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InpsInforma:
a tu per tu...con gli operatori
Ne
parliamo con
Dionigi
Spadaccia - direttore centrale Sistemi Informativi e Telecomunicazioni
Inps
del
02/02/2006
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Perché
un contact center e non un call center?
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Il
call center gestisce solo contatti telefonici, mentre il contact center
gestisce contatti su rete multicanale. Il Contact center dell'INPS in
tal modo consente all'utenza di accedere ai servizi scegliendo il canale
più congeniale.
Diversificare le modalità di interazione con l'Istituto consente
di raggiungere in modo capillare tutte le tipologie di utenza dai cittadini
alle aziende, intermediari, associazioni di categoria, con particolare
attenzione all'utenza cosiddetta "debole", ovvero anziani, stranieri,
residenti all'estero, disabili. Il Contact Center evidenzia proprio questo
ampliamento del front-office realizzato mediante l'uso di strumenti innovativi
come il web, telefonia mobile, e-mail che fanno parte di un sistema unico
ed integrato per l'accesso ai sistemi informativi dell'Istituto. Inoltre,
con il nuovo Contact Center l'INPS contatta direttamente il cittadino
e talvolta anticipa le sue richieste in un'ottica "user-centric"
in cui l'obiettivo primario è la soddisfazione dell'utenza.
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Lo
strumento Inps informa viene utilizzato solo dagli operatori dell'istituto
o anche dall'Inail?
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INPSINFORMA
è un sistema di navigazione ipertestuale utilizzato sia dagli operatori
diel call center sia dal personale interno, per la ricerca intelligente
di informazioni e servizi INPS. In continuo aggiornamento in base alle
norme attuative e alle circolari dell'Istituto, INPSInforma offre la possibilità
di fornire risposte immediate alle richieste dell'utenza.
Attualmente lo strumento INPSInforma riguarda le materie trattate dall'Inps
ma, in considerazione della sua modularità e flessibilità,
potrebbe agevolmente essere esteso ad altre tematiche.
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Quali
sono i vantaggi per l'utente di un approccio integrato INPS INAIL?
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I
vantaggi per l'utente sono molteplici:
avere
un unico punto di accesso per le materie di sicurezza sociale e del
lavoro;
avere
un'informazione completa ed esaustiva con un unico contatto;
ottenere
un servizio completo senza doversi rivolgere a due Enti diversi: ad
esempio per l'iscrizione di un rapporto di lavoro domestico il datore
di lavoro deve comunicare all'Inail l'assunzione entro le 24 ore, e
deve effettuare l'iscrizione del rapporto di lavoro all'Inps, in tal
caso con una unica chiamata al contact center 803.164 si possono adempiere
entrambi gli obblighi;
abbattere
fortemente i tempi per ottenere un servizio da uno dei due Enti: i più
grandi in materia di sicurezza sociale e del lavoro a livello europeo.
A
questi punti va anche aggiunto il vantaggio dell'ottimizzazione e riduzione
dei costi per i due Enti. L'architettura del contact center INPS-INAIL
consente anche l'eventuale estensione ed integrazione con altri Enti
per la realizzazione di uno Sportello Virtuale Unico integrato, orientato
al miglioramento del rapporto con l'utenza e dei servizi erogati con
il conseguente superamento dell'attuale sistema fondato su Centri di
Contatto separati.
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Come
è organizzato il servizio dal punto di vista infrastrutturale
e organizzativo?
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Da
un punto di vista infrastrutturale, Il servizio di contact center viene
erogato attualmente in siti ubicati in diverse città italiane
logicamente interconnessi tra loro e con il sistema informativo dell'INPS.
Il servizio è articolata su tre livelli:
Il 1° livello fornisce risposte in via automatizzata percorrendo
un albero di navigazione. A questo livello l'utente può sempre
chiedere di parlare con un operatore se preferisce tale modalità
di interazione;
il 2° livello fornisce servizi mediante operatori di Call Center
competenti sulle materie degli Enti;
il 3° livello interviene nel caso in cui il quesito riguardi una
consulenza specifica e richieda l'intervento del personale INPS della
Sede competente. Tale livello viene attivato direttamente dagli operatori
di Call Center che hanno a disposizione una procedura di work-flow integrata
con il back-office.
Parallelamente al servizio di inbound, è disponibile il servizio
di outbound che effettua i servizi di richiamata agli utenti per il
completamento dell'iter delle pratiche, campagne di customer satisfaction,
di supporto al recupero crediti, campagne informative su scadenze, adempimenti.
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Come
sono organizzate le attività di presa in carico delle richieste?
Come avviene l'elaborazione delle richieste? Esiste una struttura
dedicata?
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Tutte
le richieste prese in carico dal contact center vengono tracciate e
registrate nel sistema di CRM. Esse possono essere risolte in tempo
reale dall'operatore attivando uno dei tanti servizi on-line disponibili,
che possono soddisfare: richieste di invio di documenti, moduli o certificati
al domicilio dell'utente, di informazioni sullo stato delle pratiche,
di acquisizione di domande. I servizi personalizzati, laddove opportuno,
sono erogati mediante identificazione dell'utente con codice PIN. Per
richieste complesse o riferite a pratiche personali, la scheda detta
di "back office" viene inoltrata alla sede competente che
provvederà entro 48 ore a fornire una risposta all'utente.
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Come
è collegato il call center con il nuovo portale web per il
cittadino?
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Il
Call Center e il portale web fanno parte di un unico sistema multicanale
omogeneo ed integrato per l'accesso al sistema informativo INPS. Infatti
l'utente può chiedere per telefono informazioni o intervenire
su una domanda inviata via internet, o presso un ufficio INPS, e viceversa.
Inoltre sul sito dell'Istituto è possibile effettuare una richiesta
e ricevere una risposta via e-mail mediante il servizio "INPS risponde".
La gestione di tali richieste è affidata alla stessa struttuta
del Contact Center. Anche l'utente telematico, vale a dire l'utente
che utilizza i siti web di Inps ed Inail, può chiedere assistenza
al contact center per l'utilizzo dei servizi on-line.
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Come
intervengono gli uffici provinciali nell'utilizzo o comunque nella
realizzazione di uno strumento come come Inps Informa?
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Il
sistema della conoscenza INPSInforma è a disposizione di ciascun
dipendente dell'Istituto attraverso la rete intranet;
per la sua redazione l'Istituto ha operato la scelta di avvalersi di
funzionari, esperti di materia, in servizio presso le sedi produttive
territoriali. In tal modo viene, tra l'altro, garantita la rispondenza
dello strumento della conoscenza ai bisogni reali che hanno gli operatori
a contatto con l'utenza.
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Quante
sono le risorse impiegate nella realizzazione di Inps Informa?
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Attualmente
il gruppo di redazione è costituito da circa una ventina di persone.
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