del 28/09/2006

Le potenzialità del digitale per l'archiviazione dei dati nell'ambito della pubblica amministrazione: Ulss 8 di Asolo, in collaborazione con il Politecnico di Milano, organizza un convegno il 29 settembre. Un confronto internazionale che, a partire dal contesto normativo, affronta tutti i complessi aspetti - organizzativi, di gestione, di opportunità - di questo innovativo processo ancora tutto da sperimentare.

Premessa

La conservazione digitale è il processo.... finalizzato a rendere non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo, in tutta la sua integrità ed autenticità, un documento. E' sempre generato da documenti digitali, opportunamente differenziati per la loro tipologia d'origine (fonte CNIPA).

Se la Biblioteca di Alessandria non fosse andata distrutta da un incendio e più di cinquecentomila testi antichi non fossero andati perduti probabilmente la nostra civiltà, la nostra vita, sarebbe stata diversa. Il riferimento all'opportunità di conservare il nostro patrimonio culturale non è casuale nella promozione di questo incontro di lavoro: le esperienze più significativa di conservazione digitale si hanno negli archivi di stato o nelle biblioteche nazionali. Oggi le possibilità di conservare documenti e informazioni sono infinitamente maggiori, ma si apre anche il dilemma digitale: quanto sono affidabili le nuove tecnologie per consegnare la memoria del presente alle generazioni future?

Ambiti dell'incontro

La risposta, in questo caso, è affidata ad esperti internazionali che si alterneranno sul tema della conservazione digitale, uno strumento potente sul piano dell'archiviazione di quantità di documenti, della consultazione locale e remota e della elaborazione dei dati nel tempo. Tenteranno una risposta ai nuovi problemi che esso comporta: la sicurezza nella conservazione e nella consultazione, la stabilità dei supporti di archiviazione, l'accessibilità ai dati nel tempo nonostante la continua evoluzione dei sistemi operativi, il pericolo della manipolazione e della corruzione dei documenti digitali.

Ad organizzare l'appuntamento l'Ulss 8 di Asolo e il Politecnico di Milano. I due enti collaborano da tempo sul fronte del digitale e con questo Convegno intendono proporre un discussione concreta, non teorica, su problemi che per la pubblica amministrazione, per centri di formazione, per istituzioni culturali e sociali, sono ormai quotidiani. La crescente quantità di informazioni in formato elettronico ha concentrato l'attenzione su nuove opportunità e su nuovi fattori di rischio, in particolare il problema dell'obsolescenza.

Non solo cultura

Presenti diverse Istituzioni mondiali dalla Banca mondiale di Washington all'Istituto McLuhan, dalla Unione europea a università come la British Columbia, l'Università di Glasgow e di Urbino, centri di archivistica come la Biblioteca Apostolica Vaticana e la Biblioteca di Vienna e la Biblioteca Nazionale. Questo invita a riflettere sull'enorme potenziale di applicabilità di questo processo che ancora, tuttavia, stenta a diffondersi in modo capillare, nonostante gli indiscutibili vantaggi.

In questo senso il progetto condotto dall'Azienda sanitaria ULSS 8 di Asolo è indicativo: un archivio unico che oltre a raccogliere undici chilometri di documenti cartacei, immagazzina in formato digitale cartelle cliniche, referti, immagini radiologiche a partire del 2002 e digitalizza tutti i documenti storici dal 1600 in poi delle strutture sanitarie del territorio. Questa esperienza ha condotto l'Ulss 8 ad affrontare il tema del digitale e infine a portare ad Asolo i maggiori esperti mondiali per individuare le soluzioni più avanzate nella conservazione digitale. Un primo passo verso quelle coalizioni tra biblioteche e archivi, comunità di ricerca ed enti commerciali che da più parti vengono indicate come la scelta migliore per la conservazione delle memorie digitali.

Archivio centrale: accesso unico, migliaia di informazioni

Nell'archivio unico viene inserita tutta la documentazione sanitaria ed amministrativa, sia la parte storica, sia la parte corrente derivante dalla normale attività aziendale.
La documentazione da trasferire nell'Archivio centralizzato, depositata in 27 vecchi archivi (di cui è stata disposta la chiusura), aveva una consistenza pari a 10.800 metri lineari.

Il trasferimento dei documenti nell'Archivio unico è stato preceduto da una serie di operazioni miranti alla salvaguardia del materiale: tutti i contenitori (faldoni) sono stati catalogati ed etichettati e le informazioni di ciascuno (tipo documentazione, anno, uffico/reparto, numero cartella/fascicolo, oggetto, etc..) trasferite in apposito programma software che ha permesso la generazione di etichette individuali a lettura ottica; ciascun contenitore è stato poi cellofanato per garantire integrità durante il trasporto e migliore conservazione contro deposito di polvere in archivio, ecc..
Nel nuovo Archivio è stata registrata la posizione assegnata ad ogni contenitore trasferito, utilizzando dei computer palmari e la radiofrequenza per la lettura dei codici a barre dell'etichetta e per l'aggiornamento della banca dati dell'Archivio.

Tutti i documenti conferiti nell'archivio centralizzato, grazie all'introduzione di procedure di catalogazione ICT, possono essere in ogni momento facilmente reperiti per qualsiasi esigenza di consultazione. Per facilitare le operazioni di reperimento sono state sviluppate specifiche funzioni di ricerca nella banca dati delle singole sezioni di archivio: sezione cartelle cliniche, sezione documenti sanitari, sezione documenti amministrativi, sezione storica d'archivio, sezione di deposito dei documenti in attesa delle operazioni di scarto. La procedura permette anche di gestire il "processo produttivo" dell'Archivio cartaceo dando conto in ogni momento dello stato e delle modalità di utilizzo degli spazi di deposito.

La gestione

La gestione dell'Archivio centralizzato è stata affidata ad una società privata in possesso di specifico know-how e le attività sono state puntualmente disciplinate da appositi regolamenti: progetto per la realizzazione dell'archivio, regolamento per la gestione dell'archivio centralizzato, protocollo per la sicurezza.

Le principali attività svolte dall'Archivio sono:
La gestione dell'archivio fisico - riguarda la documentazione amministrativa e sanitaria (classificazione, ritiro, allocazione e custodia); sono comprese anche le eventuali richieste di documenti in originale.
L'archiviazione digitale - riguarda le cartelle cliniche. La digitalizzazione avviene in modo sistematico per le cartelle cliniche correnti a far data dal 2002 e, on-demand, per le cartelle cliniche relative al periodo antecedente al 2002;
La gestione del sistema per la consultazione on-line - le cartelle cliniche digitalizzate sono disponibili per la consultazione(tramite la rete intranet aziendale) da parte di tutti i reparti ospedalieri;
La gestione web-cam - per le consultazione e la riproduzione dei documenti amministrativi.
La conversione e la sostituzione nel digitale dei documenti clinici in microfilm - questa funzione viene assolta per le cartelle cliniche microfilmate nel biennio 1984 / 1985.

Dai presidi ospedalieri vengono prelevate periodicamente le cartelle cliniche da prendere in carico; successivamente le stesse vengono sottoposte al processo di digitalizzazione ed infine vengono archiviate. Le immagini digitali, dopo la validazione, vengono registrate su un data base server e rese disponibili per la consultazione on-line da parte del personale sanitario (medici e capisala) dell'ospedale. E' prevista anche analogo trattamento per le cartelle cliniche del periodo dal 1919 (l'anno più vecchio di conservazione) al 2002 che, a qualsiasi titolo, sono oggetto di richiesta di consultazione o di riproduzione.
Ciò evidenzia che, tranne per l'ipotesi di disponibilità dell'originale richiesto dall'Autorità giudiziaria ed altri casi del genere, la cartella clinica nel suo "originale cartaceo" non conoscerà più movimentazioni / utilizzi esterni alla struttura archivistica.
Per soddisfare richieste urgenti è prevista l'attivazione di un servizio di pronta disponibilità nell'Archivio, con copertura del servizio da parte di personale sulle 24 ore e per tutti i giorni dell'anno, per rendere fruibili in linea cartelle cliniche ancora non digitalizzate.

La sicurezza

La struttura e l'attività del nuovo Archivio sono protette da alcuni sistemi di sicurezza con soluzioni di tipo organizzativo e tecnologico:

Soluzioni organizzative:

• Ingresso locali d'archivio: l'accesso viene autorizzato da personale dell'archivio che opera
• Accesso ai documenti: solo alcuni operatori possono accedere ai locali nei quali sono conservati i documenti: essi dispongono di apposito badge che viene letto da dispositivo collocato sulla porta d'ingresso e ne autorizza l'ingresso.
• Video sorveglianza aree esterne.

Soluzioni tecnologiche:

• Backup dei dati: per garantire la salvaguardia dei dati aggiornati, vengono eseguiti dei backup giornalieri dei data-base su unità nastro (DAT); le immagini delle cartelle cliniche vengono archiviate su supporto ottico in duplice copia e conservate in armadi ignifughi in locali diversi e distanti tra loro.
• Sistema di Firewall: dispositivo di protezione del sistema informatico da tentativi di intrusione non autorizzati.
• Rete Wireless: la rete wireless, installata all'interno dell'archivio utilizzata per la comunicazione con i sistemi di elaborazione palmari, è protetta e cifrata.
• Sistema Antivirus: è previsto un sistema antivirus installato su ogni postazione del back-office che viene regolarmente aggiornato.

Per ciò che riguarda la sicurezza informatica nella gestione delle cartelle cliniche, sono state definite soluzioni sia per gli aspetti relativi alla integrità dei dati che alla loro riservatezza:

• Identificazione degli utenti: l'accesso al sistema avviene con un normale browser internet, il login al sistema è garantito mediante l'inserimento di userid, password e di una smartcard.
• Log degli accessi: tutte le attività effettuate dagli utenti all'interno del software vengono registrate ed archiviate in un data-base. E' possibile interrogare il sistema per visualizzazione il file di log e verificare gli accessi effettuati nel sistema, le operazioni effettuate ed i documenti visualizzati.
• Cifratura delle trasmissioni: l'accesso al sistema di gestione delle cartelle cliniche avviene esclusivamente tramite browser su connessione protetta SSL. Tutti i dati scambiati tra il browser e il server web sono cifrati. L'utente che si connette può assicurarsi dell'autenticità del sito web visionando il certificato digitale del server.
• Cifratura dei dati su disco: i dati relativi alle immagini delle cartelle cliniche sono cifrati su disco e sono inaccessibili anche al personale addetto alla gestione del sistema.
• Sistemi Informativi Ridondanti: per aumentare le prestazioni del sistema ma soprattutto la tolleranza ai guasti, sono predisposti due Server Web gemelli, sia nella configurazione hardware che software, che costituiscono un Cluster di bilanciamento di rete. Il Middle-End, che ha il compito di servire le richieste effettuate al Database e memorizzare i documenti, inoltre implementa un'architettura di tolleranza ai guasti che consiste in un Cluster di Server composto da 2 nodi con memoria condivisa.

"Conservare il digitale: un confronto internazionale", il 29 e 30 settembre ad Asolo