del 21/12/2006

Lo stato delle applicazioni Intranet in Italia, la loro evoluzione e la convergenza con gli altri Sistemi Informativi nella prospettiva dell'organizzazione in rete sono i temi analizzati nel Rapporto 2006 dell'Osservatorio Permanente sulle Intranet ed i nuovi Sistemi Informativi della School of Management del Politecnico di Milano, realizzato con il coinvolgimento di imprese, banche e pubbliche amministrazioni, recentemente presentato a Milano.

L'Ambito

Presentato lo scorso 11 dicembre a Milano, il Rapporto 2006 dell'Osservatorio Permanente sulle Intranet ed i Nuovi Sistemi Informativi, della School of Management del Politecnico di Milano, riporta dati e analisi della ricerca condotta sui temi dell'evoluzione di Intranet e Portali e della comparsa dei Virtual Workspace nel nostro Paese. Il Rapporto 2006 segna un allargamento rilevante nell'ambito di ricerca dell'Osservatorio, passando dalla rilevazione dello stato delle applicazioni Intranet in Italia allo studio della loro evoluzione e convergenza con gli altri Sistemi Informativi, nella prospettiva dell'organizzazione in rete. Coinvolgendo oltre 110 tra le più rilevanti imprese, banche e pubbliche amministrazioni italiane, il Rapporto fotografa lo stato dell'arte di un fenomeno in rapida evoluzione: la progressiva integrazione tra Intranet, ERP e strumenti di produttività individuale e la confluenza verso un nuovo modello di Sistema Informativo e di Comunicazione, definito, dai curatori del Rapporto stesso, Virtual Workspace. Il Virtual Workspace si configura come un vero e proprio ambiente di lavoro, capace di offrire supporto alle esigenze di operatività, servizi, comunicazione e gestione della conoscenza delle persone che ne sono al centro.

Il Frame

Alla base del concept su cui il Rapporto è stato costruito è un approccio all'indagine del Virtual Workspace che metta al centro la persona, i suoi bisogni ed e le condizioni in cui opera ed interagisce e, in secondo ordine di rilevanza, i processi e le funzionalità. Su questa base sono identificate quattro dimensioni di un Virtual Workspace: l'Employee Service space: offre servizi a supporto della vita lavorativa; l'Internal Communication space: offre mezzi di comunicazione e di socializzazione; il Business Community space: fornisce accesso alla conoscenza aziendale esplicita e tacita e possibilità di collaborazione; l'Operative Work space, da alla persona gli strumenti e i servizi utili allo svolgimento delle attività tipiche della sua mansione. Rispetto a queste quattro dimensioni si distinguono quattro stadi evolutivi del Virtual Workspace: Stadio embrionale: la Intranet eroga un supporto molto basso a tutti i livelli; Stadio focalizzato: la Intranet diventa un Virtual Workspace focalizzato su una delle quattro dimensioni specifiche; Stadio composito: il Virtual Workspace integra più dimensioni orientandosi ad un supporto completo della vita aziendale; Stadio avanzato: il Virtual Workspace fornisce un livello di supporto elevato a tutte le quattro dimensioni.

I Risultati

Sulla base di queste premesse teorico-metodologiche è stata condotta la ricerca su campione, i cui risultati, insieme a considerazioni di natura qualitativa e raccomandazioni di orientamento strategico, costituiscono il Rapporto. A seguire una sintesi dei risultati di maggiore rilevanza. Rispetto allo stadio evolutivo del Virtual Workspace, le organizzazioni del campione sono collocabili come segue: per il 13% allo stadio embrionale; per il 39% allo stadio focalizzato; per il 39% allo stadio composito; per il 9% allo stadio avanzato. Sebbene ciascuna delle quattro dimensioni del Virtual Workspace permetta di apportare concreti benefici all'organizzazione, l'analisi dei casi più evoluti mostra come l'impatto organizzativo risulti tanto più efficace quanto più l'ambiente offerto riesce ad integrare più dimensioni. L'analisi dello stato dell'arte delle applicazioni mette il luce, da parte delle organizzazioni, un approccio assai più disincantato e prudente di quanto gli slogan dell'offerta sembrerebbero suggerire, seguendo una logica di mero accesso tramite Intranet delle funzionalità dei Sistemi Informativi pre-esistenti o di pura condivisione di dati. Si tratta di una banalizzazione del processo del concetto di integrazione che è ben lontana dal concetto di Virtual Workspace e che può dare benefici in termini di business limitati. Sono ancora poche, invece, le organizzazioni che investono in strumenti di integrazione evoluti per gestire flussi di dati tra applicazioni e ancor meno quelle che hanno implementato logiche SOA e BPM, in grado di permettere una reale riconfigurabilità dei processi. L'analisi dei migliori casi del campione ha portato all'identificazione di caratteristiche chiave che un Virtual Workspace deve avere per supportare l'innovazione e il cambiamento, ovvero deve: favorire velocità e agilità decisionale stimolare collaborazione tra unità diverse creare flessibilità e capacità di ri-configurare i processi dinamicamente; rendere l'organizzazione aperta e pronta a recepire idee e stimoli all'innovazione anche da fonti esterne. Tuttavia, il passaggio immediato ad un livello avanzato di integrazione non sempre può dare i risultati sperati. L'analisi delle best practice suggerisce piuttosto il passaggio ad una logica che i curatori definiscono di fair integration (Modello FI), che prevede di investire in una progressiva componentizzazione del sistema e in un orientamento ai servizi, tenendo conto del livello di maturità delle applicazioni e delle esigenze delle diverse tipologie di utenti. Sebbene oggi solo il 3% delle organizzazioni del campione dell'Osservatorio abbia intrapreso questo percorso, una percentuale molto piu ampia di casi prevede di attuare queste evoluzioni nel giro di uno o due anni. Non meno critiche di quelle tecnologiche sono le barriere che il percorso verso l'integrazione del Virtual Workspace incontra a livello organizzativo. L'analisi delle scelte di governance delle organizzazioni del campione ha permesso ai curatori del Rapporto di definire una Roadmap del Cambiamento, che fornisce orientamento e linee guida per governare in modo efficace l'evoluzione delle intranet verso un virtual workspace avanzato. Per ognuna delle fasi concettuali della roadmap - concept strategico, piano di governance, progettazione e sviluppo, rilascio e lancio, gestione corrente, assessment - è possibile identificare best practice e criticità in funzione dello stadio evolutivo e del modello adottato. L'esperienza delle intranet di maggiore successo, rilevata dall'Osservatorio, indica che - quale che sia la provenienza di chi gestisce il Virtual Workspace - il successo dipende dalla capacità di "rompere le scatole" funzionali, uscire da logiche di potere e confini disciplinari e culturali angusti, coinvolgere attori diversi e, soprattutto, conquistare il commitment degli utenti.

Per scaricare il Rapporto 2006: Oltre le Intranet e i portali: l'emergere dei virtual workspace