La Gestione informatica dei documenti: per la PA italiana, oltre alle nuove tecnologie, è importante l'innovazione organizzativa

Il miglioramento dell'efficienza della Pubblica Amministrazione, da perseguire attraverso "un forte cambiamento organizzativo e gestionale", grazie anche"alle potenzialità dell'innovazione tecnologica" risulta essere uno degli obiettivi strategici da raggiungere nel triennio 2008-2010 individuati dal Ministro per le Riforme e le Innovazioni nella P.A. In tale contesto la dematerializzazione dei procedimenti amministrativi e la gestione informatica dei documenti (tra le linee di indirizzo del CNIPA) è sicuramente una delle linee d'intervento da realizzare per favorire il processo di modernizzazione della P.A.

L'impegno di Accenture

La riduzione volumetrica/eliminazione degli archivi fisici e la facilità e rapidità di consultazione con notevole risparmio di tempo, sono solo alcuni dei vantaggi più evidenti della gestione elettronica documentale.
Del resto anche il quadro normativo (cfr. Codice dell'Amministrazione Digitale) individua con chiarezza le regole da seguire al fine di garantire la piena validità giuridica del documento digitale.
"In tale ambito - afferma Giovanni Procaccino, (Senior Executive, Accenture) - Accenture sta supportando alcune tra le più importanti amministrazioni pubbliche a livello centrale e locale in Italia e all'estero nella realizzazione di sistemi di gestione documentale e conservazione sostitutiva. Grazie all'esperienza maturata in questo settore, mettiamo a disposizione dei nostri clienti un approccio completo dove oltre all'aspetto tecnologico è data grande rilevanza all'aspetto organizzativo. Difatti l'implementazione dei sistemi informativi per la gestione del documento digitale, pur presentando una ragionevole complessità di sviluppo, ha certamente forti impatti sull'organizzazione, come ad esempio, la necessità di definire nuovi ruoli, nuovi processi operativi e di sviluppare specifiche competenze". E' importante segnalare che oltre a questi effetti, ci sono rilevanti impatti organizzativi, anche nelle fasi a monte (dematerializzazione dei documenti in ingresso) e a valle (Conservazione sostitutiva) del processo di Workflow Management. Per la gestione di tale attività le amministrazioni possono scegliere se sviluppare un centro servizi in una logica di insourcing, con evidenti complessità organizzative, o optare per l'outsourcing. Del resto la scelta di esternalizzare le attività di acquisizione ottica dei documenti in ingresso è stato considerato il modello più efficiente dalla maggior parte delle organizzazione pubbliche e private, sia in Italia sia all'estero

Dematerializzazione dei documenti in ingresso

Accenture gestisce da tempo, attraverso la controllata Arthis, il processo di dematerializzazione del ciclo passivo (Fast Invoce Processing) di importanti realtà private (oltre tre milioni di fatture passive, e 33 mila cedolini dematerializzati, e inseriti in sistemi gestionali ogni anno ). Nell'ambito della Pubblica Amministrazione, Accenture, ha sviluppato in Spagna un centro servizi che offre a diversi enti pubblici una soluzione globale end to end, per la gestione documentale che va dal trasporto fisico dei documenti, all'acquisizione ottica degli stessi, fino alla gestione degli archivi cartacei e informatici. In particolare, nel settore della Previdenza Sociale Accenture ha collaborato con i principali Enti e Amministrazioni spagnole per la gestione informatica di 700.000 documenti con oltre 14 milioni di immagini digitalizzate.

Conservazione sostitutiva

Anche per quanto riguarda la fase finale di conservazione dei documenti prodotti si segnalano rilevanti impatti organizzativi. Difatti, per poter usufruire del pieno riconoscimento del valore giuridico del documento informatico è necessario rispettare il processo stabilito dalla specifica normativa in materia. Ad esempio a garanzia di tale processo è prevista l'istituzione del Responsabile della Conservazione (al quale sono demandati compiti e responsabilità di rilievo). Appare evidente che nascerà l'esigenza di valutare, caso per caso, a quale struttura e quali risorse assegnare tale gravosa responsabilità, con la possibilità di superare il probabile empasse amministrativo/organizzativo, attraverso l'eventuale esternalizzazione del servizio.

Accenture Information Management Service

"Accenture - conclude Giovanni Procaccino - al fine di coniugare l'aspetto tecnologico con la componente organizzativa, coprendo tutti i possibili ambiti d'intervento, ha sviluppato una specifica area di competenza denominata AIMS (Accenture Information Management Service). A questo gruppo appartengono più di 300 specialisti di prodotto, architetti di sistema, specialisti di tematica ed esperti di organizzazione per le aree di Workflow e Content Management, che mettono a disposizione dei clienti competenze, asset e un network di relazioni tecniche con partner strategici".
Appare evidente come per la Pubblica Amministrazione, che rappresenta con il settore creditizio il massimo utilizzatore dei documenti cartacei, la sostituzione degli stessi con documenti informatici e soprattutto la gestione automatizzata del processo nel suo complesso costituiscano un'opportunità imperdibile da cogliere attraverso le corrette scelte tecnologiche e organizzative.

Per ulteriori approfondimenti