A che punto è l'e-Gov: Docarea

Il processo di ammodernamento della PA locale sembra sia rimasto, insieme al mercato consumer, uno dei pochissimi settori a trainare l'economia delle nuove tecnologie nel nostro Paese, eppure anche in questo settore non tutto procede in maniera idilliaca. Il 60/70% dell'avanzamento complessivo, il 92% raggiunto dai 52 progetti più avanzati e i 3 progetti mai partiti sono ormai dati acquisiti, citati lo scorso Luglio durante la Terza Conferenza sull'e-Government nelle Regioni e negli Enti Locali, ma per capire un po' meglio la situazione abbiamo voluto scendere nel particolare e provare ad analizzare più da vicino qualche progetto e-Gov di cui avevamo parlato all'inizio della nostra avventura un paio di anni or sono. Prima tappa Docarea: come procede il progetto, e come sono state affrontate le criticità?

Un brevissimo riassunto

"DOCAREA intende dimostrare come l'organizzazione e la razionalizzazione del back-office costituisca un importante prerequisito per l'erogazione di servizi efficaci a cittadini ed imprese, nel rispetto delle leggi, della sicurezza delle transazioni e della privacy." Così il sito web ufficiale presenta il progetto classificatosi secondo in assoluto tra tutti i progetti ammessi al confinanziamento tramite il primo bando del Ministro per l'Innovazione le Tecnologie. Obiettivo complessivo di tutte le 250 amministrazioni pubbliche che hanno scelto di aderire al network, infatti, è quello di realizzare un'infrastruttura tecnologica ed organizzativa per la condivisione di tecnologie e di metodologie tese ad offrire risposte concrete alla gestione dei flussi documentali.
L'elemento centrale, quindi è il miglioramento funzionale ed organizzativo degli enti coinvolti: i temi del protocollo informatico, del documento elettronico, della posta elettronica certificata e della firma digitale vengono affrontati in vista dell'eliminazione progressiva e totale dei flussi cartacei, sostituiti con documenti elettronici.
La necessità: per consentire l'avvento di un'amministrazione digitale la maggiore difficoltà da superare è quella dell'interazione tra sistemi di enti diversi o, addirittura tra uffici diversi di una stessa amministrazione. I servizi di qualità possono essere erogati solo se esiste un back office fra amministrazioni ben organizzato.
Le aree di applicazione: ciclo completo di vita dei documenti (nascita, approvazione, gestione protocollare, conservazione); gestione e scambio dei documenti digitali con validità giuridica; tecnologia (singoli applicativi ed integrazione); aspetto giuridico archivistico ed organizzativo.
Budget: 10.237.695, di cui 2.620.000 co-finanziati dal bando e-Government
Partecipanti: Regione Emilia Romagna, 15 Province, 116 Comuni, circa altrettanti Comuni previsti in riuso, Ministero per i Beni e le Attività Culturali, UnionCamere Emilia-Romagna.
Servizi erogati: alla creazione dell'infrastruttura seguirà la realizzazione di 7 servizi finali alle imprese, rappresentativi delle possibili tipologie erogabili.

Lo stato di avanzamento

A luglio 2005 si è concluso positivamente il secondo assessmet di monitoraggio, previsto dal CNIPA, che ha verificato una percentuale complessiva di avanzamento delle attività del progetto del 74%.
Più precisamente:
Si è conclusa la fase progettuale
Si è conclusa la fase realizzativa dell'infrastruttura
È in via di conclusione la fase realizzativa dei servizi
È al via la fase di attuazione
Sono stati attivati 12 poli territoriali attivati
Sono stati attivati 212 nodi
64 server attivati
6024 licenze EDMS acquistate
2680 certificati di firma digitale rilasciati
291 caselle di Poste elettronica certificata attivate

L'infrastruttura

"Per arrivare ad avere un sistema omogeneo che fosse in grado di mettere in comunicazione i diversi nodi del network e di far comunicare i vari enti coinvolti" Spiega Rossella Bonora, responsabile del Settore Informativo della Provincia di Bologna e coordinatore del progetto Docarea "non abbiamo seguito la filosofia 'tradizionale' tesa ad individuare una sola soluzione di protocollo, per poi imporla a tutto il network, ma abbiamo domandato al mercato di registrare i prodotti già esistenti sulle nostre specifiche. In questo modo siamo risusciti sia a dare continuità ai nostri enti che già possedevano sistemi di protocollo, sia a porre le basi per operare in un sistema standardizzato e comunicante". In pratica si è trattato da una parte di produrre criteri e standard condivisi, e dall'altra di realizzare servizi web in grado di consentire l'accesso alla piattaforma tecnologica per la gestione documentale indipendentemente dal sistema di protocollo utilizzato. Una scelta innovativa, dunque, basata non tanto sulla invasività, quanto sul coordinamento, scelta che si è rivelata vincente ottenendo risultati più che positivi. "Al momento", continua la dottoressa Bonora "Il 90% dei nostri Comuni hanno fornitori già accreditati per il protocollo, o stanno completando le procedure".
Importante sottolineare che tutti i prodotti accreditati da Docarea sono validati da una apposita commissione sia sotto il profilo tecnologico che da quello archivistico, superando, in questa maniera, alcune problematiche sollevate dal Ministero per i Beni Culturali in materia archivistica.

I tempi

Nonostante Docarea sia un progetto da dieci milioni di euro, che coinvolge oltre 250 partner e che nel tempo si è allargato, intrecciando rapporti di collaborazione con altri grandi progetti di e-Government, i tempi previsti nella stesura progettuale del 2001 sono stati rispettati, concedendosi uno sforamento minimo, che attualmente è di circa due mesi, e che dovrebbe assestarsi, alla conclusione del progetto sui quattro mesi circa. "Si tratta di tempi assolutamente fisiologici" spiega l'Assessore alla Comunicazione e ai Sistemi informativi della Provincia di Bologna, Stefano Alvergna, "Per rispettare i quali abbiamo dovuto sostenere ritmi di lavoro molto elevati. I quattro mesi di ritardo che prevediamo di raggiungere a conclusione del progetto - marzo 2006 - ci confermeranno come uno dei progetti più efficienti, con percentuali di successo ben al di sopra della media nazionale".

Obiettivi raggiunti macro e micro

Il progetto Docarea, sotto il profilo degli obiettivi, va distinto in due grosse aree di applicazione. Da una parte ci sono gli obiettivi tecnologici, illustrati nel progetto e-Gov presentato al bando per il cofinanziamento, e dall'altra, invece, gli obiettivi organizzativi esplicitati dal cambiamento dei processi amministrativi negli enti che, aderendo a Docarea, hanno ora a disposizione un'infrastruttura di gestione documentale.
"Dal punto di vista degli obiettivi macro" ci spiega Rossella Bonora "Possiamo dire, con orgoglio, di essere risusciti a raggiungere il grande risultato della diffusione della cultura tecnologica e, soprattutto, della realizzazione della piattaforma comune, basata su standard condivisi, per spingere tutte le amministrazioni a lavorare nello stesso modo e a ragionare in maniera compatibile. Mentre ciò che ancora manca, e per cui lavoreremo nei prossimi mesi è lo sviluppo di servizi prototipali allo scopo di dimostrare che il sistema funziona".
"Oltre a questo risultato tecnologico, ed infrastrutturale" continua l'Assessore Alvergna "Il vero obiettivo che Docarea si poneva di raggiungere era un risultato osservabile su scala micro, misurabile, cioè, in ogni singola amministrazione. Da questo punto di vista avere una piattaforma di dialogo e raggiungere tutti gli obiettivi tecnologici è un primo passo, che deve però evolversi coinvolgendo direttamente tutta la parte organizzativa per fare in modo che questi sistemi vengano utilizzati realmente, semplificando, così, la macchina amministrativa".
Terminata la fese dell'e-Government tecnologico, quindi, per Docarea inizia quella dell'e-Gov organizzativo, fase, questa, affidata alle singole amministrazioni e tesa a realizzare l'obiettivo di un'amministrazione senza carta.

Un esempio di e-Gov organizzativo: la Provincia di Bologna

Rilascio a tutti i dipendenti degli strumenti di autenticazione personali ed amministrativi, per l'accesso al sistema, avvio di un programma di formazione intenso per tutti i 1200 dipendenti dell'amministrazione provinciale, con corsi di una durata media di 6 mattinate in aule attrezzate a cui si aggiungono moduli personalizzabili in modalità e-Learning, tematiche formative che toccano tutti gli aspetti coinvolti in Docarea da quelli tecnologici a quelli archivistici, fino a quelli organizzativi e giuridici, revisione di tutto il sistema informativo provinciale (a partire da novembre prossimo) ridisegnando tutti i processi interni di ciascun settore sulla base della piattaforma tecnico-organizzativa. Queste le azioni avviate dalla Provincia di Bologna per rendere realtà gli obiettivi organizzativi di Docarea nella propria amministrazione, a cui vanno poi aggiunte tutte le altre studiate insieme ai Comuni del proprio territorio e, in maniera particolare, alle associazioni sovracomunali. In prospettiva, infatti, ciò a cui mira la Provincia è caricare sulla gestione associata gran parte dell'onere di gestione della tecnologia, evitando così le diseconomicità di lasciarla parcellizzata sul territorio.
In questo sforzo è impegnata tutta l'amministrazione, sia per quanto riguarda la parte amministrativa, che quella organizzativa, che quella politica, come ci assicura l'Assessore Alvergna: "Noi crediamo molto in questo progetto, ed è per questo che lo stiamo portando avanti con un inpiego importante di risorse. Non è possibile, infatti, pensare che un piccolo Comune sia in grado di mettere in campo le risorse necessarie ad attuare un cambiamento così epocale come la realizzazione dell'amministrazione digitale ed occorre un aiuto ed un'intervento mirato da parte dell Province e delle Regioni. I livelli di intervento che stiamo mettendo in pratica in questo senso sono tre. Innanzitutto si lavora sul deployment delle soluzioni, delle tecnologie e delle componenti organizzative realizzate non solo grazie a Docarea, ma anche grazie a tutti gli altri progetti, grandi e piccoli, su cui è impegnata la Provincia di Bologna. A tal fine è stata creata anche una struttura ad hoc: l'Ufficio Comune per l'e-Government. In secondo luogo stiamo realizzando un passaggio di risorse massiccio per supportare tanto l'infrastrutturazione quanto la formazione e l'accompagnamento degli uffici informativi dei comuni del nostro territorio. Ed infine stiamo portando avanti, insieme alla Regione, il progetto di connessione a larga banda del territorio, con l'estensione della rete regionale LEPIDA".

Un successo senza difficoltà?

A quanto pare, dunque, l'etichetta di isola felice che si è guadagnata nel corso degli anni la Regione Emilia-Romagna sembra coinvolgere anche il progetto Docarea: "Certamente godere di questa reputazione non può che farci piacere" ci dice Rossella Bonora "Ma questo non vuol dire che da noi sia tutto semplice. Certamente siamo un territorio che da anni cammina in una determinata direzione e lavorando sodo a tutti i livelli siamo riusciti ad innescare un meccanismo che agevola l'introduzione e lo sviluppo di progetti innovativi. Anche la lungimiranza di aver puntato sui giovani e di avere ad oggi una classe dirigente con un'età anagrafica al di sotto della media ci aiuta, ma questo non vuol dire che qui da noi, come, in qualsiasi altra amministrazione, non sorgano delle difficoltà. Tutto sta nell'affrontarle correttamente magari provando a 'gettare il cuore oltre l'ostacolo' - se mi permette l'espressione -. Certo questo comporta dei rischi, ma a volte è necessario rischiare per ottenere un successo".
"Oramai" chiude l'Assessore Alvergna "non ci sono più scuse. La tecnologia esiste e funziona così come la normativa che c'è ed è sufficientemente armonica, anche grazie al Codice dell'Amministrazione Digitale. Ciò che ci resta da fare è cambiare il modo di lavorare dell'operatore pubblico e cercare convincere gli utenti della bontà dei nuovi sistemi, invitando ad usarli e a capire che la Pubblica Amministrazione, per lo meno quella emiliano romagnola, è cambiata, e con uno sforzo corale potrà cambiare ancora di più".