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 Consiglio
Regionale dell'Umbria: "Mai più carta" obiettivo sempre più
vicino Ne
parliamo con
Francesco
De Carolis - Dirigente del servizio assistenza sul regolamento interno,
monitoraggio e sviluppo processi, e responsabile del sistema informativo del
19/01/06
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Il
Consiglio regionale dell'Umbra ha da tempo intrapreso un percorso in direzione
della trasparenza e della semplificazione. Potrebbe ricapitolarcelo brevemente? | |
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Questo
percorso è parte di una strategia intrapresa ormai da anni dalla leadership
del Consiglio regionale dell'Umbria, un'amministrazione che ha puntato ad aprirsi
a 360 gradi e a promuovere un progetto di comunicazione complessiva sia interna
che esterna, orientato alle esigenze dell'utente. Naturalmente bisogna tener conto
delle funzioni del Consiglio regionale, il quale, non essendo organo di gestione,
ma assemblea legislativa, vede il massimo della propria apertura nella comunicazione
sull'iter degli atti consiliari. L'esempio migliore per indicare questa strategia
è Senso@lternato
strumento al tempo stesso di servizio e di relazione, attraverso il quale, non
solo viene messo a disposizione dell'utenza interna ed esterna l'iter di tutti
gli atti consiliari, ma è possibile instaurare anche un filo diretto con
i cittadini e le associazioni, consentendo l'invio di proposte ed osservazioni
e garantendo una risposta. |
| Quale
è stata la risposta da parte dei cittadini? | |
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| Tenuto
conto che il progetto non ha avuto una campagna di pubblicizzazione di livello
strategico, la risposta è stata molto positiva. Se da un lato, infatti,
abbiamo avuto l'iscrizione di un grande numero di utenti al servizio che consente
di avere notizie sugli atti in itinere, dall'altro anche il numero delle osservazioni
sul merito degli atti sta aumentando costantemente. A mio parere questa crescita
e questa attenzione si spiega con il fatto che gli utenti hanno riscontrato, da
parte del Consiglio, una notevole disponibilità all'ascolto.
Altro
punto di vantaggio del nostro servizio è stata la semplicità di
accesso. L'utente esterno ha, infatti, la possibilità di accedere alle
nostre banche dati utilizzando un'articolata serie di porte di ingresso, dalle
più complesse ed avanzate, fino alle più semplici ed intuitive.
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| Come
si inserisce il progetto del protocollo in questo cammino? | |
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Il
progetto del protocollo elettronico si inserisce nell'organizzazione della nostra
amministrazione in modo armonico ed assolutamente non traumatico. Dal punto di
vista tecnico, infatti, si è trattato di adeguare alla normativa un sistema
di protocollo le cui procedure basilari erano informatizzate sin dal 1984. Inoltre
già da allora il sistema informativo posizionava il protocollo informatico
al vertice della piramide delle proprie procedure, non relegandolo solo alle classiche
operazioni di registrazione, segnatura e classificazione dei documenti, ma attribuendogli
anche compiti di gestione dei flussi documentali. Il protocollo ad esempio assegnava
i documenti ai relativi fascicoli ed incanalava i documenti verso i vari percorsi
che oggi potremmo definire di workflow, ma che allora coincidevano con le diverse
unità operative. In più il protocollo svolgeva già allora
un'attività di monitoraggio permanente su tutto il flusso documentale degli
atti consiliari.
In poche parole sin dal 1984, il protocollo venne concepito
non come una struttura statica, ma come una struttura atta a svolgere attività
di gestione dei flussi documentali e di monitoraggio di questi flussi, secondo
una logica dinamica di processo. L'avvento della normativa, quindi, oltre a trovarci
preparati, ci ha fatto molto piacere rivelandoci come, in un certo senso, eravamo
stati dei precursori. |
| Potrebbe
descriverci in parole semplice le procedure di utilizzo e funzionamento del protocollo
elettronico nella vostra amministrazione? | |
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| Il
protocollo informatico è un software collegato ad una casella istituzionale
di Posta Elettronica Certificata (PEC), che consente la protocollazione di file
firmati digitalmente di provenienza interna, e predisposto anche per la protocollazione
dei file di provenienza esterna. Faccio questa distinzione perché va detto
che dal 2004 ad oggi non ci è ancora pervenuto alcun documento tramite
PEC dall'esterno, i quali ci giungono ancora in formato cartaceo. Questi all'atto
della protocollazione vengono normalizzati mediante scanner e trasformati in file
pdf. Un apposito codice a barre posto sull'etichetta di segnatura del protocollo,
letto da un software collegato allo scanner, associa l'immagine del documento
scannerizzato al record del protocollo ed al fascicolo individuato per quel documento.
In questo modo tutta la documentazione può essere trattata in formato digitale.
C'è, però, da dire che se la casella di PEC non è stata finora
utile per quanto riguarda la ricezione di documenti dall'esterno, è stata
usata molto, invece, per la trasmissione di documenti interni. Tutti i consiglieri,
i dirigenti della struttura ed i responsabili delle sezioni, possiedono, infatti,
una loro casella di PEC ed un dispositivo di firma digitale avanzata. In questo
modo è possibile inoltrare tutte le convocazioni e gli atti interni tramite
la PEC istituzionale alle caselle PEC dei consiglieri, ottenendo, così,
il duplice scopo di avere, da una parte, documenti firmati digitalmente con valore
legale e, dall'altra, consegne elettroniche certificate, come se avessimo utilizzato
la raccomandata postale. |
| L'integrazione
tra PEC e protocollo ha veramente fatto scomparire la carta dai vostri uffici? | |
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Senza
dubbio siamo su una strada che in prospettiva breve ci porterà al completamento
dell'ambizioso obiettivo "mai più carta". E questo non solo grazie
a ciò che abbiamo appena detto in relazione allo scambio di documenti tra
consiglieri, ma anche perché siamo in dirittura di arrivo per la sperimentazione
di un workflow documentale del Consiglio regionale. Un percorso generale sul quale
si innestano sistemi di gestione dei singoli processi. Un workflow che abbiamo
creato in casa senza appoggiarci a pacchetti già precostituiti, ma che
comunque è in grado di poter gestire tutta la documentazione del Consiglio
in formato esclusivamente digitale.
In questo senso devo dire che la risposta
da parte dei consiglieri è sempre più positiva, come è ovvio
che sia cambiando le generazioni. Anzi ad oggi non è raro che i consiglieri
stessi facciano esplicita richiesta di strumentazione informatica anche se PC
portatile e postazioni di lavoro fisse per gli staff, sono ormai strumenti di
dotazione minima per ciascun consigliere. L'obiettivo finale è sempre quello
di ridurre al minimo la carta e gli sprechi. |
| Il
protocollo informatico è maggiormente una questione di riorganizzazione
delle procedure o piuttosto di tecnologia? | |
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| Come
le dicevo il progetto è stato sviluppato internamente all'amministrazione,
ma non c'è stato bisogno di alcun lavoro di riorganizzazione, perché
il Consiglio regionale, anche se nominalmente era una struttura articolata per
servizi, per strutture e per dirigenti con una responsabilità individuale,
perché così ci obbligava la legislazione, di fatto possedeva una
struttura organizzata secondo una logica di processo. Questa logica, che proprio
il protocollo informatico ha il compito di introdurre e sviluppare, era da noi
già affermata. La dimostrazione di questo la si ha nel progetto di workflow
che, come le dicevo, pur essendo generale, sarà strutturato in tanti rami
quanti sono i processi, ci sarà ad esempio un ramo dedicato alla creazione
e la gestione delle determinazioni dirigenziale, uno per la creazione e la gestione
delle determinazioni del segretario generale, una per il rapporto tra segreteria
e ufficio del protocollo per la determinazione dell'ordine del giorno e così
via. L'introduzione del protocollo si è calato, quindi, su una realtà
già affermata. |
Avete
effettuato degli studi sui vantaggi quantitativi e qualitativi ottenuti con l'applicazione
di questo strumento? | | |
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Il
risparmio è stato duplice. Innanzitutto c'è stato il risparmio legato
alle spese di produzione cartacea e di spedizione postale, in secondo luogo non
bisogna tralasciare il risparmio dal punto di vista delle risorse umane che prima
erano dedicate alla fotocopiatura, all'imbustamento, alla postalizzazione, alla
registrazione delle spese eccetera. Viceversa, poi, avendo dotato i consiglieri
di una casella di PEC e del dispositivo del firma digitale, tutte le eventuali
proposte di legge, le interrogazioni e le interpellanze circolano tranquillamente
on line a costo zero. Anzi con il tempo stiamo cercando di forzare la mano sul
considerare questa come unica possibilità di comunicazione. Per farle un
esempio l'assistente virtuale che è un prodotto della nostra intranet che
avverte l'utente di eventuali modifiche negli iter degli atti consiliari, ha permesso
di far scendere la richiesta di atti su supporto cartaceo da parte dei Consiglieri
di circa l'85%.
Dobbiamo dare atto al nostro Segretario Generale, il Dottor
Franco Todini, di essere stato sin dagli anni '80 un motore severo, che niente
ha concesso a momenti di stagnazione o di resistenza nei confronti di una informatizzazione
diffusa e della necessità di evoluzione. Ha sempre avuto idee molto chiare
ed ha posto l'utilizzo degli strumenti informatici come risorsa strategica per
le attività interne e di comunicazione esterna del Consiglio regionale.
Nè possiamo dimenticare la sensibilità verso questa spinta in avanti
dimostrata dai presidenti del Consiglio regionale e dagli uffici di presidenza
che si sono succeduti negli anni, da ultimo il presidente in carica Mauro Tippolotti.
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| Il
Consiglio regionale partecipa ai grandi progetti di e-Government della Regione
Umbria? In questo senso la vostra soluzione potrà essere messa a disposizione
delle altre amministrazioni del territorio? | |
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| Recentemente
la Regione ha partecipato al bando per il co-finanziamento di progetti di e-Democracy
con il progetto Partecip@ttivo, che è stato anche ammesso al finanziamento.
Sebbene presentato dalla Giunta regionale, il Consiglio regionale è stato
nominato coordinatore del progetto, proprio al fine di ottenere un trasferimento
delle tecnologie sviluppate dalla nostra organizzazione a livello degli enti locali.
Per
quanto riguarda il progetto infrastrutturale, invece, non partecipiamo direttamente
a COMNET, ma essendo inseriti nel progetto globale di e-Democracy saremo certamente
coinvolti, in maniera indiretta, anche in quel progetto. |
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