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Informatizzazione
delle procedure e ambiente collaborativo
Ne
parliamo con
Filippo
Cintio -
Funzionario Amministrativo - Ufficio Gare della Provincia
di Genova
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Ci potrebbe brevemente, descrivere il progetto? Come intervengono
i fornitori nella procedura di e-procurement, qual è il ruolo
della Provincia etc?
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La
Provincia di Genova ha aderito nel 2004 ad un progetto del programma
eTEN - Trans-European Telecommunications Networks- che
ha come obiettivo di sperimentare e validare una piattaforma informatica
sviluppata sulla base di un precedente progetto EC-funded R&D,
denominato "IST-1999-10478 E-NTRY project (Electronic Tendering,
Bidding and Negotiation Real-time System)", dedicata specificatamente
alla configurazione e attuazione di modelli di processo per organizzazioni
che gestiscono processi di scelta del contraente e di contratto.
La Provincia di Genova svolge un ruolo pilota, cioè implementa
nei propri processi la piattaforma web di SETS, creando un ambiente collaborativo
tra i vari attori interni. Allo stesso tempo, la piattaforma consente
agli operatori economici di dialogare con l'amministrazione in modo diretto,
immediato e trasparente.
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Il
servizio è già attivo?
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Il
servizio è in fase di validazione ed è utilizzato per la
gestione di reali procedure di gara. Sul sito http://sets.provincia.genova.it/setshome
è possibile visualizzare la documentazione di due gare in corso.
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Quanti
fornitori hanno partecipato alla prima gara?
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Ad
oggi hanno richiesto un account specifico circa 10 fornitori. L'accesso
personalizzato mediante username e password consente ai fornitori iscritti
anche di porre richieste di chiarimenti, creando così un canale
diretto di comunicazione con la provincia che risponde utilizzando la
piattaforma.
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Monitorate l'efficienza del servizio richiedendo un feed back ai
fornitori?
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Gli
operatori economici possono far conoscere la loro opinione sul sistema
compilando un questionario scaricabile dall'home page del portale SETS.
I dati in questo modo rilevati saranno rielaborati entro la fine del progetto,
prevista per febbraio 2006 proprio per poter intervenire e migliorare
il servizio.
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Chi
ha la gestione delle aste on line nella Provincia?
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Non
trattandosi di un servizio per la gestione delle aste on line, non vi
è uno specifico soggetto esterno all'Ente con il ruolo di amministratore
del sistema. Tuttavia, va sottolineato che al progetto aderiscono dei
partner privati tecnologici, coordinati dalla società TXT e-solutions
S.p.A. di Milano.
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Quali sono state le principali criticità che avete dovuto
affrontare nel rendere operativo il sistema?
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Premesso
che il sistema è ancora in una fase di sperimentazione, le maggiori
difficoltà sono emerse nella fase di disegno dei processi che ha
richiesto la corretta individuazione degli attori, delle attività
e delle conseguenti relazioni tra gli stessi.
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Il
modello può essere esteso a quali altri servizi non ancora
previsti?
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Grazie
allo strumento per il disegno dei processi. il Process Modelling Service
(PMS), il sistema può essere utilizzato per varie tipologie di
processi che vedono coinvolti attori appartenenti ad unità organizzative
diverse anche di differenti organizzazioni.
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Da quali amministrazioni sarà utilizzato? Come pensate di
coinvolgere i comuni nel progetto? Quali vantaggi otterrebbero?
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Il
sistema SETS è sperimentato al momento da noi e dalla Municipalità
di Grevena, in Grecia. Al momento l'idea della provincia è coinvolgere
alcuni piccoli Comuni come committenti esterni.
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Siete
intervenuti anche sui modelli di lavoro e anche sui profili professionali
tradizionali necessari a questo cambiamento? Come avete gestito
questi aspetti organizzativi?
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La
formazione è l'attività più rilevante, e tuttora
in corso. Per adesso abbaimo formato alcuni referento rappresentativi
delle varie articolazioni della provincia per creare i presupposti verso
il graduale superamento degli attuali processi manuali e implementare
da qui a poco, o scambio di documenti all'interno dell'amministrazione
per via informatica. Ad oggi sono coinvolte a tempo pieno 4 persone, e
a tempo parziale circa 20 persone delle varie unità organizzative
committenti dei processi di gara sperimentati. L'introduzione di SETS
consentirà di accorpare le informazioni provenienti da differenti
fonti e stabilirà un impostazione standard nella conduzione del
processo di gara. Fornirà, inoltre, degli strumenti operativi e
gestionali per incrementare il coordinamento e la sincronizzazione delle
attività ed estendere il riutilizzo di precedenti esperienze.
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Il
sistema ha richiesto un investimento molto elevato?
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La
Provincia di Genova partecipa al progetto SETS utilizzando esclusivamente
risorse umane interne, il cui costo è finanziato per il 50% dalla
Comunità europea.
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In quanto tempo verrà completato?
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Il
progetto, iniziato nell'agosto del 2004, si concluderà alla fine
di febbraio del 2006.
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