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TMPL2
 L'efficienza
e l'abitudine a render conto
Cuno Tarfusser - Procuratore Capo della Procura di Bolzano
del
07/12/2006
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L'esperienza
della procura di Bolzano rappresenta un caso "atipico"
nel panorama dell'amministrazione della giustizia italiana. Affondando
a piene mani in luogo comune verrebbe da pensare.. "beh, in
fondo Bolzano non è l'Italia", confinando quasi la possibilità
di produrre cambiamenti in positivo, fuori dal nostro paese. Cosa
ne pensa?
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Penso
che ci sia un briciolo di verità in questa affermazione, ma per
me è insopportabile pensare che cambiamenti analoghi non si possano
realizzare in altre parti d'Italia. Quell'espressione che citava lei "Beh,
ma a Bolzano è tutto diverso..", la sento spesso anche io,
ma gli strumenti a disposizione per l'amministrazione della giustizia
sono gli stessi su tutto il territorio nazionale.
Tra l'altro occorre considerare che se godiamo di un particolare rispetto
delle istituzioni da parte dei cittadini, abbiamo comunque altri ordini
di problemi con cui confrontarci. Mi riferisco alla norma sul bilinguismo
che impone nella nostra Provincia la conoscenza e l'utilizzo sia della
lingua italiana che di quella tedesca per tutto il personale della pubblica
amministrazione. Evidentemente si tratta di una legge che restringe il
bacino di potenziali funzionari e spesso determina vacanze di organico
notevoli. Ad esempio, tra magistrati togati e vice procuratori onorari
dovremmo essere in 24 mentre in realtà siamo solo 11, sui 63 funzionari
del personale amministrativo previsti dall'organico, ne abbiamo appena
35.
Credo allora che si tratto di mentalità e di volontà, nient'altro:
cercare di far funzionare al meglio un ufficio ripensandolo.
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Già
il Comune di Bolzano aveva intrapreso un processo di revisione di
strumenti e procedure, passando dalla cultura dell'adempimento a
quella del "risultato". Ritiene che quest'esperienza abbia
in qualche modo favorito la vostra?
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Sicuramente
l'esempio e l'entusiasmo dimostrato hanno agevolato il nostro percorso.
Troppo spesso, infatti, l'idea che si ha del funzionario statale è
quella di una persona che non ha voglia di impegnarsi più di tanto,
ma come ha dimostrato il Comune prima di noi si tratta di un immaginario
collettivo che non si può e non si deve condividere.
Se si riescono a trovare le motivazioni e gli stimoli giusti emergono
delle risorse incredibili che aspettavano solo di essere valorizzate.
Un dirigente deve essere autorevole, deve saper prendere delle decisioni,
essere presente e deve riuscire a creare gli stimoli adeguati per creare
lo spirito di squadra necessario allo svolgimento del complesso lavoro
di un ufficio articolato come il nostro.
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All'interno
del sito web della procura è presente una sezione che registra,
attraverso la compilazione di un questionario, il grado di soddisfazione
dell'utente. Come vengono utilizzati i dati raccolti?
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Nel
corso di questi due anni abbiamo implementato due tipologie di questionari:
uno per registrare il grado di soddisfazione degli avvocati e l'altro
per segnalare un problema o una criticità, da chi ha ricevuto un
fascicolo o un atto da un altro ufficio.
I due tipi di questionari vengono poi raccolti e analizzati, con frequenza
mensile, per monitorare costantemente il risultato del nostro lavoro e
stabilire gli eventuali adeguamenti di "rotta".
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Qual
è stata la risposta da parte dei cittadini riguardo i cambiamenti
finora attuati?
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Di
sicuro ci sono delle note di apprezzamento. Ovviamente non dovrei essere
io a riportare questo dato, ma la sensazione che abbiamo dal contatto
con la gente è che dall'esterno si percepisce un'attenzione diversa
a come si fanno le cose e a come si lavora nei nostri uffici.
Non ci siamo mai sentiti chiusi in una torre d'avorio, e anzi, abbiamo
sempre cercato di aprire questo ufficio al pubblico, sia perché
quello di relazionarsi con il cittadino è un nostro mandato istituzionale,
sia perché l'apertura ed il dialogo sono sempre qualche cosa di
costruttivo. Ciò che viene apprezzato, quindi, è soprattutto
un rapporto cittadini/istituzioni diverso dal consueto.
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Non
c'è stato qualcuno che trovando particolarmente funzionale
questo vostro modello ha pensato di estenderlo ad altre realtà?
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Ci
sono stati dei colleghi che hanno manifestato il loro apprezzamento, ma
poi ognuno sviluppa i processi che ritiene adeguati al proprio contesto.
Lei saprà meglio di me, poi, che i tempi di reazione dell'amministrazione
sono tutt'altro che immediati. Quindi le prime reazioni stanno arrivando
adesso, forse solo a seguito di un interesse da parte del Vice Presidente
del Consiglio Superiore della Magistratura che interverrà la nostro
convegno
del 14 dicembre. Vorrei però puntualizzare il fatto che
questo effetto non è casuale. Cioè il convegno è
stata un'azione di coinvolgimento e di confronto fortemente cercata, al
di là della pubblicità e dell'apprezzamento, il dialogo
ed il confronto è sempre qualcosa di buono ed il cambiamento è
spesso la strada verso il miglioramento.
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Dal
suo punto di vista le soluzioni tecnologiche come il processo civile
telematico, sono strumenti utili a fornire un servizio migliore
al cittadino?
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Purtroppo
mi coglie impreparato. Del processo civile telematico so solo che se ne
parla da anni, ma fino ad oggi è stato prodotto ben poco, mentre
su altri fronti lo sviluppo ed il recupero di efficienza è andato
ben oltre le aspettative. Se devo parlare in tutta onestà mi trova
abbastanza scettico, ma non ho né l'esperienza né la competenza
per parlarne con cognizione. In generale sono abbastanza scettico su tutti
cambiamenti imposti tramite un approccio top-down, cioè in maniera
decisionista da un vertice, spesso distante. L'approccio che preferisco
è quello bottom-up, dal basso, che consente di diffondere soluzioni
che realmente funzionano perché testate da chi con queste soluzioni
ci lavora quotidianamente. Ovviamente il punto di partenza per ogni cambiamento
è l'esistenza di una base comune ossia la volontà di intervenire
creando dei modelli organizzativi articolati per coprire la totalità
dei processi amministrativi.
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E
così facendo si può riuscire a cambiare un apparato
mastodontico come quello della Pubblica Amministrazione giudiziaria?
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Le
do un'ulteriore anticipazione rispetto a ciò che presenteremo il
14. Oltre al risparmio del 52% che abbiamo dichiarato, e già questo
è qualcosa di abbastanza straordinario per un ufficio come il nostro,
per quest'anno ci siamo dati un ulteriore obiettivo, ossia una riduzione
aggiuntiva del 10% sui costi, che stiamo raggiungendo abbondantemente.
Il fatto che sia un obiettivo latente, non dichiarato, vuol dire che esce
dalle logiche della circolare e della norma, cioè non l'abbiamo
raggiunto mettendo vincoli di spesa o tagliando la carta o vietando le
fotocopie.
L'abbiamo realizzato semplicemente avendo la consapevolezza che i soldi
spesi in questo ufficio sono soldi dei contribuenti e, quindi, considerando
l'ufficio come casa nostra. Tanto per darle l'idea di che stiamo parlando,
posso citare le consulenze tecniche che se cessano di essere considerate
atti di routine, e tornano ad essere quello che erano in origine ossia
atti straordinari a cui ricorrere solo in casi di reale necessità
i costi si abbattono incredibilmente. Bisogna essere consapevoli delle
responsabilità che si hanno quando di dispone di un budget.
Il problema, come le dicevo, è dunque la consapevolezza e la mancanza
di abitudine a rendere conto.
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