L'Innovazione parte da una buona comunicazione

Connettere le oltre 3500 persone che lavorano all'interno delle diverse strutture dislocate sul territorio, fornendo loro uno strumento avanzato per razionalizzare le informazioni e condividerle, per semplificare i processi interni, riducendo all'essenziale la circolazione di documenti cartacei, e per facilitare l'integrazione dei processi secondo standard e metodologie di lavoro condivise. Questi i traguardi raggiunti dalla Regione Lombardia grazie al nuovo Portale Intranet.

Il Portale Intranet

Nato come orientamento progettuale nel 2001, il portale intranet della Regione Lombardia aveva come obiettivo primario quello di organizzare razionalmente il patrimonio informativo dell'amministrazione regionale, in modo renderlo fruibile soprattutto al personale dipendente.
In corso di realizzazione, però, nei due anni di implementazione il progetto si è gradualmente arricchito, sviluppando strumenti aggiuntivi che per la gestione on line dei servizi alla persona. In particolare, sono stati sviluppati un sistema di gestione delle missioni e un sistema per l'erogazione dei contributi previsti dalla legge regionale 54/76 a favore del personale regionale (spese scolastiche, mediche, etc.).

Azioni

La realizzazione del progetto ha previsto diverse fasi di attuazione realizzate nel triennio 2001-2004:

predisposizione di un questionario di customer satisfaction riguardo all'aggiornamento dei contenuti, l'usabilità, la grafica del Portale Intranet in fase sperimentale;
analisi dei punti di debolezza del Portale in fase sperimentale e individuazione di soluzioni migliorative;
progettazione dell'architettura dell'informazione e definizione della tassonomia per la classificazione dei contenuti;
progettazione grafica;
messa in rete.

La rete cambia l'organizzazione

Grazie all'analisi preliminare effettuata attraverso appositi questionari le Strutture Siop e Comunicazione interna hanno potuto stilare la classificazioni dei contenuti per ciascuna struttura della Regione individuando uno schema di navigazione uniforme. Per gestire l'aggiornamento di ogni singola sezione è stata poi strutturata una rete di redazioni diffuse il cui personale è stato sottoposto ad una formazione on the job. In questo modo ogni direzione ha potuto prendere confidenza con il nuovo portale, acquisendo al proprio interno le competenze per l'utilizzo di un nuovo software di content management per a gestione e l'implementazioni dei dati. La supervisione di tutto il portale è naturalmente affidata ad una redazione centrale che garantisce uniformità e consulenza.
La nuova architettura logica ha permesso all'intranet di divenire il luogo preferenziale per lo scambio e la diffusione delle informazioni, anche grazie ad uno spazio di lavoro collaborativo, a cui il personale po' accedere tramite ID e password.

Obiettivi raggiunti

I dati statistici relativi all'accesso al Portale mostrano una costante crescita di interesse nei confronti dello strumento ed una recente indagine, condotta a campione all'interno delle Direzioni Generali, lo rileva utile, aggiornato e di facile consultazione. Attualmente il Portale fa registrare mediamente circa 30.000 accessi mensili con un numero di visitatori che supera le 3000 unità.

L'accesso semplificato all'informazione ha permesso:

un maggiore coinvolgimento del personale, grazie alla sinergia venutasi a creare tra le Direzioni, le Unità Organizzative e le Strutture;
una migliore efficienza nell'organizzazione del lavoro, in quanto la tempestiva circolazione delle informazioni ha consentito di ridurre i tempi di consultazione e, quindi, di adottare scelte strategiche senza troppi indugi;
sviluppo ed integrazione con modalità di e-governement interni attraverso il Sistema Informativo di Organizzazione e Personale (SIOP).

Sistema informativo di Organizzazione e personale

Il sistema realizzato in Regione Lombardia, ancora in fase di implementazione e consolidamento, consente di condividere attraverso una banca dati unica ed integrata le principali informazioni qualitative e quantitative sul personale.

La logica che sta alla base dello sviluppo del Sistema è:

un'azione di integrazione tra le politiche organizzative e del Personale;
la sensibilizzazione rispetto alla conoscenza dei dati relativi al personale;
la rivisitazione dei processi, in modo da porli come servizi al dipendente.

Grazie al SIOP la Regione è in grado di rispondere adeguatamente ad esigenze di innovazione impellenti, come:
la gestione degli organigrammi e delle posizioni;
la gestione del fascicolo del dipendente,
la pianificazione ed il controllo degli interventi di formazione,
la pianificazione ed il controllo della dotazione organica e delle risorse finanziarie,
la gestione integrata dei dati giuridici ed economici ed il controllo di gestione;
la costruzione di strumenti a supporto di processi decisionali attraverso adeguata reportistica che riesca a garantire una maggiore facilità di accesso alle informazioni.
In stretto collegamento con SIOP, è stato realizzato il sistema WinTime di rilevazione delle presenze, che permette la compilazione on line delle schede mensili in modo decentrato da parte dei referenti delle Direzioni Generali. Sono state inoltre implementate alcune funzioni che permettono a ciascun collega di accedere al sistema, tramite il Portale Intranet, e di poter verificare in tempo reale la propria situazione di presenze /assenze giornaliera.

Una rete interna per comunicare, informare e migliorare l'efficienza, un'intervista con Rossana Gardoni, dirigente della Comunicazione internadella Regione Lombardia.