L'innovazione si fa con i piccoli passi

Claudio Mannino - Dirigente VIII U.O.Ragioneria Generale del Comune di Roma

del 23/11/2006

Innanzitutto una piccola precisazione. Io non parlerei di ristrutturazione della Ragioneria, ma di ristrutturazione o rivisitazione del sistema contabile dell'amministrazione Comunale. Il fatto che poi questo sistema venga gestito dalla Ragioneria Generale è contingente, perché il nuovo strumento richiede l'interazione di tutti gli utenti degli altri uffici comunali. Questa mi sembra una distinzione doverosa perché permette di comprendere come la vera innovazione ha riguardato non un singolo ufficio, ma ha coinvolto alcune strutture dell'amministrazione, al fine di offrire un servizio migliore ai cittadini. Il Nuovo sistema contabile integrato è andato in produzione il 1 settembre del 2003. Pur nel rispetto della filosofia originaria, genesi di alcune scelte strategiche, l'ambizioso processo di generale reingegnerizzazione dei sistemi informativi comunali non poteva non avere come punto di partenza il ricondurre ad unicità i diversi sistemi informativi contabili.
Il nuovo sistema integrato, è stato pertanto personalizzato allo scopo di consentire la trasposizione in un unico ambiente informatico della contabilità finanziaria, della gestione degli investimenti e dei mutui.Il sistema è costituito da una serie di moduli, per l'appunto fra loro integrati, che supportano le diverse funzioni aziendali quali la contabilità, il controllo di gestione, il personale, i magazzini, gli acquisti, il patrimonio, i progetti e monitoraggio delle opere pubbliche.

La Ragioneria Generale, conscia del suo ruolo e delle capacità e funzionalità garantite dal nuovo sistema informatico, non ha risparmiato le proprie risorse in attività di supporto all'avvio di sistema, attraverso l'assistenza telefonica (Help desk), il training on the job, i corsi di formazione e i focus di aggiornamento relativi all'implementazione. Tutto ciò anche in considerazione del fatto che le azioni svolte nei vari uffici si riflettono e concorrono alla formazione e alla gestione del bilancio del Comune di Roma.
Si è voluto realizzare un sistema concretamente efficiente che integra quelli che erano i tre sistemi di contabilità, oramai obsoleti e non integrati, attuando un approccio moderno, efficace, trasparente e soprattutto fruibile da tutta la comunità locale.
Inoltre, sono stati concretamente applicati concetti di contabilità economico-patrimoniale già recepiti a livello locale con il D.lgs. 77/95, in accordo con i vincoli posti dalla contabilità finanziaria, l'attuazione del controllo di gestione, fino ad arrivare all'integrazione del modulo MM, Material Management con l'attuale sistema contabile, che permette di poter gestire all'interno del sistema contabile l'acquisto di beni e servizi.
In sostanza, il modulo Material Management, è una base unica ed integrata dove richieste di acquisto, ordini d'acquisto, movimentazioni di magazzino e fatture fornitori sono registrati e protocollati a sistema, attuando una piena integrazione tra la contabilità economico-patrimoniale e quella finanziaria.
Il valore aggiunto di questo progetto è una razionalizzazione non solo contabile, ma anche relativa alla gestione trasversale (carico e scarico della merce nel magazzino, con il monitoraggio stock e scorte materiali in tempi reali) tesa ad uniformare il modus operandi, del personale preposto agli uffici economali, da troppo tempo lasciati in uno stato di quasi-abbandono e poco considerati, anche a causa della normativa e regolamentazione interna divenuta inadeguata ed obsoleta.

Per la verità si tratta di un progetto un po' datato. Direi che la prima idea risale ad almeno cinque anni fa, anche se venne scartata per una serie di difficoltà tecniche. In primo luogo, il sistema di reti, all'epoca, non affidabili né diffuse capillarmente; in secondo luogo l'Amministrazione si avvaleva di un sistema contabile costruito in casa privo, cioè, delle potenzialità di quello attuale (SAP/R3) e che non permetteva l'attuazione di progetti di reingegnerizzazione dei processi e, nella lontana ipotesi di fattibilità, sicuramente a costi molto alti e con difficoltà tecniche notevoli. Avviata la fase di installazione e stabilizzazione del sistema SAP R/3 negli uffici di ragioneria ed in quelli amministrativi, si è passati allo step successivo dove si è iniziata la fase di sviluppo del sistema.
È nell'ottica di razionalizzazione e di condivisione che è stato sviluppato un nuovo progetto relativo ai Ruoli di assistenza che, attraverso la gestione e l'emissione digitalizzata dei ruoli stessi, consente un notevole risparmio nei tempi di realizzo ed emissione ed un miglioramento in termini sia di sicurezza che di economicità. La data di reale utilizzo è prevista dal primo gennaio 2007.

Anche sul progetto Ruoli abbiamo adottato la politica dei piccoli passi. La scelta decisionale di iniziare dai servizi di assistenza sociale svolti nei Municipi, è dovuta dal fatto oggettivo che in questo tipo di lavoro sono emerse nel tempo, forme di rallentamento dovute alla prassi burocratica svolta, per lo più manualmente, fatto questo, scaturente un inopportuno disservizio per tutti gli utenti. Basta pensare che i tempi per l'erogazione dei sussidi, dall'istruzione della pratica amministrativa, alla riscossione del mandato di pagamento da parte del percepiente, superavano i 40 giorni lavorativi. Più che mai è sorta la necessità di dare un servizio migliore alla cittadinanza.
Digitalizzando il Ruolo, che prima era cartaceo, gli uffici otterranno una serie di benefici che si ripercuoteranno, immediatamente anche sulla qualità del servizio all'utenza.
Alcuni vantaggi che si otterranno con la creazione di un database unico per tutta l'amministrazione sono la possibilità di controlli immediati da parte del Municipio o di verifiche sull'iter procedurale della pratica, con la assoluta tutela della privacy grazie alla differenziazione dei livelli di accesso. Da non sottovalutare poi il recupero di risorse umane e finanziarie dedicate ed il risparmio dei tempi di lavoro e di carta grazie all'invio dei dati in forma elettronica. La naturale prosecuzione di tale progetto dovrà necessariamente passare attraverso l'introduzione sia della firma digitale nella Determinazione dirigenziale elettronica, che eliminerà la necessità della firma calligrafa e quindi la doppia circolazione della docuemntzione (cartecea e digitale) riducendo ulteriormente i tempi di tutta la procedura e limitando al minimo la produzione e lo spostamento tra uffici di documenti cartacei.