del 02/02/2006

L'ordinativo informatico di incasso e pagamento è l'ultimo tassello del processo di automazione dei rapporti tra banche tesoriere e Pubbliche Amministrazioni, che permette a queste ultime di disporre in tempi brevi di informazioni standardizzate e confrontabili su scala nazionale. In questo modo è possibile operare una corretta valutazione dei propri risultati contabili ed ottenere un notevole miglioramento nell'efficienza interna. La prima grande Regione ad essersi dotata di un sile strumento è l'Emilia Romagna.

L'ordinativo informatico

L'ordinativo informatico di incasso e pagamento è un'evidenza elettronica che, grazie alla firma digitale, possiede piena validità amministrativa e contabile ed è in grado, quindi, di sostituire a tutti gli effetti l'ordinativo cartaceo. In questo modo, come già avviene per tutti i processo di informatizzazione dei flussi documentali, le Pubbliche Amministrazioni anche in relazione ai rapporti con le banche tesoriere, potranno procedere alla completa dematerializzazione degli ordinativi ed ottenere in tempo reale rendicontazione della gestione.
Al momento circa la metà degli 15.000 enti pubblici utilizza il formato cartaceo, il 19% il supporto magnetico (Floppy disk) e solo il 26% si è dotato di un collegamento diretto, tramite la rete, con il proprio tesoriere che però non sostituisce ancora la documentazione cartacea.

Il caso della Regione Emilia Romagna

65.000 mandati per un totale di circa 12 miliardi di euro ed oltre 6000 fornitori. Questi i numeri relativi al flusso dei pagamenti della Regione Emilia Romagna. Non c'è dubbio che con questi numeri anche un piccolo miglioramento in termini economici o di semplificazione burocratica possa trasformarsi in un risparmio considerevole. "Proprio per questo - spiega il Vicepresidente Flavio Delbono - l'Emilia Romagna è la prima grande Regione in Italia ad introdurre uno strumento innovativo come l'ordinativo".
Realizzato in collaborazione con UniCredit Banca, il nuovo sistema è partito ad ottobre e rappresenta un passo in avanti non solo in direzione della trasparenza e della riduzione degli sprechi, ma, soprattutto, verso la semplificazione amministrativa. I maggiori benefici verranno, infatti, da una concreta riduzione dei tempi di pagamento e di incasso, dall'eliminazione della carta e di tutte le spese postali e dalla possibilità di avviare un monitoraggio delle operazioni continuo e puntuale che consenta di conoscere in ogni momento l'effettivo stato di ogni operazione.
Dal punto di vista tecnologico il sistema della Regione è in grado di generare in maniera automatica tutta la documentazione amministrativa-contabile necessaria allo svolgimento dell'intero processo di incasso/pagamento. Tale documentazione, sempre in automatico viene inoltrata e sottoposto al vaglio dei soggetti competenti, il cui compito è di convalidarla elettronicamente, grazie all'utilizzo della forma digitale. Superato questo passaggio il sistema trasmette il mandato al sistema informativo della banca tesoriera che, una volta verificatolo, provvedere a dare esecuzione alle operazioni.
Tutta la procedura avviene utilizzando modalità ad elevato standard di sicurezza e tracciabilità.

La situazione ex ante: il metodo tradizionale

1. Consegna della documentazione cartacea e della distinta di trasmissione, oppure trasferimento degli ordinativi tramite supporto magnetico o per via telematica.
2. Riscontro tra il materiale ricevuto ed il timbro e la firma della distinta di trasmissione (il cartaceo è l'unico documento giuridicamente valido).
3. Correzione degli eventuali errori (valutati in circa il 8-10% dei documenti ricevuti).
4. Esito degli ordinativi quietanzati all'Ente.
5. Consegna del conto del Tesoriere e degli ordinativi cartacei all'Ente.

Complessivamente e in assenza di anomalie, in un grande ente, sono necessari tra i 6 e gli 8 giorni lavorativi per il completamento di tutte le operazioni.

La situazione ex post: l'ordinativo informatico

1. Creazione e acquisizione automatizzata degli ordinativi.
2. Impiego della firma digitale qualificata (apposizione su ordinativi e riscontri, controllo automatico).
3. Trasferimento telematico degli ordinativi informatici.
4. Caricamento esclusivamente automatico degli ordinativi, con gestione dei rifiuti a livello di singolo documento.
5. Riscontri automatici (ricezione, carico, variazione ed esecuzione) ed una percentuale di errore simile a zero (il 95% in meno).

Con il nuovo sistema, la maggior parte dei passaggi viene gestita dal sistema in maniera automatica, ed è possibile chiudere l'intera procedura in giornata.

Vantaggi

Rapidità - cioè riduzione dei tempi di esecuzione dei pagamenti;
Affidabilità e sicurezza - esclusione di disguidi connessi alla trasmissione dei documenti cartacei e all'attività di recepimento dei dati;
Razionalizzazione e standardizzazione - snellimento delle procedure di controllo e verifica della regolarità formale e sostanziale degli ordinativi, centralizzazione delle attività in un solo ufficio ed eliminazione dei locali adibiti alla conservazione degli ordinativi;
Semplificazione operativa - completa eliminazione dei supporti cartacei e snellimento delle operazioni preliminari connesse all'esecuzione dei pagamenti;
Ottimizzazione delle risorse umane - l'esecuzione contabile degli ordinativi senza alcun intervento manuale di verifica o autorizzazione da parte del Tesoriere consente una possibile riqualificazione delle risorse dedicate, a maggiore valore aggiunto.
Controllo in tempo reale - aggiornamento tempestivo sui flussi informativi al tesoriere e dal tesoriere all'Ente
Standardizzazione ed adeguamento alle norme CNIPA - Conservazione degli ordinativi e documenti a norma CNIPA, compatibile con le soluzioni di firma digitale qualificata.

Ordinativo informatico a livello centrale e locale: il SIOPE

Secondo il Vicepresidente Flavio Delbono, l'iniziativa è un esempio di grande efficienza, da diffondere sul territorio e non solo. Ragionando sui grandi numeri, infatti, i vantaggi ottenuti dalla sola Regione Emilia Romagna potrebbero essere estesi anche a tutti gli enti locali, alle altre Regioni e alle PA Centrali.
A dire il vero, però, a disposizione delle PAC esiste già un sistema informativo dedicato: il SIPA, Sistema Informatizzato dei Pagamenti della Pubblica Amministrazioni che, sulla base del protocollo d'intesa del 2000 tra Banca d'Italia, Ragioneria Generale dello Stato, Corte dei Conti e CNIPA, consente alle amministrazioni di gestire in modo completamente telematico i pagamenti: dall'emissione del mandato fino all'estinzione presso lo sportello bancario. Il CNIPA, poi, dal settembre 2004 ha dato vita ad un gruppo di lavoro con il compito di fornire supporto agli enti locali nella fase di introduzione dell'ordinativo informatico. La sua attività è finalizzata alla predisposizione di linee guida che dovrebbero essere pubblicate entro il primo trimestre del 2006 per avviare nel secondo trimestre la fase di divulgazione dei documenti presso gli Enti locali. Il programma del gruppo di lavoro si muove all'interno del progetto SIOPE, un sistema di codificazione uniforme, per tipologia di enti, di tutte le operazioni di riscossione e pagamento. L'Ordinativo informatico, infatti, è l'ultimo tassello necessario al completamento dell'automazione dei processi che alimentano il SIOPE, permettendo la piena applicazione di quanto previsto dalla normativa (art. 28 della legge 289/2002) "Gli incassi ed i pagamenti delle Amministrazioni Pubbliche sono codificati con criteri uniformi su tutto il territorio nazionale [...] Le banche incaricate dei servizi di tesoreria e di cassa e gli uffici postali che svolgono analoghi servizi non possono accettare disposizioni di pagamento prive della codificazione".

"Procedure, più semplici, più veloci e più sicure", un'intervista con Flavio Delbono, Vicepresidente della Regione Emilia Romagna

SIOPE, il sistema della Ragioneria Generale dello Stato per tenere i conti pubblici sotto controllo, dossier Altra pa del 31/03/05

Le pagine del portale del CNIPA dedicato al sistema informatico di pagamento