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TMPL2
 L'e-Procurement,
passaggio obbligato per la PA
Paolo Catti - Project Manager dell'Osservatorio per l'e-Procurement
nella PA della School of Management del Politecnico di Milano
del
23/11/2006
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Il
Rapporto evidenza un trend di crescita continuo negli ultimi 5 anni,
ma in termini assoluti a che livello di penetrazione e qualità
è l'e-Procurement nel nostro Paese?
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Il
fenomeno dell'e-Procurement nella PA italiana ha un'incidenza molto bassa
ed arriva appena allo 0,25% sulla spesa pubblica corrente complessiva.
Una goccia nel mare. Tuttavia si tratta di un fenomeno in crescita che
lascia ben sperare per il futuro. Oltretutto è un fenomeno caratterizzato
da un insieme di variabili non semplici da "orientare" in modo
coordinato. Da un lato elementi specifici delle singole PA come la "cultura"
di chi si occupa degli acquisti all'interno di un Ente: spesso, adottando
lo strumento innovativo, i funzionari sono costretti a cambiare il loro
modo di fare acquisti e questo comporta - come sempre - resistenze e vincoli
da gestire e superare. Dall'altro lato elementi esterni strettamente correlati
alle attività delle PA, come ad esempio il quadro normativo di
riferimento o il ruolo svolto dagli operatori B2b rivolti alla PA: tutti
fattori, questi, potenzialmente in grado di contribuire ad accelerare
le dinamiche di adozione, ma che rischiano anche di rappresentare una
fonte di inerzie se non sono in grado di comunicare segnali chiari ed
inequivocabili.
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Di
conseguenza, anche le pratiche da mettere in atto per gestire queste
due dimensioni del fenomeno possono essere molto diverse.
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Per
affrontare il problema dell'attitudine del singolo occorrono, ad esempio
interventi di change management seri, guidati da un forte commitment (amministrativo
o politico che sia) e molta chiarezza negli obiettivi che si vogliono
perseguire. Per gestire gli elementi esterni, invece, occorre supportare
un sistema di condivisione delle best practices, sviluppare meccanismi
incentivanti e, a livello normativo, evitare evidentemente di introdurre
complessità o contraddizioni che rischiano solo di generare un
effetto "freno" sulle dinamiche di sviluppo.
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Come
mai il marketplace (nonostante CONSIP) non ha raggiunto i risultati
delle altre applicazioni dell'e-Procurement?
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Si
potrebbe rispondere che, in generale, l'e-Marketplace (inteso come strumento
ICT a supporto degli acquisti) non ha avuto difficoltà solo nell'ambito
della PA. Anche nel privato, infatti, molti e-Marketplace hanno avuto
problemi e numerosi hanno addirittura dovuto cessare l'attività.
Il concetto ortodosso di e-Marketplace, ovvero di "piazza virtuale"
basata sulle tecnologie Web, che favorisce l'incontro tra schiere di fornitori
e acquirenti in qualsiasi settore merceologico e stadio della filiera,
sembrava già nel 2002 un modello in seria difficoltà, almeno
in questa sua accezione originaria. La storia seppur breve degli e-Marketplace
ha, infatti, evidenziato che non basta portare online le imprese di una
filiera per creare realmente valore nelle loro relazioni commerciali:
una qualsiasi relazione B2b ha una complessità intrinseca tale
da richiedere strumenti specifici per essere realmente supportata.
Ciò non toglie, però, che in un contesto come quello della
PA, opportunamente supportato da un quadro normativo coerente, uno strumento
come l'e-Marketplace possa comunque contribuire a generare dei benefici,
ad esempio di semplificazione nei processi e di riduzione dei tempi, come
alcuni degli utilizzatori che abbiamo sentito ci hanno testimoniato. Occorre
però che, oltre a tali benefici visibili esclusivamente agli utilizzatori,
esistano anche stimoli e motivazioni, sia per l'acquisitore, affinché
decida di adottare il nuovo strumento, sia per i fornitori, perché
decidano di investire e di proporsi alla PA attraverso questi strumenti.
Inoltre, sotto opportuni vincoli, un eMarketplace potrebbe anche puntare
a svolgere il ruolo di "catalogo di fornitori abilitati" per
la PA.
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Uno
tra i difetti attribuiti all'eProcurement è quello di diffondere
la cultura del "prezzo più basso" che troppo spesso
si accompagna a quella della scarsa attenzione alla qualità.
È una paura solo italiana?
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È
una paura concreta che però, molto spesso, pone le proprie basi
in quelli che noi definiamo i"falsi miti". Il trade-off costi-qualità
è da sempre un problema per chiunque si occupi di acquisti. Un
problema che in molti casi è stato affrontato e brillantemente
superato attraverso diverse modalità: ad esempio controllando dei
campioni di prodotti prima di procedere con l'aggiudicazione della fornitura,
attraverso la stesura di capitolati e contratti molto precisi, oppure
coinvolgendo gli utenti finali e/o gli esperti tecnici nelle fasi che
precedono la negoziazione vera e propria e così via.
Adottando l'e-Procurement occorre solo individuare la via migliore per
ricorrere ancora a questi metodi. Ad esempio si possono anticipare alcuni
controlli sulla fornitura, si può decidere di impiegare il tempo
degli acquisitori in attività a maggiore valore aggiunto volte
a conoscere meglio i mercati di fornitura o a dialogare con gli esperti,
piuttosto che utilizzarli nella gestione della documentazione o nella
negoziazione (che rappresentano le fasi più "operative"
e procedurali, già perfettamente supportate dalle tecnologie ICT
e alle quali si può pensare di dedicare un numero sempre meno significativo
di risorse).
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È
curioso
notare il peso dell'approccio "per gioco", evidenziato
dal rapporto. Dobbiamo preoccuparci o è una normale fase
di un percorso di transizione?
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In
verità l'approccio "per gioco" può - inizialmente
- anche essere adottato da chi sperimenta, da chi affronta l'introduzione
delle tecnologie con la circospezione di chi deve ancora capirle senza
però mostrare troppa convinzione. È quindi possibile che,
ad oggi, possano essere numerosi gli Enti che rientrano in questo cluster.
L'importante è che non vi rimangano, che comincino a cogliere le
reali opportunità che si celano dietro alle tecnologie di e-Procurement
nonostante la poca convinzione iniziale e si muovano, quindi, sia verso
un livello di convinzione maggiore, sia verso obiettivi sempre più
strategici, come ad esempio l'automazione delle attività di routine
più operative per liberare tempo (e risorse) per attività
a maggiore valore aggiunto, la generazione di reportistiche sempre più
complete ed efficaci, l'introduzione di piani per la razionalizzazione
della spesa, ecc.
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La
sezione forse più stimolante del Rapporto è quella
sui "falsi miti", come è stata realizzata?
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L'indagine
è stata condotta prendendo in esame alcuni Enti che non hanno ancora
adottato l'e-Procurement, oppure che hanno effettuato alcune sperimentazioni,
ma non hanno proseguito. È lo stesso approccio che abbiamo già
seguito nell'ambito dell'Osservatorio
B2b 2005, che ha analizzato anche numerosi casi di imprese private.
Le cosiddette "valide motivazioni" con cui spesso si pretende
di giustificare l'inopportunità o, comunque la non necessità
di ricorrere all'e-Procurement, vengono spesso confutate da chi, operando
in un'organizzazione con caratteristiche simili a quella intervistata,
ha invece scelto di usare l'e-Procurement e, con estrema soddisfazione,
ne valuta, a distanza, i benefici. Il punto è: esistono delle vere
barriere all'adozione dell'e-Procurement oppure si tratta soprattutto
di "falsi miti", cioè comportamenti inerziali che rallentano
l'introduzione dell'innovazione? Spesso, purtroppo, si tendono a trovare
motivazioni semplici per evitare di effettuare dei passi verso l'innovazione:
motivazioni che, altrettanto spesso, possono rivelarsi come dei deboli
alibi.
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Quali
sono le valutazioni dell'Osservatorio riguardo alle prospettive
future?
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A
nostro modo di vedere, questo non è un percorso opzionale, che
si può scegliere di intraprendere oppure no. L'e-Procurement è
"lo strumento giusto", l'unico ad oggi adatto a supportare gli
acquisti e consentire dinamiche di efficienza, in termini di riduzione
dei costi, di semplificazione dei processi, di riduzione dei tempi di
comunicazione con i fornitori. È quindi un percorso obbligato,
anche il tremine che preferisco è "necessario". A testimoniarlo
si possono citare le esperienze di numerose imprese, anche nel nostro
Paese ed anche alcuni casi di Enti della PA che abbiamo intervistato,
come i Comuni di Genova, Livorno e Rimini, oppure la Provincia di Lodi,
l'Università Cà Foscari, l'Ospedale Niguarda Cà Granda
di Milano, o anche il RETLA Piemonte (Reparto Tecnico Logistico Amministrativo)
della Guardia di Finanza.
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Avete
già individuato delle evoluzioni per l'attività futura
dell'Osservatorio sull'e-Procurement nella PA e per il prossimo
Rapporto?
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Per
il prossimo anno abbiamo intenzione di approfondire alcuni temi e di analizzarne
di nuovi. Ad esempio, andremo a sentire anche i fornitori della PA, per
capire come si relazionano loro con i diversi operatori che offrono servizi
di e-Procurement alla PA. Andremo anche a risentire più nel dettaglio
e in modo ancora più ampio, gli Enti che non adottano eProcurement:
occorre capire le motivazioni alla base di tali "inerzie", per
poterle comprendere in profondità se si vuole provare ad affrontarle
in modo efficace. Vorremmo anche cercare di contestualizzare il fenomeno
dell'e-Procurement nella PA italiana nel più ampio scenario europeo.
Avremo poi anche il difficile compito di analizzare le nuove iniziative
delle Centrali di Acquisto e le dinamiche di adattamento alle nuove normative
in vigore, dal Codice degli Appalti e dei Contratti (D.
Lgs.163/2006 "De Lise") fino alla nuova Finanziaria.
Insomma: oggi l'e-Procurement nella PA italiana risulta essere ancora
un fenomeno di pochi, pionieristici "coraggiosi". Ma è
anche un contesto in cui ci sembra di intravedere gradi opportunità
e margini di crescita di assoluto interesse.
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