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TMPL2
 Dematerializzazione:
una rivoluzione complessa ma possibile Ne
parliamo con
Rossella
Bonora - Provincia di Bologna, responsabile del Progetto DOCAREA del
04/05/2006
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Considerato
come progetto e-Gov DOCAREA può definirsi concluso, perché ha raggiunto
gli obiettivi che si era prefissato. Naturalmente è ovvio che tutto si
può migliorare, ma è anche vero che se non si ha il coraggio di
porsi un limite e cominciare ad essere operativi, si rischia di lavorare in eterno
senza produrre mai nulla di concreto.
Il nostro obiettivo primario era quello
di riuscire a mettere in grado gli enti locali di medie e piccole dimensioni di
poter dematerializzare la propria attività e lavorare senza carta. Eravamo
consapevoli che il nostro lavoro avrebbe dovuto produrre risposte e soluzioni
non solo in un contesto tecnologico, ma anche in un contesto giuridico, archivistico,
normativo ed organizzativo, ci siamo impegnati in questa direzione ed oggi, come
Provincia di Bologna, stiamo sperimentando in prima persona le nostre soluzioni
constatando piacevolmente come la dematerializzazione non sia un obiettivo così
irraggiungibile. |
| Siamo
vicini ad una PA senza carta? | |
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| Innanzitutto
ci tengo a precisare con non era nostro obiettivo costringere le amministrazioni
a dematerializzare la propria attività, bensì provare ad operare
insieme in un contesto difficile come quello della digitalizzazione della documentazione.
Dal "fare insieme" e dalla massa critica derivante dall'unione della
forza pubblica si possono ottenere, infatti, una serie di vantaggi, da quelli
economici a quelli tecnologici, pur restando nel rispetto della piena autonomia.
Tuttavia per attuare la dematerializzazione in un ente di qualunque dimensione
ci vuole una consapevolezza e una funzione di guida della parte politica ed amministrativa
del singolo ente che è una cosa ben diversa dal realizzare un progetto
di e-Gov. Se fino ad oggi abbiamo tentato di realizzare un progetto, quindi, da
adesso in poi lo sforzo passa a cercare di far entrare questo progetto nella realtà
quotidiana. |
| Il
rispetto dell'autonomia è anche quello che vi ha fatto propendere per il
sistema di accreditamento delle soluzioni? | |
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L'accreditamento
delle soluzioni deriva da una considerazione di natura organizzativa. Per permettere
a qualunque amministrazione di poter lavorare con gli strumenti di DOCAREA, ciò
che bisognava assolutamente evitare era realizzare un nuovo software di gestione
della documentazione ed imporlo alle amministrazioni del network. Se come interlocutore
si ha un ente medio piccolo è, infatti, molto probabile che la soluzione
di gestione documentale che esso adotta sia inserita all'interno di un pacchetto
più o meno integrato con altri gestionali classici di un fornitore di fiducia.
Imporre un nuovo software avrebbe voluto dire, quindi, combattere le resistenze
dell'amministrazione, che doveva cambiare applicazione e dei fornitori, che si
vedevano sottratto un cliente. Lavorare sull'accreditamento è stata una
strada più complessa ma sicuramente più proficua. Abbiamo instaurato
un rapporto con i fornitori di tutti gli enti del consorzio, chiedendo loro di
far evolvere i loro prodotti in base ad alcune specifiche che li trasformassero
da prodotti disomogenei a prodotti di qualità, che consentissero all'amministrazione
di realizzare al meglio questo tipo di attività. In questo modo abbiamo
ottenuto il consenso degli enti che si rendevano conto che i prodotti da loro
utilizzati, pur se consolidati, erano spesso lontani dall'obbiettivo ideale e
che, soprattutto, erano consapevoli del risparmio derivante dal fare massa critica.
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| E
per quanto riguarda i fornitori? | |
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| Partendo
dal consenso delle amministrazioni abbiamo avuto l'intuizione di proporre l'accreditamento
delle soluzioni, non solo alle aziende che erano già fornitori del network,
ma, attraverso un bando pubblico, ci siamo aperti a tutto il mercato dei fornitori
di prodotti per il protocollo informatico e la gestione documentale. Per invogliare
i fornitori abbiamo stabilito un contributo per ogni ente/cliente conservato alla
fine del processo, per non scatenare una guerra industriale, mentre i nuovi produttori
hanno avuto il vantaggio di vedersi certificato un prodotto e quindi aperto un
mercato da cui, al momento, erano fuori. Ad oggi noi abbiamo 25 prodotti accreditati
(di cui 18 per il protocollo) e la certificazione DOCAREA è divenuto elemento
qualificante anche nelle gare esterne al network. |
| La
dematerializzazione è senza dubbio un vantaggio, ma non mancano le difficoltà
e le critiche, specie quando si parla di conservazione. Come le avete affrontate? | |
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Abbiamo
lavorato sulla conservazione sin dall'inizio e se per i primi due anni ci siamo
soffermati maggiormente sulle problematiche legate alla gestione corrente della
documentazione, il terzo anno lo abbiamo intermente dedicato al problema della
conservazione. Non abbiamo nessuna possibilità di far decollare la dematerializzazione
dell'attività amministrativa fondandoci sulla gestione documentale, se
contemporaneamente non ci preoccupiamo di come questi documenti verranno conservati
nel tempo. Questa chiarezza la avevamo già nel 2002 quando abbiamo scritto
il progetto ed avevamo già previsto allora un set di attività dedicate
ad analizzare, studiare e risolvere il problema prima concettualmente e logicamente,
poi tecnicamente. Sebbene all'inizio la nostra fosse una voce nel deserto, oggi
questo è un concetto ormai acquisito, ed anche nel convegno
del 20 aprile scorso è stato ribadito da tutte le voci.
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| Come
si è tradotto tutto ciò in concreto? | |
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| Si
è tradotto con la definizione del modello di conservazione. Abbiamo individuato
sia i problemi principali, che le risposte organizzative/giuridiche che ci sembravano
adeguate, impostando da subito il rapporto tra archivio corrente e archivio di
conservazione, e riflettendo sul problema del mantenimento nel tempo di tutta
la documentazione digitale. Oltre a costruire il modello funzionale abbiamo, poi,
messo a punto il software che permette tutto ciò e che è stato messo
a disposizione della comunità nell'ottica del riuso. Infine abbiamo individuato
il modello organizzativo per la gestione. Mi preme particolarmente sottolineare
questo ultimo aspetto perché anche qui si crea una frattura rispetto al
passato: la produzione dei documenti, infatti, tenderà ad infinito e per
poter gestire la conservazione e tutti i problemi di tipo tecnico e tecnologico,
occorre svincolare l'ente dagli oneri di archiviazione e creare strutture centralizzate.
Un ente, piccolo o grande che sia, da solo non può sostenere l'intero carico
di lavoro, perché l'infrastruttura tecnica e le risorse umane che deve
utilizzare per gestire questa partita nel tempo è elevatissimo ed occorrono
risorse specializzate e tecnologie che cambiano con frequenza. Noi abbiamo individuato
il livello adatto per gestire la conservazione nell'ambito regionale ed in Emilia
Romagna verrà, appunto, costituito il polo archivistico di concentrazione
regionale nel quale confluiranno tutti i documenti digitali dell'amministrazione.
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| La
normativa è adatta a supportare pienamente la dematerializzazione? | |
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Sotto
il profilo della gestione corrente siamo ad un ottimo livello, mentre per quanto
riguarda la conservazione occorre lavorare ancora, soprattutto in merito all'organizzazione
e all'integrazione tra tecnologia e strutture esistenti. Quello che è stato
scritto in questo ambito, infatti, è più che altro orientato alla
tecnologia, mentre ciò che si è capito in questi anni, e lo stesso
CNIPA se ne è accorto, è che la tecnologia è solo un pezzo
di questa partita. La normativa va quindi rivista per riuscire ad incastrare un
problema tecnico all'interno di un contesto di garanzia giuridica. Mi riferisco
prima di tutto all'usabilità nel tempo di queste informazioni, con riferimento
alle relazioni tra documenti, ai metadati ed ai fascicoli, che la delibera 11
tralasciava assolutamente. In secondo luogo mi riferisco all'aspetto della praticabilità
e quindi alla questione dei protocolli temporali e della validità nel tempo
di strumenti informatici come la firma digitale. Infine il terzo problema è
quello dei formati su cui si stanno dibattendo in tanti convergendo più
o meno tutti su una visione comune: dobbiamo battezzare dei formati accettabili,
aperti e non proprietari, e che pur essendo molteplici siano documentati. Altrimenti
rischiamo di trovarci da un momento all'altro con milioni di documenti illeggibili.
Ci sono, poi, altri temi minori su cui occorre che la normativa si fermi a
riflettere, ma non sto dicendo nulla di nuovo. All'interno del CNIPA la consapevolezza
di queste problematiche è ben radicata e si sta lavorando insieme al MIBAC
per far procedere di pari passo il tema tecnologico e quello archivistico.
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| DOCAREA
è un progetto pronto per il riuso? | |
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| Non
abbiamo partecipato la catalogo perché siamo un progetto di infrastruttura.
Le amministrazioni che intendono utilizzare le nostre soluzioni, quindi, non potranno
avvalersi del contributo pubblico, però noi ci comportiamo in maniera analoga
a quello che fanno i progetti a catalogo, mettendo a disposizione di chiunque
lo richieda tutto il materiale realizzato. Uno tra gli elementi più richiesti,
ad esempio, è quello dei web services di integrazione tra i 18 prodotti
accreditati e la piattaforma documentale. La richiesta è continua anche
perché sono i nostri stessi fornitori ad essere veicoli di diffusione.
Io credo molto nella collaborazione pubblico privata, ed in particolare credo
che in questi processi di interesse reciproco e di convergenza di obiettivi, il
privato sia un vettore forte di innovazione. Tutti i nostri fornitori, attraverso
la loro rete commerciale, hanno offerto ai loro potenziali clienti soluzioni accreditate
da DOCAREA, per accedere alle quali gli enti dovevano iscriversi al network. In
questo modo siamo cresciuti e stiamo crescendo insieme. |
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