Innovazione nel management degli appalti pubblici: il caso della Provincia di Genova

Tutte le tappe di un appalto pubblico, dalla preparazione dei bandi e delle gare alla valutazione delle offerte, alla redazione dei contratti, su una piattaforma informatica che rende più trasparenti e accessibili procedure e comunicazioni nel dialogo tra strutture tecniche degli enti, fornitori e cittadini. E' Sets, Single European e-Tendering Service, il progetto cofinanziato dal programma europeo e-Ten che la Provincia di Genova sta sperimentando come caso pilota per le gare d'appalto.

La Provincia di Genova e il programma e-Ten

La Provincia di Genova è uno dei partner del progetto SETS, co-finanziato dal programma europeo eTEN, che ha come finalità la validazione di un sistema a supporto delle pubbliche amministrazioni per la preparazione e gestione delle gare d'appalto. La Provincia di Genova sta sperimentando, come caso pilota, la gestione delle proprie le gare d'appalto attarverso la piattaforma Sets in partenariato con la città greca di Grevena e alcune imprese ad alta tecnologia sia italiane che europee. "L'introduzione di Sets - ha detto l'assessore provinciale Mauro Solari- conclude il processo di informatizzazione del servizio gare e contratti della Provincia che sta sviluppando in modo sempre più forte ed evidente l'innovazione per la trasparenza, lo snellimento e l'accessibilità delle procedure. Il progetto potrà essere messo anche a disposizione del Centro Servizi Territoriali per i piccoli Comuni che si sta costituendo con l'impegno diretto della Provincia e delle altre istituzioni". Grazie alla piattaforma Sets vengono sintetizzati su un piano informatico gli scambi di comunicazioni e di documenti, i bandi d'appalto, svolgimento delle gare, eventuali quesiti tecnici e procedurali e facilita l'elaborazione on line del lavoro delle commissioni di valutazione. e-Ten, di cui fa parte Sets, si concluderà a febbraio 2006 e la sua piattaforma sperimentale verrà esportata in tutte le amministrazioni pubbliche europee che vorranno acquistarla, per armonizzare e uniformare dialogo e procedure anche nella prospettiva dell'entrata in vigore nel 2006 delle nuove direttive europee in materia di appalti.

La piattaforma Sets

Il sistema fornisce un ambiente collaborativo di comunicazione e di supporto a tutti i soggetti coinvolti o interessati ai processi di gara, dalle strutture tecniche, agli uffici acquisti, ai servizi gare, fino a fornitori e cittadini. In particolare SETS facilita:

lo scambio e l'utilizzo di conoscenze per la preparazione degli atti,

consente la programmazione delle risorse e il monitoraggio della fasi di esecuzione,

favorisce la trasparenza e l'accesso alla documentazione.

Grazie a SETS si sperimenta un sistema government-to-business di facile utilizzo per la gestione dell'e-procurement, anche per chi non è necessariamente esperto nel settore informatico. SETS permette inoltre, l'informatizzazione del processi interni all'amministrazione relativamente alle gare informatizzando lo scambio di documenti e consentendo di accorpare le informazioni provenienti da differenti font. Inoltre, contente un impostazione standard nella conduzione del processo di gara per facilitare il riutilizzo di precedenti esperienze.

L'architettura

La piattaforma è caratterizzata dal Process Modelling Service (PMS) che permette al personale operante negli uffici gare di definire i processi interni per la preparazione e la revisione di tutti i documenti coinvolti in una gara d'appalto.
L'esecuzione di tali processi è gestita dal Process Execution Service (PES), che si occupa di fornire a ciascun attore coinvolto un ambiente personalizzato per il completamento delle attività di competenza fornendo inoltre tutte le in formazioni necessarie al tal fine.

I servizi offerti

SETS si articola in quattro principali servizi che consentono di implementare una soluzione pan-europea che supporta l'intero processo di gara in una Pubblica Amministrazione.

Fornisce modelli di processi configurabili ed adattabili per le fasi di "Preparazione della gara d'appalto", "Preparazione delle offerte economiche" e "Valutazione ed affidamento del contratto d'appalto".

Fornisce modelli di ambienti di lavoro per gli attori coinvolti nei processi, in particolare per "Ricerca e recupero della conoscenza", "Adattamento e riuso della conoscenza", "Supporto al lavoro cooperativo"

Fornisce i metadati e le ontologie per la definizione di concetti dipendenti dal dominio e dal contesto per stabilire le relazioni tra loro esistenti in un unico ambiente di lavoro.

Fornisce strumenti personalizzati di Knowledge Management per l'indicizzazione e la classificazione dei documenti, per la ricerca e il riuso di conoscenze ed informazioni raccolte in un archivio e per la configurazione e l'impostazione semi-automatica di modelli specifici per la gara d'appalto che deve essere bandita.

I destinatari

Il portale di SETS può essere utilizzato sia dagli impiegati della Pubblica Amministrazione che dagli utenti esterni (es. operatori economici) al fine di recuperare tutta la "conoscenza" relativa ad un particolare gara, informazioni aggiuntive riguardo ai codici CPV ed accedere ad una sezione dedicata di Domande/Risposte.

Informatizzazione delle procedure e ambiente collaborativo - Ne parliamo con Filippo Cintio, funzionario amministrativo dell' Ufficio Gare della Provincia di Genova