del 22/01/2007

Consentendo la conservazione sostitutiva informatica della documentazione fiscale una recente Circolare dell'Agenzia delle Entrate, attesa da quasi tre anni, sembra aver finalmente completato il quadro normativo relativo al processo di gestione informatizzata di tutti i documenti di interazione tra aziende. Grazie a strumenti come la firma elettronica, la fattura informatica o l'archiviazione ottica e grazie ad una normativa sufficientemente chiara e completa un'impresa può informatizzare l'intero ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento, senza il timore di incorrere in sanzioni, ottenendo benefici economici e consentendo uno snellimento dell'azione burocratica amministrativa.

Fattura elettronica snodo fondamentale per l'integrazione

Il tema della digitalizzazione della documentazione fiscale è talmente importante nei processi di interazione tra aziende, Pubblica Amministrazione e sistema bancario, da spingere la School of Management del Politecnico di Milano a dare vita ad un Osservatorio, nell'ambito dell'attività di ricerca Business to Business, dedicato esclusivamente a questo tema. Oservatorio che presenterà il suo primo rapporto l'8 marzo prossimo durante un incontro a Milano.
"Una nostra rilevazione del 2005 - ci ha spiegato Alessandro Perego, Responsabile dell'Osservatorio permanente sulla Fatturazione Elettronica della Business School of Management del Politecnico di Milano - aveva portato alla luce un dato particolarmente interessante. Nonostante la normativa consentisse la trasmissione on line dei documenti fiscali, solo il 5% del totale della documentazione dell'intero ciclo di interazione tra aziende veniva gestito utilizzando gli strumenti ICT. A quel punto avendo sotto mano il quadro specifico ci siamo dedicati ad analizzare un po' meglio il perché di questa situazione". È così che è nata l'idea di sondare, attraverso l'analisi di numerosi casi concreti, le motivazioni di questa difficoltà provando ad individuare un modello che consentisse di quantificare i reali benefici che le tecnologie della comunicazione dell'informazione possono portare in questo settore.
"Sviluppando alcuni studi di caso dal lato delle aziende utilizzatrici - continua Alessandro Perego - abbiamo avuto la chiara percezione che in questo momento tutto il mondo della fatturazione elettronica, intesa nel senso più ampio dell'intero ciclo ordine-consegna-fatturazione-pagamento, viene percepito dalla maggior parte dei manager aziendali, con la tendenza ad enfatizzarne la complessità e sottostimarne i benefici attesi. Per questo ci siamo concentrati sulla necessità di fare chiarezza su questi due punti, andando ad indagare la complessità reale ed i benefici che un'applicazione matura, consapevole e sapiente di queste architetture può portare nell'azienda".

La Circolare n. 36/E del 6/12/2006 dell'Agenzia delle Entrate

All'Agenzia delle Entrate i servizi telematici sono partiti nel 1998, in un momento in cui la normativa relativa agli strumenti informatici poneva l'Italia all'avanguardia a livello europeo. È iniziato lì un percorso in direzione della "smaterializzazione" dei documenti culminato, nel dicembre scorso, nella pubblicazione della Circolare 36/E sulla conservazione sostitutiva informatizzata della documentazione fiscale. Una norma chiara e flessibile che, come prescritto dal Decreto Ministeriale del 23 gennaio 2004, stabilisce:
la possibilità di gestire in modo separato la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche e cartacee;
che i termini temporali per portare in conservazione sostitutiva (e se farlo) i documenti cartacei rilevanti ai fini tributari, in particolare le fatture, sono lasciati alla discrezionalità del contribuente;
che solo nei casi di conservazione di documenti cartacei originali unici è richiesto l'intervento del pubblico ufficiale;
che il momento in cui il processo di conservazione sostitutiva si considera concluso - e di conseguenza ci si può disfare senza ulteriori formalità della carta - non dipende, almeno per il momento, dall'invio all'Agenzia delle Entrate dell'impronta dell'archivio. Tale invio infatti non è richiesto fintantoché non sarà emanato il provvedimento relativo, quindi le aziende possono già avviare progetti di questo tipo senza timore di incorrere in sanzioni.

Le resistenze non sono reali

In attesa che vengano resi noti i dettagli del rapporto dell'Osservatorio sulla fatturazione informatica del Politecnico, ciò che è evidente è che fino ad oggi le imprese si sono trovate di fronte ad una serie ostacoli sia interni, come la complessità dell'intero processo ordine-consegna-fatturazione-pagamento, che raramente viene considerato nel suo insieme e che, anzi, viene analizzato a blocchi a seconda delle diverse aree coinvolte, sia esterni, come ad esempio il quadro normativo non perfettamente chiaro e, almeno fino all'emissione della Circolare 36 dell'Agenzia delle Entrate, ancora lacunoso.
Tali difficoltà hanno frenato i processi di adozione della gestione elettronica della documentazione fiscale, ma ora che gli aspetti normativi sono stati chiariti e definiti in maniera puntuale, non possono essere più considerati un impedimento. Ciò che ancora rimane, dunque, è puramente un problema di comunicazione. Occorre far sapere che le paventate barriere, in realtà sono state abbattute e che i benefici sono davvero notevoli e si aggirano, secondo le stime Aitech-Assinform, attorno ai 14 miliardi di euro l'anno.

Vantaggi non solo sulla carta: lo studio del Politecnico di Milano

A questo tipo di risparmi ovviamente non sia arriva solo eliminando la carta, ma occorre l'informatizzazione dell'intero processo che, secondo il modello individuato dall'Osservatorio del Politecnico si articola in quattro fasi, su cui insistono quasi tutte le aree di un'impresa. Ordine, consegna, fatturazione, ed infine pagamento e riconciliazioni contabili. Le prime due sono tipicamente delle fasi di processo gestite da chi si occupa di acquisti, di logistica e di pianificazione; mentre la parte di fatturazione e pagamento tocca la funzione commerciale, quella amministrativa e quella finanziaria. Al centro di tutto vi è la funzione IT come fattore abilitante che realizza effettivamente il servizio. Oltre queste quattro macro-fasi ce ne sono, poi, molte altre intermedie che possono coinvolgere fino a 20 documenti diversi. Solo se viene garantita la coerenza fra tutti questi elementi si può raggiungere un livello qualitativo per cui la fase finale, quella della riconciliazione può essere effettuata in maniera completamente automatica eliminando sprechi ed inefficienze. "Il punto è - sottolinea Alessando Perego - che i benefici diventano rilevanti solo nella misura in cui le soluzioni tecnologiche intervengano sull'intero processo. I dati riportati nello studio che presenteremo l'8 marzo, si allineano, come ordine di grandezza, a quelli anticipati da Aitech-Assinform, ma solo se parliamo di un cambiamento strutturale. I costi maggiori, infatti, li abbiamo individuati soprattutto nella non qualità e nella risoluzione di problemi legati all'incoerenza tra i vari documenti o tra il documento e la fisicità. Nelle nostre stime queste voci rappresentano almeno il 50% del costo dell'intero ciclo non digitalizzato".
Proprio per questo il titolo scelto per la presentazione del rapporto dell'Osservatorio è "Fatturazione elettronica, benefici non solo sulla carta!" Un gioco di parole che individua due elementi: che ci sono dei benefici economici reali, e che questi benefici non derivano unicamente dal risparmio di carta stampata.

"Informatizzazione della documentazione fiscale: una scommessa vinta" un'intervista con Fabrizio Grillo Dirigente dell'Ufficio Servizi telematici dell'Agenzia delle Entrate.

Il Convegno "Fatturazione elettronica, benefici non solo sulla carta" giovedì 8 Marzo 2007, dalle ore 9.00 alle ore 13.00, presso l'Aula Rogers del Politecnico di Milano, via Ampere 2, Milano. Per informazioni ed iscrizioni clicca qui.

La circolare 36/E dell'agenzia delle Entrate

Il decreto ministeriale del 23 gennaio 2004