A Torino tutto è misurabile: indicatori e data warehouse

A Torino cresce la cultura della misurazione dei risultati. Dopo l'esperienza del bilancio sociale, continua il percorso di modernizzazione intrapreso dall'amministrazione che punta al miglioramento continuo dei servizi al cittadino attraverso logiche, funzioni e sistemi di gestione e valutazione delle performance delle singole unità operative. Tutto questo attraverso la tecnologia.

Il contesto

L'evoluzione delle attività di pianificazione e controllo di un'amministrazione da un lato, l'adozione del Piano Esecutivo di Gestione (PEG) con il Dlgs 77/1995 dall'altro, hanno profilato la necessità di introdurre nuovi strumenti di gestione integrata. E proprio questo il contesto il cui inserisce il lavoro svolto dal settore controllo di gestione del Comune di Torino che, ispirato dal modello manageriale del New Public Management, ha fatto dei "numeri" lo strumento chiave per il corretto funzionamento della macchina amministrativa. Torino, infatti, come altre grandi città italiane, ha aderito alla Rete delle Città Metropolitane, iniziativa Anci che mette in chiaro l'esigenza dei comuni, grandi o piccoli che siano, di rafforzare un modello di pianificazione urbana basato su metodologie di gestione analitiche e concordate.
" Tutti i comuni si assomigliano" ci spiega Alessandro Bosco, dirigente Settore Controllo di Gestione del capoluogo piemontese, " perché ci sono dei servizi fondamentali che devono essere assicurati a prescindere dalle dimensioni o dal numero di abitanti. Una differenza di approccio sta però, nel fatto che nel comune di piccole dimensioni la raccolta di informazioni può avvenire in maniera tutto sommato più semplice, perché i numeri da gestire sono minori," continua Bosco, " i comuni piccoli hanno il vantaggio di poter progettare i loro sistemi gestionali e applicativi in modo più integrato, cercando di fare piccole rivoluzioni che rendono omogenei i loro sottosistemi. Il Comune di Torino non può fare delle piccole rivoluzioni ma deve confrontarsi con intere aree di applicativi gestionali molto complessi, cresciute nel tempo. Normalizzare e standardizzare tutte queste differenze per poterle poi rendere oggettivamente misurabil,i è l'aspetto più complesso."

Il Catalogo Prodotti

Nel corso del 2005, il settore Controllo di Gestione è intervenuto sulla normalizzazione dell'informazione e dell'enorme mole di dati che quotidianamente ogni sistema di gestione dei singoli settori dell'amministrazione comunale di Torino produce, mettendo a punto il Catalogo Prodotti/Indicatori. Il punto di partenza è stato far diventare l'attività di controllo di gestione, definita come " procedura diretta a verificare lo stato di attuazione degli obiettivi programmati e, attraverso l'analisi delle risorse acquisite e della comparazione tra i costi e la quantità e qualità dei servizi offerti, la funzionalità dell'organizzazione dell'ente, l'efficacia, l'efficienza ed il livello di economicità nell'attività di realizzazione dei predetti obiettivi" (art. 196, comma 2, T.U.E.L. 267/2000), un utile strumento in grado di:

	realizzare degli obiettivi programmati,
	permettere l'economica gestione delle risorse pubbliche,
	garantire l'imparzialità ed il buon andamento della pa,
	garantire la trasparenza dell'azione amministrativa.

Perché questo potesse avvenire, il primo passo è stato distinguere tra:

	cosa l'amministrazione eroga ovvero Prodotto/Servizio,
	come l'amministrazione eroga ovvero Processo,
	qual è l'effetto del servizio erogato sulla popolazione ovvero Outcome.

Su ognuno di questi elementi, l'attività di controllo è di supporto alla gestione e deve essere orientata al miglioramento continuo. Per questo nella metodologia adottata da Torino, il passo successivo è stato quello di definire degli indicatori ovvero dei parametri oggettivi e misurabili attraverso i quali valutare il perseguimento degli obiettivi definiti. Ad oggi il lavoro svolto ha riguardato prevalentemente l'individuazione degli Indicatori di Prodotto ovvero sono stati catalogati i servizi e le prestazioni offerte da ciascuna unità organizzativa e per ognuna si sono cercato di definire le possibili dimensioni di analisi relativamente al risultato/output del prodotto. Ad esempio, il Sistema Bibliotecario Urbano è composto da diversi servizi dal prestito alla consultazione, dall'assistenza bibliografica alle iniziative culturali. Ognuno dei servizi è stato reso misurabile attraverso degli indicatori quindi ad esempio per il servizio di prestito, l'efficacia del servizio o la sua economicità, verranno analizzati rispetto ad indicatori come il numero di prestiti con dimensione di età e materia di classificazione, numero di ore di apertura della struttura bibliotecaria e la sua dimensione, ecc. Logicamente intervenendo sugli indicatori del servizio, inevitabilmente si "misura" ma in parte, il processo che lo genera ma non può bastare. Nel momento in cui si definiscono degli indicatori, misurabili e oggettivi quindi dei numeri, allora si può misurare e questo significa confrontare quantità certe e inequivocabili. È proprio qui diventa fondamentale la tecnologia.

Il data warehouse comunale come strumento di supporto alle decisioni

Il Catalogo Prodotti/Indicatori si è rivelato e lo sarà anche per tutte le azioni future, un supporto per il progressivo sviluppo del Data warehouse comunale. Si tratta di un sistema informatico dedicato alla raccolta e alla distribuzione delle informazioni attinte dai data base gestionali che supportano i singoli sistemi applicativi di gestione. È evidente come lo sviluppo di una piattaforma in grado di gestire informazioni e dati per trasformarli e organizzarli in informazioni a supporto dell'amministrazione, diventa una condizione necessaria per lo sviluppo dello stesso sistema degli indicatori. Attraverso il data warehouse è possibile stabilizzare i criteri di raccolta delle informazioni richieste, rendendoli automatici ed evitando elaborazioni manuali. Infatti, Torino non parte di certo da una tabula rasa ma la complessità del progetto di organizzazione di un data warehouse dell'ente è data da un lato nella tecnologia mainframe su cui i diversi sistemi gestionali sono stati implementati e che già da qualche tempo l'amministrazione ha deciso di dismettere; e dall'altro, nella eterogeneità e molteplicità di dati che ogni settore nel corso di questi anni ha prodotto ognuno attraverso diversi strumenti come gli osservatori statistici o in alcuni casi, "piccoli" data warehouse verticali (data mart) che ogni singola unità organizzativa sviluppava da sé.
Il progetto di organizzazione di un datawarehouse dell'Ente, iniziato nel 2005 la cui responsabilità è del Settore Statistica, recepisce sia gli osservatori che eventuali strumenti decisionali specialistici già realizzati, sistematizzandoli nell'ambito di un disegno più generale che prevede anche la realizzazione di strumenti trasversali.

Le fasi realizzative del data warehouse

In concerto con il settore Controllo di gestione dell'amministrazione e con i Sistemi Informativi, è stato prima di tutto costituito un gruppo di lavoro per:

	la progettazione delle componenti trasversali del sistema,
	l'analisi dei data mart verticali,
	la formazione alla metodologia ed agli strumenti che ha permesso l'acquisizione di una "lingua" comune, quale base di partenza per le fasi successive.

Contemporaneamente, sono state individuate le informazioni dei singoli data mart, che potevano essere condivise. Questo si è tradotto in un data warehouse trasversale composto da tre data mart anagrafici: personale; anagrafiche, territorio.

	Data mart personale dati relativi al personale ( matricola, posizione, sede ecc);
	Data mart anagrafiche dati relativi all'anagrafe delle persone fisiche residenti, informazioni correlate (via, civico, mappa catastale, ecc.), quelle non residenti che interagiscono con l'ente e sono censite nei sistemi gestionali e le persone giuridiche;
	Data mart territorio informazioni relative al territorio ( strutture, immobili, attrezzature). Questa anagrafe riflette la già esistente base dati cartografica, la toponomastica e quanto di già esistente in tema di Tributi, Catasto, Edilizia, Edilizia Scolastica.

Sul data warehouse anagrafico si appoggeranno i data mart verticali esistenti o in realizzazione ai quali accederanno utenti dei settori di competenza.

"Tutto è misurabile; e ciò che non lo è rendilo tale" (Galileo Galilei)

Attraverso lo sviluppo del Datawarehouse comunale l'amministrazione torinese si propone di effettuare una selezione di dati rilevanti che potrebbero trovare opportuna collocazione in un "cruscotto direzionale" utile all'individuazione dei criteri di attribuzione delle risorse finanziarie, nella pianificazione, e nel monitoraggio del grado di conseguimento degli obiettivi che si dà l'amministrazione stessa. L'individuazione di indicatori di performance e la loro analisi attraverso tecnologie come quella dei data warehouse, consentono l'affermasi di un linguaggio comune che va indirizzato nell'ottica generale di ottimizzazione del servizio pubblico, utili alla programmazione, al monitoraggio della gestione, al riscontro delle previsioni iniziali ed alla valutazione dell'operato dei dirigenti e del personale. Però per la pa è importante non pensare solo a misurarsi ma deve altresì, coinvolgere anche l'esterno cittadini, imprese, enti territoriali e diversi altri stakeholders. L'autogoverno delle risorse, l'efficienza della spesa, il miglioramento della qualità dei servizi erogati, il soddisfacimento della collettività e l'effettiva assunzione della responsabilità della gestione dei servizi costituiscono i punti essenziali del progetto di cambiamento dell'attività di qualsiasi ente locale.

Cultura della misurazione e data warehouse - Ne parliamo con Alessandro Bosco, dirigente Settore Controllo di Gestione e Francesca Tomassetti, dirigente Settore Statistica ed Emergenze Metropolitane del Comune di Torino

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