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La
sfida all'efficienza del Comune di Mentana
Ne
parliamo con
Valter
Esposito - Responsabile del settore 6°, Sistemi informativi-CED
Comune di Mentana
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Efficienza
dell'amministrazione e trasparenza dell'azione amministrativa: in
cosa l'informatizzazione della gestione documentale contribuisce
a rafforzare questi macro obiettivi del cambiamento amministrativo?
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Un
aspetto dell'informatizzazione della gestione documentale che, anche in
un piccolo comune come Mentana aiuta a rendere più efficienti i
procedimenti amministrativi, è la possibilità di avere on-line
sulla propria postazione in rete, il documento in entrata al protocollo
generale immediatamente dopo il suo passaggio allo scanner. La trasparenza
dell'azione amministrativa è realizzabile dalla opportunità
data dal formato digitale del documento che, coniugato con un software
che gestisce i flussi documentali, può essere consultato anche
via web, con le dovute precauzioni relative alla privacy.
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Quella
del protocollo informatico è una delle iniziative previste
dal Comune di Mentana nel suo progetto di miglioramento del Sistema
Informatico. Quali sono le altre iniziative previste e relative
priorità che vi siete dati e qual è lo stato dell'arte?
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Il
Comune di Mentana ha investito molto nel corso degli ultimi anni in termini
di infrastrutture di rete, di hardware e di software applicativo, curando
un pò tutti gli aspetti gestionali dell'Ente.
L'anno in corso sarà dedicato a consolidare ed ottimizzare le funzionalità
del software acquisito con un occhio di riguardo alla fruibilità
dei servizi via web partendo proprio dal sito web comunale che ha subito
un recente restyling per il necessario adeguamento alle norme sull'accessibilità.
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Il sistema da voi previsto copre solo le applicazioni minime di
protocollo o anche la gestione documentale e l'archiviazione ottica?
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Dal
1° gennaio 2005 siamo partiti sia con la gestione documentale che,
contestualmente, con l'archiviazione ottica dei documenti. Al momento
rimane operativo anche il flusso dei documenti in via tradizionale nell'attesa
dell'approvazione del Regolamento Comunale che disciplinerà nel
dettaglio la gestione documentale e l'archiviazione a norma di legge.
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Quali costi ha sostenuto l'amministrazione per l'implementazione
del protocollo informatico e in quanto tempo e come sono ammortizzabili?
In base alla Sua esperienza è un tipo di procedura realizzabile
in economia all'interno degli enti?
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Il
protocollo informatico è stato fornito da ADS (Automated Data System)
di Bologna dopo l'avvio di una gara con asta pubblica che comprendeva
anche delibere, iter, acquisizione ottica, firma digitale. Il costo complessivo
è quantificabile in 7.500,00 €, esclusi i 5.000,00 €
destinati alla formazione del personale.
Tale somma è stata finanziata dal Comune attraverso un mutuo della
cassa DD.PP. Ovviamente, il pagamento sarà graduale per tutta la
durata del piano di ammortamento del mutuo. E' mia convinzione che è
bene affidarsi a delle ditte serie e specializzate per avere un risultato
ottimale, comunque nel caso di grandi Enti che possiedono strutture in
grado di sviluppare e soprattutto mantenere ed aggiornare il software
sviluppato, credo sia altrettanto realizzabile.
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Che tipo di professionalità è prevista per la gestione
di un protocollo informatico? Il Comune di Mentana ha individuato
un responsabile ad hoc o è una funzione che può essere
tranquillamente condivisa da più operatori?
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Attualmente
il servizio è gestito da un Istruttore, con qualifica
tecnica informatica, e da due collaboratori amministrativi. La gestione
dell'archiviazione ottica richiede una professionalità tecnica
maggiore dato che, per gestire i casi anomali, è necessario avere
dimestichezza nella gestione del programma di scansione e del relativo
software specifico. Per il resto è una normale procedura applicativa
come le altre. Come esperienza personale posso affermare che la difficoltà
maggiore l'abbiamo incontrata nel far accettare concettualmente al personale
dell'Ente, quadri compresi, la gestione le pratiche applicando la procedura
informatizzata dei flussi documentali.
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Come
avete monitorato e verificato i risultati ottenuti dall'applicazione
della soluzione da voi sperimentata?
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Sono
ancora in corso test a campione sulla velocità di gestione di varie
tipologie di pratiche che normalmente richiedono una certa urgenza. A
campione sono stati presi i tempi di svolgimento dell'iter delle pratiche
tipo prima dell'avviamento del protocollo informatico e successivamente
alla sua entrata in funzione.
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Di
quanto il progetto ha migliorato, ad oggi, l'efficienza interna
degli uffici del Comune?
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Sono
passati sei mesi dall'avvio dell'uso del protocollo in comune e, i primi
due, sono stati un rodaggio vero e proprio della macchina amministrativa
comunale. Credo che solo dal secondo anno di utilizzo in poi sarà
possibile misurare gli effettivi miglioramenti. Per ora ci rimbocchiamo
le maniche nella ricerca e nell'eliminazione di spigolosità burocratiche
interne che tendono ad inceppare il meccanismo. E' al vaglio infatti,
l'ipotesi di modificare i regolamenti comunali e la stesura di convenzioni
con associazioni esterne per ottimizzare al massimo lo strumento che abbiamo
a disposizione.
Ad ogni modo consideriamo già un successo la possibilità
per un Responsabile di Settore di poter monitorare giornalmente con un
semplice click tutti i procedimenti in essere di sua competenza e le relative
assegnazioni di responsabilità. Inoltre, un aspetto peculiare è
la possibilità di protocollare in entrata pratiche (in genere riservate)
dalla sede distaccata della Polizia Municipale, pur utilizzando lo stesso
registro di protocollo.
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Secondo
Lei, cosa frena ancora il processo di informatizzazione delle attività
di gestione della documentazione e più in generale delle
attività di un'amministrazione comunale?
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Le
motivazioni sono sicuramente più complesse di quanto a prima vista
si possa dedurre. Un aspetto riguarda lo scetticismo degli amministratori
e dei funzionari (privi di qualifica informatica) con potere di decisione:
in molti casi ancora oggi prediligono la soluzione cartacea rispetto a
quella digitale perchè non convinti dei parametri di sicurezza.
Di contro c'è poi l'esercizio della autonomia decisionale degli
Enti rispetto alla scelta di soluzioni informatiche troppo spesso vero
ostacolo all'integrazione. Siamo ancora lontani da standard che uniformino
i sistemi informativi di tutti gli enti pubblici dal piccolo comune alla
ASL al Ministero, come invece avviene già da anni in altri paesi
europei ad esempio la Francia. Un altro aspetto riguarda poi l'ambito
economico: per riflettere basta riportare il costo di una postazione lavoro
completa per l'emissione della CIE da parte di un piccolo comune ovvero
circa €20.000,00!
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