roma?
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Noi
avevamo delle esigenze tali per cui ci siamo fatti avanti da tempo per
sperimentare il sistema. Il modello che adesso si sta studiando è
stato molto personalizzato sulla prefettura di Roma perché ha dei
numeri macroscopici, è chiaro che dovrà essere esteso via
via ad altre prefetture.
Non è una cosa semplicissima perché come tutte le vere innovazioni
non riguarda solo l'aspetto informatico ma coinvolge direttamente l'organizzazione
di tutto l'assetto dell'ufficio. Nel nostro caso si creano, infatti, interconnessioni
e nuove forme di interazione con il comune di Roma.
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Ci
spiega il funzionamento del sistema?
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Quando
il ricorso arriva presso l'organo accertatore viene inserito in una banca
dati, segue l'istruttoria, inseriscono i dati, poi inviano tutto alla
unità organizzativa contravvenzioni che raggruppa i ricorsi già
istruiti e invia il cartaceo più la banca dati in prefettura.
Questo flusso arriva con cadenza settimanale e comprende quindi sia le
informazioni online, sia il cartaceo che viene tutto digitalizzato attraverso
degli scanner e si creano i fascicoli per ogni cittadino. Quando l'operatore
apre il sistema informatico trova la banca dati già aggiornata
per cui può prendere in carico i ricorsi e fare le opportune verifiche.
Nel caso in cui rilevi delle anomalie partono delle comunicazioni in cui
si indica che il ricorso è inammissibile, screma tutte le pratiche
in cui è indicata la richiesta di audizione, per cui parte la convocazione
dell'audizione secondo un calendario già stabilito dalla macchina.
L'operatore quindi può procedere ad esaminare i ricorsi rimanenti,
verifica che tutto sia in regola, dà il suo visto di istruttoria
terminata, e il dirigente ha immediata visibilità del numero delle
ordinanze che devono essere emanate, e che vengono generate, anche contemporaneamente,
con un solo click. Queste arrivano, attraverso la via telematica, direttamente
al comune di Roma che procede alla stampa, alla notifica e qui si conclude
l'iter.
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Insomma
cambia tutto il sistema di lavorazione?
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Certo,
ora è possibile avere sempre sotto controllo la situazione ed essere
molto più precisi nelle singole valutazioni. Noi abbiamo pochissimo
personale per cui abbiamo dovuto fare un protocollo d'intesa con in Comune
di Roma che mette a disposizione il personale di data entry finché
non riusciamo a fare decollare la posta elettronica certificata per cui
poi alla fine non chiederemo neanche più al Comune di mandarci
la carta.
Il Comune di Roma ci dà a disposizione anche del personale a supporto
dell'attività di istruttoria. La responsabilità dell'emanazione
dell'ordinanza rimane sempre in capo alla prefettura che è l'unica
che può fare quel famoso click in grado di attivare tutta la macchina.
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Il
tutto avviene online..
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Sì,
e tutto ciò che avviene in prefettura viene comunicato istantaneamente
al comune di roma - tramite il protocollo Ftp - che quindi adesso sarà
in grado di sapere in ogni momento a che punto è un ricorso, se
è stato archiviato, se è in fase di lavorazione, se è
inammissibile o improcedibile, se c'è un'audizione... e comportarsi
di conseguenza.
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Quali
sono i futuri sviluppi?
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In
questo momento stiamo anche affinando la procedura per cui anche le convocazioni
di audizione che devono avvenire per raccomandata vanno online, direttamente
con Poste Italiane che poi provvede ad inviare il cartaceo a destinazione.
Adesso cercheremo di dare il via ad un ulteriore passaggio tramite il
quale il cittadino, dopo due mesi dalla presentazione del ricorso, attraverso
il numero del proprio verbale può accedere al sito della prefettura
e verificare a che è punto la propria pratica.
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