del 23/11/2006

Il volume degli scambi gestiti attraverso procedure informatizzate di e-Procurement dalle Pubbliche Amministrazioni italiane arriva appena a superare i 250 milioni di euro. Una goccia nel mare della spesa pubblica, ma un fenomeno importante nel processo di razionalizzazione della PA, specie considerando il trend positivo di crescita. Ad evidenziarlo è il Primo Rapporto dell'Osservatorio sull'e-Procurement nella PA della School of Management Politecnico di Milano.

Definizioni e riferimenti

Il rapporto dell'Osservatorio comincia facendo subito un po' di chiarezza terminologica sull'e-Procurement, parola di uso molto frequente, ma forse non troppo chiara. Il termine e-Procurement indica l'insieme degli strumenti tecnologici ed informatici utilizzati per supportare ed agevolate i processi di acquisto di un'organizzazione. Sviluppatosi, nell'ambito del settore privato, come gran parte delle innovazioni di processo, l'e-Procurement può essere suddiviso, in maniera un po' schematica, in tre ambiti applicativi:
e-Sourcing: racchiude tutte le attività che vanno dalla ricerca dei nuovi fornitori alla loro valutazione e certificazione, fino alla fese di negoziazione vera e propria. Per velocizzare e migliorare questo tipo di processi, rendendoli "elettronici", un'organizzazione può dotarsi di strumenti informatici che consentono la gestione della reportistica e dell'analisi dei fabbisogni (fase preliminare), la gestione dell'albo fornitori e della modulistica di richiesta e di offerta, l'utilizzo della firma digitale, ed infine la negoziazione vera e propria (aste o gare elettroniche).
e-Catalog: come dice il nome consiste nella prassi di gestire i propri acquisti tramite l'utilizzo di un catalogo elettronico contenente una serie di prodotti (beni e servizi) per cui è già stato definito un contratto, o rispetto ai quali, comunque, siano chiare le specifiche della fornitura. Anche in questo ambito le tecnologie che abilitino un'organizzazione all'utilizzo di questo tipo di procedure sono numerose e vanno dal portale web, agli strumenti di automazione del workflow (protocollo, gestione, firma ed archiviazione digitale) per finire con gli strumenti di trasmissione dei dati e di sicurezza.
e-Marketplace: è l'ambito meno definito e meno sviluppato. A metà strada tra i primi due si presenta, tecnicamente, come una piattaforma che mira ad essere il luogo virtuale di incontro tra domanda ed offerta per un determinato prodotto o categoria di prodotti oppure per una determinata tipologia di utenti. Dei tre ambiti è quello che ha avuto uno sviluppo minore soprattutto perché legato al periodo del boom della New Economy e, forse anche per questo, si presenta spsso come una soluzione carente in termini di strategicità. "La storia seppur breve degli e-Marketplace - ci spiega Paolo Catti dell'Osservatorio - ha evidenziato che non basta portare online le imprese di una filiera per creare realmente valore nelle loro relazioni commerciali. Ciò non toglie, però, che in un contesto come quello della PA, opportunamente supportato da un quadro normativo coerente, uno strumento come l'e-Marketplace possa comunque contribuire a generare dei benefici".

Le cifre

Il volume complessivo generato dall'e-Procurement nella Pubblica Amministrazione italiana nel 2005, come dicevamo, è di poco superiore ai 250 milioni di euro, ovvero lo 0,25% della spesa pubblica totale (corrispondente a circa 100 miliardi di euro l'anno). Un dato assolutamente modesto che renderebbe questo tipo di procedure prive di qualunque interesse. Tuttavia ciò che più conta è il trend di crescita, positivo da cinque anni a questa parte e che ha superato il +230% in più negli ultimi 12 mesi, passando dai 76 milioni del 2004 ai 250 attuali.

fonte: Osservatorio dell'e-Procuremnt nella PA
della School of Management del Politecnico di Milano

Le soluzioni di e-Sourcing hanno generato transazioni per circa 187 milioni di euro mentre solo 65 milioni sono quelli derivati da soluzioni di e-Catalog e e-marketplace
Bisogna poi considerare che di tutti gli enti pubblici, centrali e locali, solo una minima parte (siamo nell'ordine delle decine) hanno informatizzato le proprie procedure di acquisto, il che lascia immaginare margini di espansione notevoli.
Delle settanta amministrazioni intervistate dall'Osservatorio solo una ha sviluppato la propria soluzione di e-Procurement al proprio interno, la grande maggioranza ha scelto di appoggiarsi ad una soluzione esterna (sviluppata da provider pubblici o privati), mentre vi è una discreta percentuale di enti che hanno optato per una soluzione ibrida, ovvero hanno scelto di realizzare al proprio interno una soluzione di e-Procurement che hanno offerto in utilizzo anche ad altri enti. In Questa ultima categoria rientrano, ad esempio, tutte le agenzie regionali nate proprio allo scopo di offrire servizi di e-Procurement come Intercent ER o il portale degli acquisti del Sistema Piemonte.

Gli approcci

Una tra le analisi più importanti effettuate dall'Osservatorio riguarda il modello di approccio all'e-Procurement utilizzato dalle amministrazioni italiane. Per valutarlo sono state prese in considerazioni due variabili: da una parte il livello di commitment amministrativo della singola soluzione (decisionale/dirigenziale o operativo) e dall'altra gli obiettivi che l'ente ha voluto perseguire mediante l'introduzione dell'innovazione (strategici/a lungo termine o tattici/a breve termine). Il quadro che ne è risultato mostra come la larghissima maggiornaza degli intervistati abbia adoperato un approccio che potrebbe essere definito "per gioco", ossia ci si è avvicinati ad una soluzione di e-Procurement grazie ad un commitment piuttosto basso e per raggiungere obiettivi di impellente necessità, nel breve termine.
Non che questo in un male in sé. Anzi l'innovazione bottom-up è spesso quella che cambia più radicalmente un'organizzazione, ma è logico che se il livello di coscienza con cui si utilizza questo strumento rimane così limitato, l'e-Procurement non potrà mai diventare una leva per mezzo della quale perseguire una maggiore efficienza né, cosa più importante, una concezione "sostenibile" della Pubblica Amministrazione.

I falsi miti dell'e-Procurement

Nello stendere il Rapporto l'Osservatorio si è dato degli obiettivi concreti, quali quello di misurare l'effettivo volume di acquisti elettronici nelle Pubbliche amministrazioni, quello di analizzare le principali dinamiche che hanno caratterizzato e caratterizzeranno la diffusione dell'e-Procurement nella PA italiana, ed infine quello di comprendere criticamente gli impatti di questi nuovi strumenti sull'organizzazioen pubblica, individuando i reali benefici e le eventuali criticità. La conclusione del Report è appunto dedicata a quest'ultimo obiettivo ed in particolare è tesa a dimostrare che nonostante le cricità siano numerose ed alcune anche piuttosto complesse e problematiche, nella maggior parte dei casi le motivazioni che spingono un'amministrazione a rifiutare una soluzione di e-Procurement o a scartarla a priori come qualcosa di non vantaggioso, sono per lo più "falsi miti". Comportamenti inerziali che devono essere combattuti se veramente si crede nelle potenzialità di questi strumenti e si vuole contribuire alla loro diffusione nel nostro Paese.
Le risposte ricevute dagli intervistatati sono raggruppabili nelle seguenti categorie:
La tecnologia disponibile sul mercato non è adeguata alle esigenze di acquisto della nostra Amministrazione o la normativa presenta carenze - mentre oggi è addirittura la normativa a regolare l'applicabilità dell'e-Procurement alla PA (il Decreto 163/2006 ne è un esempio).
Il costi sono proibitivi - questo probabilmente è vero per gli enti di dimensioni minori, ma il mercato di provider è numeroso e sta già da anni dimostrando le sue potenzialità.
I fornitori non sono pronti - In realtà la tecnologia necessaria è piuttosto semplice e la presunta difficoltà il più delle volte è dovuta ad una scarsa conoscenza da parte degli amministratori.

"L'e-Procurement, passaggio obbligato per la PA", un'intervista con Paolo Catti - Project Manager dell'Osservatorio per l'e-Procurement nella PA della School of Management del Politecnico di Milano

Il portale della School of Management del Politecnico di Milano dal quale è possibile scaricare tutta la reportistica relativa alle attività degli Osservatori.