Mentana: dalla provincia le eccellenze "digitali"

Dal 2000 il Comune di Mentana ha avviato una serie di iniziative per l'informatizzazione della propria amministrazione. Non solo ristrutturazione del sistema informatico già esistente ma soprattutto adeguamento alla normativa AIPA riguardante la gestione e l'archiviazione elettronica dei documenti e implementazione di un sistema di interoperabilità verso altri enti. Oggi si possono misurare le prime efficienze ma c'è ancora molto da fare rispetto a certe spigolosità burocratiche e ostacoli culturali per far si che anche Mentana diventi un comune senza carta!

L'innovazione dei piccoli comuni

Il protocollo informatico ha come obiettivo l'aumento della produttività e dell'efficienza di tutta la Pubblica Amministrazione. La normativa sul protocollo prevede diversi livelli di realizzazione che vanno dal semplice protocollo dei documenti, alla gestione degli stessi, alla gestione del workflow fino alla ridefinizione dei processi. L'obiettivo è la decisa riduzione dei documenti cartacei in favore dei documenti elettronici e scambi in forma telematica fra le diverse amministrazioni e fra le amministrazioni e i cittadini.
Tutto questo vale per amministrazioni dai grossi numeri e anche per quelle decisamente più piccole come appunto il Comune di Mentana. Eppure è proprio da centri con territori non troppo estesi e popolazione di non oltre i 30.000 mila abitanti che vengono fuori le eccellenze.
Di certo ad accelerare questo processo innovativo è stato il necessario adeguamento alla normativa vigente in materia di gestione documentale: fin dagli anni '80 le varie amministrazioni che hanno governato Mentana hanno dato importanza e continuità all'utilizzo dell'informatica negli e tra uffici comunali fino a poco più di un anno fa, quando appunto, il Comune si è dotato di un sistema di gestione documentale interno.

L'applicativo

Il protocollo informatico unitamente alle altre procedure applicative fa parte del progetto complessivo relativo alla gestione dei flussi documentali ed alla gestione degli atti amministrativi. L'obiettivo è lo scambio di documenti elettronici con la stessa validità dei corrispondenti documenti cartacei, secondo una procedura che individua 4 fasi principali:

Acquisizione ottica dei documenti;
Applicazione della Firma Digitale;
Documento Informatico;
Gestione del flusso documentale.

L'acquisizione ottica

Ogni documento potrà essere acquisito in digitale attraverso 2 modalità: la modalità Batch attraverso la quale l'operatore effettua la scansione dei documenti in modo svincolato dalla fase di protocollazione. Tipicamente è utilizzata in caso di acquisizione di un numero elevato di pagine in quanto il software permette di generare e stampare una etichetta (barcode) contenente la chiave primaria del documento. L'etichetta viene apposta sul frontespizio del documento protocollato e tale barcode, interpretato dallo scanner, permette al software di gestione di collegare automaticamente l'identificativo univoco di Protocollo Generale e le immagini. La lettura del barcode permette di effettuare controlli quali l'esistenza del documento o dell'allegato nella procedura di Protocollo.
Altrimenti, la seconda modalità con cui è possibile acquisire materiale cartaceo è quella Interattiva. In questo caso, la fase di acquisizione è comandata direttamente da procedura al momento della protocollazione; questa modalità è utilizzata soprattutto in presenza di carichi di lavoro limitati.

La firma digitale

Grazie alla legge 59/97, che attribuisce piena validità agli atti realizzati con mezzi informatici nonché alla loro trasmissione e archiviazione, la firma digitale è diventata un ulteriore strumento di semplificazione dell'organizzazione interna delle PA. Eppure gli ostacoli al processo di informatizzazione delle attività di gestione della documentazione e più in generale delle attività di un'amministrazione comunale sono ancora tanti e, come ci ha spiegato lo stesso Valter Esposito, responsabile Sistemi informativi del Comune di Mentana, "nella maggior parte dei casi sono di stampo culturale. Rispetto al nostro caso, la difficoltà maggiore l'abbiamo incontrata nel far accettare concettualmente al personale dell'Ente, quadri compresi, la gestione delle pratiche applicando la procedura informatizzata dei flussi documentali.". "Inoltre, abbiamo registrato," continua Esposito, anche molto scetticismo degli amministratori e dei funzionari non competenti in materia informatica, che ancora oggi prediligono la soluzione cartacea in quanto non effettivamente convinti dei parametri di sicurezza che ai loro occhi risultano poco comprensibili."
Proprio per questo la scelta è caduta su una penetrazione graduale all'uso di questi nuovi strumenti.In una prima fase l'utilizzo della Firma Digitale è avvenuto solo all'interno dell'amministrazione su protocolli, delibere e determine proprio per assicurare una corretta valutazione degli impatti organizzativi. Successivamente, verranno coinvolti e "abituati" all'uso anche gli Enti Locali del territorio: primo passo verso l'interoperabilità tra gli Enti a livello di flussi documentali.

Vediamo e capiamo insieme come "firmano" a Mentana!
	Nell'ambito dell'applicativo "Protocollo" è possibile firmare digitalmente qualsiasi documento presente su file system prima di essere associato alla registrazione di protocollo.
	Nell'ambito dell'applicativo "Delibere/Determine", è possibile firmare digitalmente il testo della proposta da parte di un responsabile. Ogni ufficio a cui sia stata trasmessa la proposta e che abbia le competenze di apporre un parere ha la possibilità di esprimerlo e firmarlo. A questo proposito sono stati introdotti più moduli elettronici che potranno essere firmati digitalmente. E' inoltre, consentito firmare il testo della delibera/determina da parte di un utente abilitato. E' consentita la firma multipla sui testi di delibera/determina.

In ogni momento è possibile verificare la validità della firma apposta sul documento in esame. L'integrità del testo (documento protocollato o delibera/determina) è garantita dalla firma apposta sul documento: l'apposizione della firma provocherà, infatti, l'inalterabilità del testo, che sarà, in seguito, soltanto visualizzabile.

Verso l'interoperabilità

L'interoperabilità dei sistemi di protocollo informatico prevede la possibilità di trattamento automatico dei flussi documentali tra enti diversi e attraverso i propri sistemi di protocollo. Lo scopo è razionalizzare, semplificare ed accelerare i processi amministrativi. Il Comune di Mentana semplificando la gestione documentale e intervenendo sull'ottimizzazione dei processi revisori e approvativi interni all'amministrazione, intende gestire tutti i flussi documentali nelle sue varie forme, sia in arrivo da altri Enti che prodotti dal sistema informativo interno, in formato digitale.