A Bolzano la gestione doumentale è informatizzata da anni

Gli Enti Locali sono titolari di ampie potestà regolamentari in settori cruciali in cui la diffusione dell'e-Government può avere effetti qualificanti sia per quanto la riorganizzazione interna, sia per quanto riguarda l'interazione con cittadini e imprese. Avere un sistema automatizzato per la gestione del workflow ad esempio vuol dire ottenere risparmi economici e di tempo, individuare le inefficienze e, soprattutto, raggiungere un livello di trasparenza a garanzia dei cittadini e delle imprese. A dimostrarlo l'ennesimo successo di una tra le amministrazioni più attive nell'innovazione tecnologica: la Provincia Autonoma di Bolzano.

Storia del progetto

Il primo sistema di gestione automatizzata della documentazione all'interno della Provincia di Bolzano venne sviluppato nel 1997, notevolmente in anticipo sia sulla normativa che sulla situazione dell'innovazione nella Pubblica Amministrazione del nostro Paese. Il progetto, che coinvolse l'Ufficio Valutazione Impatto Ambientale (VIA), venne sviluppato però, con una tecnologia abbastanza "acerba" e senza la possibilità di dialogo con altri sistemi, tanto che anche l'estensione del sistema ad altri uffici si rivelò problematica, lasciando l'Ufficio VIA, di fatto, come un isola, seppur perfettamente funzionante, all'interno del sistema informatico della Provincia.
Sette anni più tardi il cambiamento del sistema operativo determinò, però, una serie di problemi di incompatibilità, che resero inutilizzabile lo strumento di gestione del workflow del settore VIA. Parallelamente proprio in quel periodo l'Amministrazione Provinciale approvava l'attivazione di un sistema standard per la gestione documentale basato su tecnologia Oracle. La coincidenza fece sì che l'Ufficio Valutazione Impatto Ambientale, data la propria esperienza e la disponibilità del personale a lavorare su sistemi automatizzati e quindi piuttosto rigidi, venisse scelto come esperienza pilota per quello che sarebbe stato il futuro sistema di workflow di tutta la Provincia.
Un anno dopo l'affidamento dell'incarico ai partner di progetto, il sistema entrava definitivamente in protezione.

Gli obiettivi del progetto

Mantenere l'operatività dell'Ufficio VIA, migliorando il sistema attraverso l'utilizzo di un unico sistema integrato e condiviso da tutti contenente i dati e documenti definitivi;
Automatizzare la procedura di approvazione cumulativa in materia ambientale all'interno della Ripartizione con l'inclusione di tutti gli altri uffici coinvolti nell'analisi di impatto ambientale e conseguente possibilità di tracciamento della pratica per tutti gli uffici coinvolti;
Testare le tecnologie, realizzare un'infrastruttura riusabile ed acquisire le competenze ed il Know how necessari per estendere il progetto a tutta la Provincia.

I risultati

Il Responsabile della Ripartizione Informatica, Dario Donati, non esita ad affermare che si è trattato di un vero e proprio successo, sia dal punto di vista tecnologico, che dal punto di vista dell'impatto sulle metodologie di lavoro. "Gli operatori coinvolti, infatti, hanno reagito in maniera positiva all'introduzione dei nuovi strumenti, anche grazie a percorsi di formazione che la Provincia ha organizzato per un totale di 18 strutture e ad un help desk apposito".
L'introduzione del motore di Workflow, del sistema di Single Sign On con verifica diretta dell'utente e di 2 Web ed Application server dedicati basati su LINUX, unita alla riorganizzazione dei processi e alla standardizzazione delle procedure, suddivise in "passi", ha permesso di raggiungere traguardi notevoli. Innanzitutto l'ufficio VIA è riuscito a ridurre di oltre il 50% del carico di lavoro per la gestione della corrispondenza cartacea riferita a questi procedimenti, permettendo la protocollazione automatica da parte dei tecnici. In secondo luogo si è raggiunta una visibilità globale sulle operazioni da parte di tutti gli attori coinvolti, compresi quelli di sedi distaccate, che ha consentito oltre ad un'analisi puntuale delle criticità dei singoli processi "passo" per "passo", soprattutto l'acquisizione di un bagaglio di competenze indispensabili per la futura estensione del progetto e-Gov su tutta l'amministrazione provinciale. Infine l'iter burocratico delle procedure ha acquisito una trasparenza notevole, migliorando l'efficienza e semplificando il rapporto con i cittadini e con le imprese.
130 utenti abilitati ad usare il WF
circa 400 pratiche attivate
500 - 600 pratiche / anno
18 strutture/uffici coinvolti, dislocati in tutta la Provincia.

Criticità

Più che di criticità vere e proprie, dato che il progetto è già attivo da un anno e perfettamente funzionante, bisogna parlare di difficoltà nella realizzazione del progetto e delle modalità con cui sono state affrontate. In particolare il progetto ne ha incontrate tre:
Formazione - i corsi organizzati per le 18 strutture coinvolte nel progetto prevedevano una durata di tre ore a cui, come già detto, è stato affiancato un help desk telefonico gesttito dall'Ufficio VIA per gli altri utenti.
Fase di avvio - il passaggio dal vecchio al nuovo sistema è stato piuttosto problematico, dato la durata, addirittura pluriennale, di alcuni iter. Al momento un quarto circa dei progetti all'Ordine del Giorno provengono ancora dal vecchio sistema e l'azzeramento è previsto entro due anni.
Problemi tecnici - questo tipo di problema era legato al fatto che il sistema, molto complesso, prevedeva numerosi componenti, elementi ed interfacce che occorreva testare, coordinare e far funzionare correttamente. Dal punto di vista dell'utente, invece, il sistema si presentava in modo abbastanza intuitivo e semplice da utilizzare.

L'estensione del progetto

Entro il 2005, oltre al Workflow Tutela del paesaggio, partito in estate, dovrebbe andare a regime il sistema per la gestione della modulistica delle richieste tecniche alla Ripartizione informatica, un'applicazione di cooperazione applicativa con il sistema per la gestione della contabilità e del patrimonio, ed il Sistema Informativo Veterinario basato sempre sulla stessa soluzione.
Progetti un po' più complessi sono invece previsti per il biennio 2006-2007, come l'estenzione del sistema per la Valutazione di Impatto Ambientale agli altri uffici dell'Agenzia per l'ambiente ed il progetto di informazione sullo stato della pratica a richiedente, progettista e Comune interessato.