del 30/03/2006

Nel campo dell'innovazione tecnologica le scelte a breve termine non pagano. È ormai noto, infatti, che utilizzare del denaro pubblico per acquistare apparecchiature o infrastrutture ICT è spesso sinonimo di spreco più che di investimento, se alle spalle di queste scelte non c'è una vera e propria strategia in grado di guidare l'amministrazione verso obbietti precisi di automazione o di erogazione di servizi. Proprio per far fronte a tale esigenza è nato PICTURE progetto di ricerca europeo a cui partecipano il Comune di Torino e il Consorzio CSI.

L'idea

Se è vero che l'innovazione si attua puntando al medio-lungo periodo, attraverso investimenti che non coinvolgono solo le tecnologie ma, soprattutto, i processi amministrativi interni, è anche vero che le amministrazioni più piccole, specie quelle comunali, troppo spesso sono lasciate da sole senza avere né le competenze, né le risorse adatte per compiere le scelte migliori. Scarsità di fondi, budget annuali, vincoli legati ad investimenti precedenti, mancanza di conoscenza del mercato e, soprattutto, scarsità di tempo derivata da una situazione di "continua emergenza", rappresentano un ostacolo difficile da superare per le municipalità non solo del nostro Paese, ma a livello Europeo. PICTURE affronta proprio questo problema, provando a fornire una metodologia in grado di essere da guida alle amministrazioni nella conduzione degli investimenti ICT e nella riorganizzazione delle procedure, permettendo al decisore di valutare qualitativamente e quantitativamente l'impatto dell'innovazione sui processi interni.

Come lavora PICTURE

Finanziato dal VI Programma Quadro di Ricerca e Sviluppo Tecnologico della Commissione Europea, il progetto si propone di aiutare gli amministratori pubblici a valutare con precisione quali saranno le ricadute economiche e i benefici delle spese in sistemi informatici, permettendo loro di sviluppare strategie di ampio respiro. In sostanza PICTURE proverà ad individuare i problemi comuni ad una serie di amministrazioni differenti, analizzerà le soluzioni offerte dal mercato, scindendole nelle loro componenti basilari e suggerirà strategie ottimali per affrontare il cambiamento proponendo processi e strumenti. In questo modo migliorerà la qualità e l'efficienza dei servizi erogati a cittadini e imprese, ma ciò che più conta è che si forniranno elementi quantitativi per permettere agli amministratori di giustificare, da un punto di vista politico e sociale, gli investimenti in ICT.

Tempi e finanziamenti

Il progetto prevede una durata complessiva di tre anni, con momenti di verifica semestrali da parte della Commissione, anche se all'interno del gruppo di lavoro vengono realizzati ogni 2 mesi incontri e conference call per verificare i singoli avanzamenti e fare il punto della situazione. Il documento di candidatura presentato alla Commissione prevede quindi un timing abbastanza serrato, così come è stato stabilito nel dettaglio anche l'investimento complessivo. Il valore totale del progetto è di circa 3,5 milioni di euro, dei quali il 65% circa verrà finanziato dall'Europa ed il resto dai singoli partner.

Gli enti partecipanti

SAP AG (Germania);
Città di Torino (Italia);
CSI-Piemonte (Italia);
European Research Center for Information Systems dell’Università di Muenster (Germania);
Planet SA (Grecia);
Università di St. Gallen (Svizzera);
Università di Lodz (Polonia);
FileNet (Gran Bretagna);
Città di Amaroussion (Grecia);
Città di Lodz (Polonia);
Città di Muenster (Germania);
Città di Winterthur (Svizzera).

I Workpackage

Essendo stato co-finanziato nell'ambito di una bando per progetti di ricerca e sviluppo, l'obiettivo finale di PICTURE non sarà un prodotto commerciale, ma la dimostrazione che l'idea, applicata ad un determinato contesto reale, possa funzionare davvero e portare i benefici ipotizzati, magari strutturando una serie di casi pilota. Per far questo i dodici enti partecipanti al progetto (università, amministrazioni municipali e imprese private) si sono divisi minuziosamente compiti e scadenze per consentire a tutti di lavorare per obbiettivi in maniera efficiente e per coordinare un così eterogeneo parterre di attori. Le attività sono state suddivise in 7 unità centrali, i WorkPackage, ciascuno coordinato da un particolare partner.
WP1: questa prima fase, propedeutica a tutte le altre, vedrà il coinvolgimento di una serie di amministrazioni che, mettendo a confronto le proprie esperienze e le proprie scelte rispetto ai sistemi informativi, dovranno individuare degli elementi comuni. Tali elementi non dovranno essere servizi o prodotti, ma analogie strutturali. Ad esempio se si prende in considerazione il sistema di certificazione dello scambio della posta tra enti pubblici ciò che conta non è tanto il nome che si da a questa certificazione (PEC, sign, o altro) quanto il ruolo e il processo che c'è dietro. Tali elementi comuni prenderanno il nome di Building Blocks e saranno usati per catalogare tutti i processi amministrativi all'interno di un unico archivio.
WP2: parallelamente all'individuazione dei Building Blocks, si provvederà alla creazione di una archivio "certificato" di tutte le architetture ICT potenzialmente in grado di generare valore nella PA con particolare riferimento alle municipalità. Ogni applicazione catalogata sarà destrutturata nelle sue componenti basilari per consentire di individuare le migliori soluzioni offerte dal mercato per ogni singolo elemento base. In questo modo si potranno creare gruppi di funzionalità con il migliore rapporto costo/benefici.
WP3: Sulla base delle rilevazioni dei WP 1 e 2 si individueranno criteri quantitativi adatti a misurare l'impatto dell'ICT sui processi amministrativi pubblici. Ciò sarà possibile mettendo a confronto le funzionalità basilari del WP2 con i temi comuni dei Building Blocks del WP 1.
WP4: la metodologia di misurazione dell'impatto dell'ICT del WP3 fornirà l'informazione necessaria per il WP successivo che provvederà allo sviluppo di una metodologia di definizione dei processi. Tale metodologia dovrebbe essere di guida alla pianificazione e al coordinamento dei meccanismi di gestione e distribuzione dei compiti all'interno di ciascuna organizzazione. Il prodotto finale dovrebbe essere un software in grado di fornire una visualizzazione grafica e linguistica del modello procedurale ottimale per l'introduzione di una determinata innovazione.
WP 5: sarà dedicato a disegnare il prototipo di PICTURE basato sui risultati concettuali dei WP precedenti. Il tool sarà composto da tre componenti:

• Un'architettura framework;
• Il modulo di disegno dei processi (WP4);
• Il modulo di misurazione dell'impatto (WP3).

PICTURE sarà un prodotto che non avrà bisogno di aggiornamenti e l'unione tra le due componenti basilari fornirà informazioni sull'impatto dell'introduzione dell'ICT nella pianificazione dei processi della PA. Naturalmente i gradi di prospettiva offerti saranno molteplici tutti realizzati a partire dagli algoritmi individuati nel WP3
WP6: la fase finale riguarderà la realizzazione di un framework di sviluppo che permetta la misurazione dei risultati del prodotto in un ambiente reale e la creazione di un report contente i risultati della dimostrazione e delle attività di sviluppo.
WP7: l'ultimo WorkPackage è quello relativo alla comunicazione, indirizzata a sei paesi e divisa in tre ambiti: amministrazione pubblica, università e industria. Responsabile di questa sezione sarà proprio il Consorzio CSI, che si occuperà tra l'altro della realizzazione e dell'aggiornamento sito Internet ufficiale dell'iniziativa, andato on line venerdì 3 marzo. Gli altri canali utilizzati per la comunicazione saranno le newsletter on line, i seminari e gli incontri internazionali, la carta stampata e i canali istituzionali ufficiali.

Il risultato finale

Tutte le informazioni raccolte saranno inserite ed archiviate in un database che, collegato ad un prodotto software, fornirà uno strumento di supporto a chi dovrà prendere le decisioni sugli investimenti informatici. Il prodotto finale dovrebbe essere un portale web intelligente che aiuti anche a compiere scelte mediante simulazione. L'amministratore o la parte politica, ad esempio, potrà interrogare il sistema sui costi di una determinata innovazione, sui passi da compiere per realizzarla e renderla funzionante, sui tempi necessari o sul livello di invecchiamento della soluzione e così via, ottenendo una serie di dati attendibili su cui costruire politiche e indirizzi. "La nostra ambizione - spiega Guido Albertini responsabile del progetto per il CSI Piemonte - non è quella di imporre standard su come gestire i processi sia perché ogni municipalità è autonoma, sia perché ogni realtà ha esigenze particolari. A noi interessa suggerire a quell'amministrazione che ancora non ha attivato tale standard quale sia il processo migliore, quali i tempi e quale l'investimento. Si tratta di offrire strumenti per scegliere bene tra le opportunità offerte dal mercato. La novità non è nello sviluppare nuove tecnologie, ma nell'avere un approccio ragionato nella scelta della tecnologia che orienti il decisione verso soluzioni condivise".

L'eccelleza del Piemonte si proietta in Europa , un'intervista con Guido Albertini, Dirigente Progetti Internazionali del CSI Piemonte

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