del 19/01/06

Meno della metà delle Pubbliche Amministrazioni centrali ha raggiunto un livello soddisfacente di avanzamento dei progetti per il protocollo informatico, nonostante la scadenza per l'adeguamento fissata al 1 gennaio 2004 dalla direttiva del MIT 9 dicembre 2002. Questo il primo dato di sintesi della periodica rilevazione del Centro di Competenza per il protocollo informatico del CNIPA. Una situazione che, nonostante i tanti progetti segnalati anche a livello locale dall'Altra pa, dimostra una serie di difficoltà organizzative ed un notevole ritardo.

Protocollo informatico: cos'è

Il protocollo informatico è un sistema che consente per ogni documento ricevuto o spedito dall'amministrazione, la registrazione in maniera automatizzata delle informazioni di protocollo. L'utilità di un sistema di protocollo informatico aumenta notevolmente se non lo si considera solo come uno strumento di segnatura, ma se viene inserito in un progetto articolato per la gestione dei flussi, dalla produzione all'archiviazione, passando per i diversi processi di approvazione, per la trasmissione all'esterno e per la creazione di un collegamento con gli altri documenti e fascicoli correlati.
Il protocollo informatico non è solo una questione di tecnologia, quindi, ma soprattutto di organizzazione dell'ente, che deve mutare l'orientamento classico burocratico, passando da una "logica per direzioni ad una logica per processi".

La normativa

La normativa inerente al protocollo informatico è vasta e se ne possono trovare descrizioni dettagliate sia sulle pagine web del Ministro per l'Innovazione e le Tecnologie che su quelle del Centro di Competenza CNIPA. Quelle più rilevanti sono:
La legge 7 agosto 1990, n. 241 in materia di trasparenza amministrativa;
La direttiva del MIT 9 dicembre 2002 che fissa la prima scadenza al 1 gennaio 2004
La Deliberazione Cnipa n.11 del 19 febbraio 2004, riportante le regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali;
Il Decreto Legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, Codice dell'amministrazione digitale.

La rilevazione CNIPA

Il Centro di Competenza per il progetto "Protocollo informatico e trasparenza amministrativa" su indicazione della direttiva del MIT 9 dicembre 2002 ha assunto il compito di effettuare un monitoraggio annuale sullo stato di avanzamento dell'informatizzazione del protocollo e della gestione documentale.
La rilevazione 2005 (aggiornata ad Aprile 2005) ha riguardato tutte le 61 amministrazioni centrali (61% in più rispetto al 2004) ed oltre 650.000 dipendenti (97% in più rispetto al 2004) raggiungendo il 92% del personale complessivo della PAC. Un dettaglio quindi, assolutamnte maggiore rispetto all'altra rilevazione.
Altro elemento innovativo rispetto alle rilevazioni precedenti è stata la costituzione di una banca dati contenente tutte le informazioni di dettaglio dell'indagine conoscitiva che permetterà di storicizzare l'evoluzione delle informazioni rilevate.
Il lavoro svolto ha portato alla stesura di un Rapporto generale di prossima pubblicazione per la collana "i Quaderni" del CNIPA e di 82 rapporti specifici, ciascuno dei quali relativo allo stato di attuazione delle norme vigenti in materia di gestione elettronica dei documenti nell'ambito della singola unità organizzativa.

I dati più rilevanti

Circa il 42% delle amministrazioni rilevate presenta un soddisfacente stato di attuazione nella normativa in termini di stato di avanzamento dei progetti attivati, con un incremento di circa il 9% rispetto al 2004, dovuto in larga misura all'aumento delle adesioni al servizio di protocollo in modalità ASP offerto dal CNIPA.
La digitalizzazione delle procedure di protocollo ha riguardato poco meno del 50% della totalità dei documenti, questa percentuale scende al 23% se si considerano i documenti archiviati in modalità elettronica. Ciò è probabilmente dovuto - spiega il Centro di Competenza CNIPA - al fatto che molti dei progetti avviati si sono fermati alla realizzazione delle funzionalità minime di protocollazione in ottemperanza agli obblighi previsti dalla normativa.
La percentuale dei documenti protocollati elettronicamente dovrebbe raggiungere, entro giugno 2006, il 68%.
Tra tutti i progetti implementati dalle PAC l'84% contiene soluzioni per il protocollo informatico; il 42.3% per soluzioni per la gestione documentale; il 30.6% soluzioni per il workflow management; il 12.6% per la trasparenza amministrativa; ed il 32.4% interoperabilità del processi
Solo il 5% del personale è coinvolto nelle attività di formazione.

fonte: Presentazione della rilevazione di Guglielmo Longobardi, CNIPA

"L'analisi della situazione generale - conclude il comunicato stampa del CNIPA - mostra che il 34% delle amministrazioni non saranno in grado di conseguire un accettabile livello di conformità alla normativa entro la data di riferimento fissata al 30 giugno 2006, a meno di una ripianificazione degli interventi previsti".

Il Consiglio regionale dell'Umbria, un esempio da imitare

Se da un lato questa è la situazione delle Pubbliche amministrazioni Centrali, che possono anche avvantaggiarsi delle soluzioni offerte in modalità ASP dal CNIPA, quindi senza grandi investimenti, dall'altro si può facilmente immaginare quale è il quadro generale nazionale rispetto alla digitalizzazione dei flussi documentali nelle Pubbliche Amministrazioni. Eppure, i casi di eccellenza non mancano. Uno è proprio quello del Consiglio regionale dell'Umbria, inserito in un vero e proprio programma globale di comunicazione interna ed esterna orientato alla trasparenza e all'innovazione tecnologica e organizzativa. Ovviamente il cuore del programma ha riguardato le funzioni centrali dell'Ente e quindi la gestione degli atti consiliari, permettendo di giungere al monitoraggio real time dell'intero flusso documentale. Da questo percorso sono nate una serie di iniziative come l'assistente virtuale per i Consiglieri Regionali, il sistema di partecipazione attiva della popolazione Senso@lternato ed il Protocollo informatico.

Il sistema informativo: dal 1984, il Consiglio regionale dell'Umbria si è dotato di un sistema informativo interno che, nel 1999, si evoluto in un sistema aperto e capace di evoluzioni nel tempo, denominato Mita -Monitor iter atti- reso possibile soprattutto grazie ad una ristrutturazione organizzativa, basata sulla logica dei processi, avviata sin dagli anni Ottanta. Sfruttando le caratteristiche e le potenzialità del Mita, è stato creato prima l'Assistente virtuale, un servizio dell'intranet che consente di comunicare on line a ciascun ufficio e a ciascun utente, tutte le variazioni dell'attività consiliare rispetto all'ultima consultazione. Da questo si è passato a senso@lternato un sistema che estende la consultazione dell'iter degli atti anche all'esterno, instaurando un processo di comunicazione bidirezionale e favorendo la partecipazione attiva del cittadino all'azione amministrativa.

Il protocollo informatico: l'architettura organizzativa che ha portato a realizzare il sistema Mita e gli altri servizi è la stessa che, così come previsto dalle normative nazionali, supporta la tecnologia del protocollo informatico. "Il protocollo informatico - ci spiega Francesco De Carolis, responsabile dei Sistemi Informativi - è il vertice della piramide dei processi attivi presso il Consiglio Regionale. Ad esso affluiscono, per la protocollazione, tutti i documenti di origine interna o esterna e da esso i documenti vengono, dopo la protocollazione, instradati nello specifico canale di gestione documentale". Il sistema e' in grado di gestire sia documenti di tipo cartaceo che documenti di tipo elettronico firmati digitalmente. I primi vengono scansionati e trasformati in documenti .pdf, mentre i secondi vengono archiviati nel loro formato originale (busta p7m). Al momento della richiesta di un tale documento da parte di un utente, apposite procedure "sbustano" il documento in maniera trasparente per l'utente e ne visualizzano in contenuto. L'Integrazione con la Posta Elettronica Certificata (PEC) e con la firma digitale consento di poter eliminare quasi totalmente il flusso cartaceo interno all'Ente, lasciando invariati i livelli di sicurezza.

"Mai più carta" obiettivo sempre più vicino, un'intervista con Francesco De Carolis, responsabile dei Sistemi Informativi del Consiglio regionale dell'Umbria

La presentazione della rilevazione, a cura di Gugliemo Longobardi del CNIPA

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