Per facilitare il coinvolgimento del personale è stato effettuato un training on the job che ha consentito di acquisire maggiore dimestichezza con l'Intranet. Inoltre, per incentivare il suo utilizzo e far convergere su di esso le esigenze comunicative, si è proceduto ad un'adeguata campagna di comunicazione interna che ha indotto l'Amministrazione a smantellare le bacheche ed altri obsoleti mezzi di comunicazione, in pieno raccordo con i Servizi informativi e la Comunicazione istituzionale.

L' attivazione del portale risponde alla necessità prioritaria di raggiungere le 3500 persone che lavorano nell'ente, 600 delle quali sono impegnate nelle sedi territoriali, mentre altre sono sparse nelle varie sedi milanesi secondo un sistema logistico complesso. Il Portale Intranet persegue, pertanto, i seguenti obiettivi:

organizzare e razionalizzare il bagaglio informativo dell'ente;
condividere la conoscenza della realtà lavorativa;
semplificare i processi di comunicazione;
facilitare l'integrazione dei processi;
fornire servizi alla persona.

Nel corso del passaggio dal portale sperimentale e quello definitivo è stata fatta una rilevazione di customer satisfaction su un focus group di dipendenti regionali di tutte le categorie e con competenze differenti. Questo ha permesso di rilevare il livello di gradimento e di conoscenza dello strumento e l'individuazione di "desiderata" per la progettazione della nuova versione.

Il Portale intranet è stato oggetto di una serie di indagini e di analisi per la diffusione di una buona prassi all'esterno. In particolare nel corso di questi anni, il modello della comunicazione interna è stato oggetto di un protocollo di intesa con la Regione Calabria per il trasferimento del know how. Inoltre il caso Portale intranet è stato introdotto come modello in alcune pubblicazioni, "La Comunicazione interna nella PA regionale e Locale" (Quaderni Formez n. 29, 2004) e "Intranet. Teoria e pratica" (a cura di Alessandro Lucchini, Apogeo Editore, 2003).
In quest'ultimo anno, la comunicazione interna ha partecipato ad un Laboratorio sul tema del Formez e all' Osservatorio Permanente Intranet Files del MIP Politecnico di Milano, posizionandosi in linea con i modelli più avanzati di intranet nel pubblico e nel privato.

In particolare, sono stati sviluppati sistemi di controllo delle timbrature, di gestione delle missioni, un sistema per l'erogazione dei contributi previsti dalla legge regionale 54/76 a favore del personale regionale (spese scolastiche, mediche, etc.) e la sperimentazione del cedolino on line.
Sono stati, inoltre, introdotti strumenti di supporto al lavoro in team attraverso la predisposizione di uno spazio di lavoro collaborativo ad accesso profilato e ristretto a gruppi di utenti abilitati.