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TMPL2
 Integrazione
voce/dati, comunicazione più fluida
Ne
parliamo con
Andrea
Bondi - Responsabile dei Sistemi Informativi della Provincia
di Ravenna
del
16/02/2006
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Un
anno fa ci eravamo lasciati con la rete intranet SPIDI avviata da
poco. A che punto è oggi la rete della Provincia?
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Il
progetto SPIDI nasceva dall'esigenza di creare un sistema di gestione
documentale all'interno della nostra area intranet condiviso da tutte
le strutture dell'amministrazione provinciale. Attualmente 10 settori
su 15 stanno già utilizzando questo sistema e a breve partiranno
i primi servizi di gestione documentale standardizzati con il modello
DOCAREA, primi fra tutti il protocollo informatico e la firma digitale.
Il percorso che ci ha portato a questa standardizzazione è stato
particolarmente complesso in quanto venivamo da una situazione in cui
utilizzavamo una soluzione di protocollo custom, cioè realizzata
apposta per noi senza standard condivisi. Oggi abbiamo invece installato
la nuova versione conforme sia agli schemi di DOCAREA che, naturalmente,
a quelli CNIPA. A regime avremo un sistema che coprirà non solo
la gestione dei documenti protocollati, come da programma del progetto
DOCAREA, ma tutta la documentazione interna della provincia.
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Quali
sono gli altri servizi che avete messo a disposizione su SPIDI?
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SPIDI
si sta progressivamente arricchendo di nuove applicazioni in particolare
per quanto riguarda i servizi agli utenti. Abbiamo, ad esempio, reso disponibile
la consultazione del cedolino e quella del cartellino delle timbrature
tramite web. Stiamo, poi, portando a termine la realizzazione della modulistica
integrata XML che consentirà al personale di gestire tutti i rapporti
con la direzione risorse umane (ferie, permessi, maternità, paternità
eccetera) in maniera completamente digitalizzata, senza bisogno far circolare
materiale cartaceo che poi andrebbe ritrascritto per essere archiviato
nel sistema gestionale.
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Materialmente
l'ammodernamento della rete fonia che strutture ha coinvolto?
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Innanzitutto
bisogna dire che il presupposto di tutto il progetto VOIP è stato
il rinnovo delle reti dati, avviato nel 2004, che, come le divedo, ci
ha permesso di connettere tutte le sedi. Quando l'anno successivo abbiamo
pensato di passare ad una rete integrata voce/dati, parte del lavoro era,
quindi, già stata fatta e abbiamo solo dovuto potenziare le sedi
che non avevano una banda sufficiente a garantire una buona qualità.
La telefonia su IP, infatti, è sicuramente uno strumento di grande
razionalizzazione e di risparmio, ma necessita di infrastrutture moderne
ed adatte, altrimenti si rischia di offrire un servizio scadente o addirittura
peggiore di quello precedente.
Sfruttato la convenzione CONSIP abbiamo acquistato le nuove centraline
telefoniche Nortel ad un prezzo vantaggioso, tutte già predisposte
per dialogare tra di loro attraverso la rete IP. In questo modo tutto
il traffico vocale interno all'amministrazione non ha più bisogno
delle linee telefoniche tradizionali, ma viene instradato sulla rete dati.
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I
vantaggi del VOIP sono riconducibili a due categoria: riduzione
dei costi ed aumento dei servizi. Su quale vi state orientando maggiormente?
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L'idea
centrale era, ovviamente, quella di risparmiare. Il piano di lavoro realizzato
prima di avviare il progetto evidenziava, infatti, come una fetta cospicua
del traffico telefonico dell'amministrazione era diretto verso altre sedi
della stessa. Si tratta di costi che con il VOIP si azzerano.
L'altro motivo ci ha spinto verso questa scelta è stata, poi, l'opportunità
di offrire nuovi servizi che consentono di migliorare sia la gestione
interna che il rapporto con i cittadini. Ogni centralina, infatti, può
essere assimilata ad un computer in modo tale che, quando si crea una
rete di centraline si possono erogare a tutti gli utenti di tutte le sedi
gli stessi servizi, esattamente come facciamo già dal punto di
vista informatico. Prima questo non poteva avvenire perché la vecchia
rete telefonica aveva caratteristiche troppo eterogenee. L'uniformità,
invece, ci consente oggi di offrire ad esempio le caselle vocali, la possibilità
dell'integrazione tra centralino e posta elettronica, o la possibilità
di avere un fax server.
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Ci
sono dei dati relativi ai risparmi?
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Non
abbiamo dati ufficiali, ma attualmente non siamo ancora in una situazione
ideale ed i costi di infrastrutturazione, quindi, non sono stati ancora
ammortizzati del tutto. Il problema principale è che la rete
Lepida, la grande rete in fibra ottica che collegherà tutte
le amministrazioni pubbliche dell'Emilia Romagna non è ancora terminata
e non tutte le sedi della Provincia sono connesse in fibra. Ciò
ha fatto si che per quelle sedi già raggiunte dal cablaggio non
ci sia stato il bisogno di mettere mano alla rete dati e si siano potute
installare immediatamente le applicazioni VOIP, mentre per le sedi non
ancora raggiunte abbiamo preferito non intervenire e, in attesa dell'estensione
di Lepida, utilizzare linee di contenimento, ovvero linee telefoniche
analogiche che in caso di criticità supportano la rete dati HDSL.
Certo sono reti di emergenza che spesso non vengono nemmeno utilizzate
e che rappresentano comunque un costo che la Provincia deve sostenere,
ma in questo modo possiamo garantire la continuità e la qualità
del servizio in attesa che venga completata la connessione in fibra.
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Quali
sono i benefici attesi e quali i vantaggi già ottenuti fino
ad oggi?
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Oggi
tutte le telefonate tra gli uffici sono gratuite, o meglio sono comprese
nei costi di connessione ad internet. questo non è un vantaggio
da poco se si considera che ci sono degli uffici, come quello delle risorse
umane, verso cui si convoglia la maggior parte del traffico telefonico.
Abbiamo, poi, servizi diffusi sul territorio, come gli uffici di collocamento
a Ravenna, Faenza, Lugo e Cervia, che si chiamano spesso l'un l'altro.
L'abbattimento di costi quindi è indubbio, così come è
indubbio il risparmio in riferimento ai costi di abbonamento anche se,
come le dicevo, attualmente i costi restano alti in quelle sedi prive
del collegamento in fibra ottica.
Un'altra cosa interessante del progetto è che grazie alla rete
di centraline si è potuto attivare un numero unico per tutte le
sedi amministrative, in modo tale da offrire ai cittadini un accesso unitario,
cosa che prima non era possibile. Ora questo se è sicuramente un
vantaggio a pieno regime, al momento è un costo aggiuntivo perché
l'operatore, per offrire un servizio del genere sull'ADSL richiede un
minimo di tre borchie a sede, ed i costi di abbonamento per le sedi senza
fibra si triplicano. Il risparmio sul VOIP va i pari passo con l'implementazione
della fibra ottica.
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C'è
stato bisogno di un programma di formazione per utilizzare i nuovi
servizi e la nuova rete?
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Il
contratto CONSIP prevedeva tre anni di assistenza gratuita. Inoltre abbiamo
avuto una buona consulenza iniziale per quello che riguardava l'implementazione
ed una formazione da parte del fornitore
per quanto riguarda i servizi che avremmo dovuto gestire noi dei sistemi
informativi, come i servizi di risposta automatica, l'integrazione con
la casella di posta elettronica, il fax server e così via.
Gli utenti, invece non hanno dovuto seguire nessun tipo di formazione.
Questi sono strumenti ben consolidati e il discorso VOIP è interessante
certamente per i sistemi informativi, per la possibilità di controllo
delle telefonate, del traffico e del dimensionamento della banda, per
l'integrazione e per l'offerta di nuovi servizi, per il contenimento dei
costi e tutto quello di cui abbiamo parlato fino ad ora, ma è chiaro
che dal punto di vista dell'operatore il VOIP non cambia di una virgola
il proprio modo di lavorare. Ci si accorge dei servizi aggiuntivi, ma
telefonare su linea analogica o su IP è esattamente la stessa cosa.
L'importante è la qualità ed effettivamente all'inizio abbiamo
avuto un po' di problemi dovuti alla ristrettezza di banda, ma una volta
raddoppiata la banda la qualità è risultata perfetta.
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La
provincia di Ravenna ha lavorato molto in direzione di una più
fluida comunicazione interna. In che modo il VOIP si inserisce in
questo percorso?
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Il
VOIP in sé non aiuta a comunicare meglio. Offre migliori servizi,
rende più agevole il contatto con i cittadini, migliora la qualità
del lavoro, ad esempio agevolando la mobilità, ma per comunicare
occorrono strategia e percorsi specifici.
In questo senso il progetto si può ricollocare all'interno della
vision del progetto SPIDI, in quanto l'integrazione tra telefonia rete,
posta elettronica eccetera, punta proprio ad avere un unico punto di accesso
focalizzato sull'intranet e sulla posta elettronica. In questo modo si
possono lanciare nuove forme di lavoro, a cominciare dal lavoro a distanza,
dalle integrazioni con il cellulare e tutta una serie di altri progetti.
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