LA SOLUZIONE AURIGA

In anni dedicati alla progettazione, sviluppo e messa in produzione di molteplici applicativi volti a informatizzare o reingegnerizzare diversi aspetti dell'azione amministrativa (protocollo, atti, commercio, edilizia, tributi, demanio idrico solo per citarne alcuni) Engineering ha maturato la consapevolezza dell'esistenza di un denominatore comune di importanza cruciale: la gestione del documento e l'automazione parziale o completa dei processi in cui i documenti vengono prodotti o acquisiti. Di qui l'importanza strategica che Engineering ha attribuito alla realizzazione di una propria soluzione documentale, AURIGA, collaborativa ma anche dotata di una componente di workflow procedurale.

Descrizione e punti di forza

La soluzione è stata concepita con l'obiettivo d'essere un prodotto completo, a sé stante e in grado di fornire un valido supporto a tutti gli applicativi della Pubblica Amministrazione che abbiano a che fare con documenti e procedimenti. AURIGA è già stata integrata nei prodotti Engineering quali il sistema di protocollo informatico e-Grammata (per il quale, nell'ambito dell'accreditamento nel progetto DOCAREA, era previsto l'utilizzo di Hummingbird DMS come repository documentale) e il sistema di gestione atti e-Praxi, e con soluzioni di mercato quali Oracle Content Managment SDK e Centera della EMC2 (prodotto per l'archiviazione sostitutiva).
Il prodotto, nato dall'esperienza costituitasi su molteplici applicativi, da particolare importanza ai seguenti aspetti:

Integrazione delle funzionalità classiche di un sistema di Document Managment (DMS) tradizionale (versioning, check-in, check-out, ricerche full-text) con altre particolarmente indirizzate alla collaborazione, alla tracciatura degli iter documentali e alla gestione delle pratiche. In tal senso, cioè quello di integrare e non necessariamente sostituire eventuali DMS già in uso presso l'amministrazione, il sistema è pensato come una sorta di "disaccoppiatore" in grado di archiviare e reperire oggetti che possono trovarsi su DMS commerciali (anche più di uno e di tipo diverso) piuttosto che su dispositivi di storage (file-system, supporti di archiviazione sostitutiva ecc.) . In questo modo il sistema è in grado di realizzare una repository unica per l'amministrazione anche laddove vi siano fisicamente più repository su dispositivi/sistemi diversi.
Sicurezza: Ogni oggetto gestito nel sistema (documento, folder, workspace) ha una sua Access Control List che definisce chi e come può visualizzarlo e lavorarlo. Questa caratteristica permette la massima flessibilità nella definizione dei privilegi sul singolo oggetto: il fatto di realizzare una repository logicamente unica per l'amministrazione non preclude, anzi, garantisce la possibilità di controllare nel modo migliore gli accessi al patrimonio documentale dell'amministrazione stessa permettendo di applicare su di esso tutte le policy di sicurezza che si ritengano idonee a garantirlo da accessi indesiderati/impropri. Inoltre, sempre in tema di sicurezza, il sistema rende possibile la tracciatura di qualsiasi accesso e operazione rivolta ad esso; apposite funzioni amministrative consentono di visualizzare, ricercare ed effettuare statistiche sui trace e sugli accessi al sistema, nonché di gestire (cancellare piuttosto che archiviare) porzioni di questi stessi dati.
Storicizzazione dei dati relativi al contesto istituzionale, organizzativo, archivistico e procedurale, in modo tale da poter avere, per qualsiasi momento, la fotografia esatta dell'AOO e delle sue competenze, e poter quindi collocare in quella "fotografia" i documenti che sono stati prodotti o acquisiti allora.
Cooperazione applicativa, che si esplica nella possibilità di ricevere e restituire contenuti (e loro elaborazioni come le statistiche) in un formato quale l'XML che è ormai divenuto uno standard di fatto per la comunicazione tra sistemi diversi, nell'offerta di molteplici servizi in una modalità, quella dei web services, che è facilmente fruibile da qualsiasi applicativo e su qualsiasi piattaforma, e, infine, nella sua integrazione nativa sia con i più comuni strumenti di Office Automation (Word, Outlook Express, Lotus Notes) sia in un contesto di portale (a tal proposito va sottolineato che il prodotto è predisposto sia per l'autenticazione tramite presentazione di credenziali - username e password - sia per quella automatica tramite single sign-on, eventualmente con LDAP o Active Directory).
Ambiente altamente configurabile: nato con lo scopo di soddisfare esigenze di Enti diversi, il prodotto è stato pensato in modo che i suoi vincoli, i processi di background come la presentation, siano configurabili.
Possibilità di definire dinamicamente dati aggiuntivi da gestire, ovvero rende disponibili apposite funzionalità amministrative che consentono di definire attributi aggiuntivi (decidendone persino la presentation) con cui caratterizzare le entità (documento, fascicolo virtuale, procedimento ecc.) gestite dal sistema: questo rende il prodotto facilmente espandibile e integrabile con altri sistemi, permettendo anche di farne un valido supporto a quelle attività dell'amministrazione per cui non esistono applicativi dedicati.
Fornire un sistema per la definizione dinamica di modelli documentali e stampe piuttosto che un insieme predefinito di modelli, in modo tale che una qualsiasi amministrazione, con il suo specifico applicativo, possa creare i propri modelli e usufruirne quando occorre.
Fornire un framework che permetta, in maniera facile e senza nuove implementazioni, la modellazione di un processo con un iter definibile a priori, vale a dire offrire non solo un motore di workflow, che peraltro è integrato nel framework, quanto un insieme di strumenti (tool grafico di disegno, funzionalità per associare le entità del sistema, quali ad esempio i tipi di documenti o i tipi di procedimenti, ai flussi modellati, per definire i ruoli abilitati a svolgere le attività, per aggiungere nel processo controlli, magari non bloccanti, oltre a quelli modellati nel disegno) e di regole che permettono di modellare i processi garantendo/offrendo:
la possibilità di applicare ai processi il gradiente di vincolo desiderato
la possibilità di tracciare anche azioni che non sono rappresentate come attività del flusso modellato ma che corrispondono magari a singole parti/eventi che possono accadere in un'attività modellata;
la riusabilità dei moduli applicativi e delle funzioni batch in qualsiasi flusso di processo:
ciò fa sì che, senza alcuno sforzo di nuove implementazioni, sia possibile realizzare un nuovo flusso procedurale (o modificarne uno esistente) in modo che ricombini con qualsivoglia logica un set di attività corrispondenti ai moduli gestionali e alle funzioni batch messi a disposizione dagli applicativi.
la realizzazione di uno scadenziario di processo
le funzioni per ottenere statistiche e informazioni sui carichi di lavoro (esportabili in formato XML)
il mantenimento della possibilità di avere entità dello stesso tipo il cui iter è guidato dal motore di workflow affianco ad altre il cui iter scorre senza il supporto del workflow stesso.
la "sfilabilità" dello specifico motore di workflow, ovvero possibilità, senza un impatto troppo esteso sul framework, di sostituire il motore di workflow attualmente incluso.

Offrire un unico punto di accesso, la SCRIVANIA VIRTUALE, per la gestione di tutti i documenti sottoposti all'attenzione di un utente o su cui egli deve lavorare, superando così la vecchia logica di suddivisione delle maschere gestionali in base a logiche funzionali e/o applicative. La scrivania virtuale integra funzionalità di scadenziario permettendo di ricercare documenti e fascicoli con scadenze prossime (entro un determinato numero di giorni) o trascorse (oltre un determinato numero di giorni) e fornisce le evidenze grafiche degli oggetti con scadenze prossime o trascorse. Sugli oggetti della scrivania virtuale si possono richiamare tutte le funzionalità possibili in base al loro stato e alle abilitazioni dell'utente: presa in carico, smistamento/invio, restituzione, firma, registrazione di presa visione, fascicolazione, chiusura, modifica dati, modifica ACL, versioning, check-in, check-out, lock, unlock, apposizione di commenti, sottoscrizione per essere avvertiti quando sull'oggetto si verifica una delle operazioni precedenti ecc. Alcune delle operazioni possono essere effettuate su più documenti/fascicoli in un'unica soluzione (assegnazione, presa in carico, presa visione, firma, chiusura).

Aspetti tecnologici

Fruibilità dei moduli applicativi tramite browser WEB, dunque senza necessità di installazione di alcun software sui client, in modo tale da consentire un utilizzo su larga scala ed eventualmente anche in modalità ASP.
Portabilità e scalabilità, infatti l'application server che eroga le funzionalità WEB e i web services può essere quello già adottato dall'amministrazione, poiché nello sviluppo non sono state utilizzate specificità di alcun application server.
Sistema multi-ente e multi-AOO, dunque fruibile anche da più enti e/o più AOO in modalità ASP.
Integrazione con la firma digitale
Utilizzo, ove possibile, di prodotti / SW open source, secondo le indicazioni del Ministero per l'innovazione e le Tecnologie
Modularità, perché se è vero che il prodotto offre una soluzione completa alla gestione documentale, è altrettanto vero che il prodotto si compone di una serie di moduli che possono essere acquisiti singolarmente ed eventualmente in momenti successivi da un'amministrazione che, o possegga già delle proprie soluzioni per alcuni dei moduli, o decida, per ragioni organizzative piuttosto che economiche, di dotarsi di un modulo alla volta. In particolare, per quanto riguarda il modulo di "store" dedicato alla conservazione digitale, all'archiviazione sostitutiva e alla fruizione nel tempo dei contenuti documentali e informativi, Engineering ha realizzato MNEME, una soluzione pensata per l'installazione presso un Centro di Conservazione Digitale, cioè una struttura dedicata alla conservazione della memoria digitale di più amministrazioni e dotata di personale archivistico e informatico altamente qualificato.

MNEME

Le amministrazioni che si avvalgono dei servizi di MNEME devono semplicemente avere un sistema di protocollo informatico e gestione documentale conforme ai requisiti normativi (non necessariamente la soluzione Engineering) dal momento che tutto il trasferimento di dati dalle amministrazioni al Centro di Conservazione Digitale e viceversa avviene in formato XML, facendo uso di un canale di comunicazione sicuro e riservato.

Benefici

Colloquio cittadino - PA tramite strumenti telematici (PEC, fax, funzionalità accedibili via WEB)
Trasparenza amministrativa: sia verso l'esterno, nel senso che con strumenti telematici (mail, pagine WEB, fax) il cittadino può conoscere lo stato delle pratiche da lui avviate; sia verso l'interno, in quanto per gli operatori dell'amministrazione vi è la garanzia, in assoluto rispetto delle politiche di sicurezza, di poter reperire in ogni momento e da qualsiasi postazione di lavoro dotata di browser i documenti e i fascicoli acquisiti o prodotti dall'amministrazione in qualsiasi momento.
Maggiore efficienza nel colloquio tra Pubbliche Amministrazioni: tramite l'utilizzo della Posta Elettronica Certificata e l'applicazione delle regole di interoperabilità tra Protocolli Informatici.
Maggiore efficienza all'interno dell'Amministrazione: lo scambio di informazioni tra soggetti interni alla PA avviene in modo istantaneo e sicuro anche senza necessità di utilizzare la posta elettronica (come auspicato nel Codice dell'Amministrazione Digitale); in qualsiasi momento e da qualsiasi postazione dotata di un browser è possibile reperire documenti e fascicoli di interesse utilizzando criteri di ricerca su tutte le informazioni salvate nel sistema (incluso il contenuto dei documenti); il supporto di un workflow procedurale permette di automatizzare o almeno velocizzare i processi con iter definibile a priori; funzionalità di scadenziario e statistica permettono di monitorare l'efficienza amministrativa e i carichi di lavoro; la cooperazione applicativa garantita dal sistema permette di sfruttare al meglio, in sinergia con il sistema stesso, tutta la dotazione SW della PA.
Riduzione dell'utilizzo di carta all'interno della PA: in quanto la notifica di un documento/procedimento a un altro soggetto all'interno della PA non richiede la creazione di alcuna copia cartacea, e perché il sistema facilita la dematerializzazione dei documenti formati originariamente su supporto cartaceo; inoltre le copie fisiche dei documenti non sono più necessarie quando utili solo al supporto delle metodologie di organizzazione dei documenti (il sistema permette di affiancare all'organizzazione archivistica per titolario qualsiasi altra organizzazione, meno vincolante e più consona alle mansioni di ciascuno).
Standardizzazione e velocizzazione della produzione di documenti, grazie all'utilizzo di template per la redazione di documenti.
Sicurezza, sia in termine di accesso ai contenuti documentali e informativi che in termini di garanzie hardware e software (integrità, autenticità ecc) sulla conservazione dei contenuti stessi, sia in termini di tracciatura di tutti gli accessi e le operazioni sul sistema.