GESTIONE DOCUMENTALE: LA SOLUZIONE SAP RECORDS MANAGEMENT

Per essere in grado di operare, di amministrare e di erogare servizi ai cittadini, le istituzioni hanno l'esigenza di disporre di una gestione delle pratiche. Agli occhi dei cittadini le pratiche forniscono la documentazione legale per aprire un'attività, per richiedere un servizio mentre per le istituzioni costituiscono l'evidenza del loro operato. La gestione delle pratiche costituisce pertanto un'area essenziale e una funzione di importanza cruciale per le istituzioni e la pubblica amministrazione.

SAP Records Management: obiettivi e caratteristiche

SAP ha progettato la soluzione SAP Records Management con l'obiettivo specifico di gestire le pratiche nell'ambito del settore pubblico. Questa soluzione costituisce un approccio estremamente innovativo nei confronti della gestione documenti. La soluzione consente di gestire pratiche e documenti in forma sia cartacea che elettronica.

La novità principale di SAP Records Management consiste nella possibilità di supportare la gestione di qualunque tipo di documento, sia SAP che non SAP:

• Applicazioni per l'ufficio (ad esempio, Microsoft Word, e-mail, fax, calendario e contatti personali)
• Sistemi di contabilità
• Risorse umane (quali, ad esempio, la gestione delle competenze in HR)
• Approvvigionamento (ad esempio, descrizioni di servizi)
• Gestione beni immobiliari (ad esempio, contratti di locazione)
• Applicazioni correlate alla produzione o alla manutenzione di impianti (ad esempio, distinte base)
• Moduli elettronici
• Richieste elettroniche provenienti da Internet
• Collegamenti a pagine Internet o intranet con l'obiettivo di integrare fonti di informazioni e applicazioni esterne, ecc.

Un approccio integrato al workflow documentale

Insieme a SAP Business Workflow, SAP Records Management costituisce un sistema di workflow management in grado di mappare flussi di processo predefiniti come pure processi ad hoc, definendo il gruppo di possibili funzionari addetti a un determinato task all'interno di un processo della pratica.

Un'altra caratteristica fondamentale di SAP Records Management è il suo approccio integrato: la soluzione integra infatti tutte le aree dell'amministrazione pubblica, dai processi contabili/gestionali più semplici alle procedure tecniche più complesse, eseguite su sistemi applicativi di tutti i tipi.

Implementando SAP Records Management, si sfruttano i benefici della tecnologia più innovativa per semplificare la gestione delle pratiche e scoprirne tutto il suo potenziale. Nello specifico, potranno essere erogate tutta una serie di funzionalità innovative, tra cui:

• Fornire al personale autorizzato un unico punto di accesso a tutte le informazioni e in particolare alle pratiche
• Migliorare l'efficienza e la trasparenza dei vostri processi gestionali informativi.
• Integrare servizi su Internet trasferendoli direttamente all'interno di un sistema di gestione di pratiche elettroniche.
• Gestire informazioni in formato elettronico con un unico sistema
• Integrare i business object con le rispettive immagini digitalizzate (ad esempio, un documento contenente una determinata richiesta con la rispettiva immagine)
• Abbattere i costi legati all'archiviazione dei record cartacei.

SAP Records Management migliora l'efficienza della comunicazione tra e con istituzioni pubbliche, con le imprese e con i cittadini:

• I record possono essere visualizzati da qualsiasi ente pubblico e scambiati tra le varie amministrazioni con procedure di invio e trasporto della massima semplicità.
• I cittadini e le aziende possono sottoporre richieste di informazioni e di altro tipo via Internet mediante il framework di e-Government di SAP for Public Sector. Tutti i documenti creati in fase di elaborazione delle richieste in SAP for Public Sector sono memorizzati automaticamente in un'unica base dati.
• Le funzioni di elaborazione delle richieste e di memorizzazione dei documenti all'interno di un pratica sono pienamente integrate.

SAP Records Management registra in un log tutti gli accessi ai record, compreso l'accesso in lettura, così da tenere traccia dei record, degli utenti che li hanno visualizzati e delle date di accesso. I record destinati ai cittadini possono essere inoltre memorizzati su un server separato. Per records ed altri documenti modificabili è disponibile una facility di gestione delle versioni, che fornisce uno storico completo di record e documenti. Utilizzando questa funzione di "versioning", è possibile memorizzare e, se richiesto, ri-memorizzare, lo stato attuale dei record. Singole attività svolte nell'ambito di un processo di business definito in SAP Business Workflow possono essere monitorate utilizzando a questo scopo il log correlato al rispettivo workflow.

GESTIONE DELLA CORRISPONDENZA - Supponiamo che un'istituzione pubblica disponga di un volume molto elevato di documenti cartacei archiviati. La scansione di tutti i documenti in un singolo record richiederebbe troppo tempo, pertanto la digitalizzazione avviene solo a livello di record management system ovvero un registro elettronico funge da indice virtuale del contenuto dei record. Quando l'ente riceve un nuovo documento di corrispondenza, nel sistema di gestione elettronica dei record vengono inseriti solo i metadati: la data di ricezione, la locazione di memoria e altri dati che semplificano l'elaborazione. Tutti i dipendenti hanno accesso al registro. Ciò significa che ognuno di essi può visualizzare il set di record in qualunque momento dal rispettivo portale e cercare i record utilizzando criteri di ricerca predefiniti.

ELABORAZIONE DELLE RICHIESTE - Un altro esempio è dato dall'elaborazione delle richieste. Supponiamo che un cittadino presenti una richiesta di sovvenzione per un alloggio a un istituto di edilizia popolare. Nell'elaborazione inbound, il documento viene digitalizzato e attribuito a un processo, che avvia il relativo workflow. Viene automaticamente creato un record in background. Il sistema individua l'addetto responsabile alle sovvenzioni per l'edilizia popolare e invia la richiesta da elaborare alla sua casella di posta elettronica. Operando nel SAP Records Management, l'addetto inserisce note ed annotazioni direttamente nella pratica. Tutte le informazioni necessarie per elaborare la richiesta di sovvenzione sono rese disponibili online all'interno del sistema. Per rispondere alla richiesta, il dipendente si avvale di un modulo predefinito che gli viene fornito attraverso il tipo di record. Solo i documenti in entrata e in uscita esistono in formato cartaceo: l'amministrazione infatti utilizza al suo interno solo il documento in formato elettronico.

ELABORAZIONE DI RICHIESTE VIA INTERNET - A questo punto, supponiamo che un cittadino presenti una richiesta per un alloggio all'istituto pubblico di competenza utilizzando a questo scopo Internet. Il sistema controlla la completezza e la congruenza dei dati, evitando in tal modo ritardi legati all'elaborazione della pratica. Il documento ricevuto dall'istituto è già in forma elettronica e non deve essere digitalizzato. La richiesta può essere quindi elaborata in due modi differenti. Il primo prevede che la richiesta sia elaborata in parallelo a SAP Records Management. Tutti i documenti risultanti da tale elaborazione, compreso il processo stesso, sono inseriti automaticamente in un record. Il sistema di workflow management crea quindi in automatico il log del processo. La seconda modalità prevede invece che al momento della ricezione, la richiesta venga inserita in un record e quindi elaborata direttamente in SAP Records Management.

INTEGRAZIONE DI APPLICAZIONI - Le fatture in entrata sono registrate in SAP Financial Accounting. Dopo la registrazione delle fatture, i documenti digitalizzati e i documenti a essi correlati sono inseriti direttamente in un record. Le fatture dovranno in seguito essere verificate. Questa procedura può essere eseguita in modo rapido ed efficace in quanto non si deve perdere tempo in attività di ricerca e duplicazione dei documenti in questione. Le fatture vengono inoltre inserite in ordine cronologico in un registro fatture elettronico (o in un tipo di record predefinito).

DOSSIER RELATIVI AI DIPENDENTI - Supponiamo che i dati di HR siano gestiti dl componente SAP Personnel Administration. Tutti i dati HR definiti come business object sono integrati in automatico nei dossier dipendente del Records Management System. Le modifiche da apportare ai dati anagrafici di HR, pertanto, dovranno essere acquisite nel sistema solo una volta. Oltre alle informazioni provenienti dal sistema di amministrazione del personale, è possibile aggiungere altri documenti al dossier dipendente e a questo punto questi documenti sono disponibili solo nel sistema di gestione delle pratiche. SAP Records Management consente di strutturare i dossier relativi ai dipendenti in modo tale da soddisfare totalmente le vostre esigenze specifiche.

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