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ne parliamo con

InpsInforma: a tu per tu...con gli operatori

Ne parliamo con

Dionigi Spadaccia - direttore centrale Sistemi Informativi e Telecomunicazioni Inps

del 02/02/2006

Perché un contact center e non un call center?
 
         
         

Il call center gestisce solo contatti telefonici, mentre il contact center gestisce contatti su rete multicanale. Il Contact center dell'INPS in tal modo consente all'utenza di accedere ai servizi scegliendo il canale più congeniale.
Diversificare le modalità di interazione con l'Istituto consente di raggiungere in modo capillare tutte le tipologie di utenza dai cittadini alle aziende, intermediari, associazioni di categoria, con particolare attenzione all'utenza cosiddetta "debole", ovvero anziani, stranieri, residenti all'estero, disabili. Il Contact Center evidenzia proprio questo ampliamento del front-office realizzato mediante l'uso di strumenti innovativi come il web, telefonia mobile, e-mail che fanno parte di un sistema unico ed integrato per l'accesso ai sistemi informativi dell'Istituto. Inoltre, con il nuovo Contact Center l'INPS contatta direttamente il cittadino e talvolta anticipa le sue richieste in un'ottica "user-centric" in cui l'obiettivo primario è la soddisfazione dell'utenza.

Lo strumento Inps informa viene utilizzato solo dagli operatori dell'istituto o anche dall'Inail?
 
         
         

INPSINFORMA è un sistema di navigazione ipertestuale utilizzato sia dagli operatori diel call center sia dal personale interno, per la ricerca intelligente di informazioni e servizi INPS. In continuo aggiornamento in base alle norme attuative e alle circolari dell'Istituto, INPSInforma offre la possibilità di fornire risposte immediate alle richieste dell'utenza.
Attualmente lo strumento INPSInforma riguarda le materie trattate dall'Inps ma, in considerazione della sua modularità e flessibilità, potrebbe agevolmente essere esteso ad altre tematiche.

Quali sono i vantaggi per l'utente di un approccio integrato INPS INAIL?
 
         
         

I vantaggi per l'utente sono molteplici:

avere un unico punto di accesso per le materie di sicurezza sociale e del lavoro;
avere un'informazione completa ed esaustiva con un unico contatto;
ottenere un servizio completo senza doversi rivolgere a due Enti diversi: ad esempio per l'iscrizione di un rapporto di lavoro domestico il datore di lavoro deve comunicare all'Inail l'assunzione entro le 24 ore, e deve effettuare l'iscrizione del rapporto di lavoro all'Inps, in tal caso con una unica chiamata al contact center 803.164 si possono adempiere entrambi gli obblighi;
abbattere fortemente i tempi per ottenere un servizio da uno dei due Enti: i più grandi in materia di sicurezza sociale e del lavoro a livello europeo.

A questi punti va anche aggiunto il vantaggio dell'ottimizzazione e riduzione dei costi per i due Enti. L'architettura del contact center INPS-INAIL consente anche l'eventuale estensione ed integrazione con altri Enti per la realizzazione di uno Sportello Virtuale Unico integrato, orientato al miglioramento del rapporto con l'utenza e dei servizi erogati con il conseguente superamento dell'attuale sistema fondato su Centri di Contatto separati.

Come è organizzato il servizio dal punto di vista infrastrutturale e organizzativo?

 
         
         

Da un punto di vista infrastrutturale, Il servizio di contact center viene erogato attualmente in siti ubicati in diverse città italiane logicamente interconnessi tra loro e con il sistema informativo dell'INPS.
Il servizio è articolata su tre livelli:
Il 1° livello fornisce risposte in via automatizzata percorrendo un albero di navigazione. A questo livello l'utente può sempre chiedere di parlare con un operatore se preferisce tale modalità di interazione;
il 2° livello fornisce servizi mediante operatori di Call Center competenti sulle materie degli Enti;
il 3° livello interviene nel caso in cui il quesito riguardi una consulenza specifica e richieda l'intervento del personale INPS della Sede competente. Tale livello viene attivato direttamente dagli operatori di Call Center che hanno a disposizione una procedura di work-flow integrata con il back-office.
Parallelamente al servizio di inbound, è disponibile il servizio di outbound che effettua i servizi di richiamata agli utenti per il completamento dell'iter delle pratiche, campagne di customer satisfaction, di supporto al recupero crediti, campagne informative su scadenze, adempimenti.

Come sono organizzate le attività di presa in carico delle richieste? Come avviene l'elaborazione delle richieste? Esiste una struttura dedicata?
 
         
         

Tutte le richieste prese in carico dal contact center vengono tracciate e registrate nel sistema di CRM. Esse possono essere risolte in tempo reale dall'operatore attivando uno dei tanti servizi on-line disponibili, che possono soddisfare: richieste di invio di documenti, moduli o certificati al domicilio dell'utente, di informazioni sullo stato delle pratiche, di acquisizione di domande. I servizi personalizzati, laddove opportuno, sono erogati mediante identificazione dell'utente con codice PIN. Per richieste complesse o riferite a pratiche personali, la scheda detta di "back office" viene inoltrata alla sede competente che provvederà entro 48 ore a fornire una risposta all'utente.

Come è collegato il call center con il nuovo portale web per il cittadino?
 
         
         

Il Call Center e il portale web fanno parte di un unico sistema multicanale omogeneo ed integrato per l'accesso al sistema informativo INPS. Infatti l'utente può chiedere per telefono informazioni o intervenire su una domanda inviata via internet, o presso un ufficio INPS, e viceversa. Inoltre sul sito dell'Istituto è possibile effettuare una richiesta e ricevere una risposta via e-mail mediante il servizio "INPS risponde". La gestione di tali richieste è affidata alla stessa struttuta del Contact Center. Anche l'utente telematico, vale a dire l'utente che utilizza i siti web di Inps ed Inail, può chiedere assistenza al contact center per l'utilizzo dei servizi on-line.

Come intervengono gli uffici provinciali nell'utilizzo o comunque nella realizzazione di uno strumento come come Inps Informa?
 
         
         

Il sistema della conoscenza INPSInforma è a disposizione di ciascun dipendente dell'Istituto attraverso la rete intranet;
per la sua redazione l'Istituto ha operato la scelta di avvalersi di funzionari, esperti di materia, in servizio presso le sedi produttive territoriali. In tal modo viene, tra l'altro, garantita la rispondenza dello strumento della conoscenza ai bisogni reali che hanno gli operatori a contatto con l'utenza.

Quante sono le risorse impiegate nella realizzazione di Inps Informa?
 
         
         
Attualmente il gruppo di redazione è costituito da circa una ventina di persone.


 
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