Fondazione Enasarco: dalla carta al workflow

La Fondazione Enasarco gestisce la previdenza per circa 350.00 agenti di commercio. Le ditte che hanno rapporto con l'Enasarco sono circa 100.000 e più o meno simile in numero delle pensioni erogate annualmente. Numeri importanti a cui corrispondano dei cittadini in carne ed ossa, che richiedono servizi efficienti, rapidi e garantiti. Per questo a partire dal 2001 la Fondazione ha intrapreso un progetto di completa ristrutturazione dell'architettura informatica, e di tutti i processi gestionali, progetto culminato con l'adozione di un sistema di workflow completamente automatizzato.

La situazione ex ante

Come la maggior parte degli enti previdenziali, uno tra i principali problemi vissuti da Enasarco era causato dai ritardi accumulati e dai relativi disservizi dovuti a procedure ancora totalmente eseguite a mano. Di fatto le ditte, secondo il processo tradizionale, vivevano l'onere contributivo suddiviso in due operazioni distinte: da una parte compilazione ed invio delle distinte cartacee, con l'analitico dei contributi versati per ogni singolo agente, e dall'altra pagamento tramite bollettino postale. Anche la contabilizzazione era totalmente manuale e soprattutto legata alla circolazione di una gran quantità di carta: ogni singola distinta cartacea ricevuta tramite posta doveva, infatti, essere fatta combaciare con il relativo resoconto del versamento effettuato.
Ai tempi fisiologici di completamento delle operazioni, tutte manuali, prolungati spesso dalle imprecisioni, dagli errori o dalle semplici dimenticanze da parte delle aziende o del personale stesso, si aggiungevano le urgenze dei calcoli previdenziali per chi andava in pensione, comportando ritardi enormi, che potevano andare da un minimo di sei mesi ad un massimo di oltre un anno.
Oltre a questo anche le procedure interne erano causa di forti inefficienze e ritardi. Ogni processo autorizzativo richiedeva infatti una serie di documenti ed autorizzazioni di spesa esclusivamente cartacee che, gestite secondo il modello gerarchico dell'ente, creavano la disponibilità di budget all'interno del sistema informativo contabile permettendo, infine, di effettuare la spesa.

Le sfide da affrontare

Standardizzazione delle politiche di gestione dei sistemi
Gestione del carico di lavoro tale da garantire alti livelli di performance e, contemporaneamente contenere i costi
Automazione ed integrazione dei processi interni di gestione documentale e di controllo della spesa

Consolidamento e standardizzazione

Il primo passo di questo complesso disegno risale a circa 5 anni fa, quando, similmente a molti altri enti pubblici, Enasarco, in occasione delle problematiche relative al passaggio all'anno 2000 decise di abbandonare l'ambiente mainframe in favore di un'architettura frame server e, con l'occasione, riscrivere alcune applicazioni fondamentali per le proprie attività istituzionali. Il passo successivo fu poi quello si individuare un'architettura stabile, in grado di integrare tutti gli applicativi che fino a quel momento erano invece gestiti su piattaforme differenti di fornitori differenti che utilizzavano linguaggi non compatibili, con grande spreco di risorse e di denaro in contratti di fornitura. Abbandonate di tutte le piattaforme proprietarie che generavano i più alti, si è passati ad una piattaforma Intel Itanium 2 a 64 bit, ed è stata attivata la creazione di una Storage Area Network (SAN) che permette di avere un repository unico di tutti i dati condiviso da più server. e che soprattutto mi permette nel momento in cui voglio sostituire la macchina e realizzare degli up-grade, di non toccare il dato.

Grid Computing

La creazione della SAN è stata anche la condizione che ha permesso di implementare la soluzione di grid computig, l'ultimo step che permette di gestire il carico di lavoro garantendo livelli adeguati si performance. Enasarco è stata tra le prime amministrazioni in Italia a sviluppare una soluzione del genere, basata su una serie di nodi a basso costo, che può crescere in maniera dinamica in base alla necessità di potenza del momento. In questa maniera invece di avere tante macchine ciascuna con un proprio disco dati, si può passare ad avere tanti server che lavorano in parallelo su uno stesso db, ottimizzando in maniera esponenziale i costi sia di mantenimento che di upgrade.

Integrazione

Oltre alla standardizzazione dell'architettura, Enasarco ha scelto di semplificare tutte le procedure interne ed esterne eliminando le applicazioni proprietarie accessorie, bastate su linguaggi di sviluppo proprietari, e quindi non compatibili e non integrabili, in favore di due pilastri fondamentali perfettamente integrati, ed in grado di gestire tutte le attività della Fondazione, sia interne che verso l'esterno:
Una piattaforma web service per governare i rapporti con gli utenti esterni: tutti le attività relazionali con le ditte e con gli agenti di commercio, dal pagamento dei contributi all'estratto conto fino al calcolo della pensione vengono gestiti attraverso il nuovo portale, oggetto di un vero e proprio stravolgimento, trasformato da sito esclusivamente informativo a vero e proprio portale di servizio in grado di soddisfare tutte le tipologie di interlocutore utenti dalle aziende ai pensionati e dagli inquilini del patrimonio immobiliare Enasarco alle associazioni di categoria degli agenti e delle imprese.
Una piattaforma gestionale interna SAP che integra, in un unico sistema automatizzato di workflow management, numerosi processi interni, da quelli autorizzativi a quelli di la gestione finanziaria, e da quelli del controllo a quelli della gestione documentale classica fino alle procedure per la stesura del bilancio di previsione. Si tratta di fatto di un check box che, basato su una semplice interfaccia web based, attivato dal responsabile autorizzato, dà il via al passaggio successivo gestendo automaticamente la catena delle autorizzazioni, e permettendo di immettere una sola volta nel sistema le informazioni. "In pratica - ci spiega Gianluca Moretto, Direttore dei Sistemi di Enasarco - il sistema riconosce in automatico ogni utente attribuendogli il livello di intervento connesso alla sua posizione specifica ed eliminando tutti i passaggi cartacei tutte e firme ed i timbri, prima necessari. Questo è il passaggio che stiamo affrontando in questo momento e che è, ovviamente, successivo al completamento dell'infrastruttura perché come può immaginare la priorità è stata quella di modificare l'attività dell'incasso e passare poi a quella della spesa". Uno tra gli aspetti più interessanti questa soluzione è il fatto che il collegamento tra questo ambiente e la piattaforma web è perfettamente integrato con l'attività di gestione contabile dei contributi e dei controlli associati.

La situazione ex post

Conclusa con successo, quindi, la migrazione di tutte le applicazioni su un'unica piattaforma, e consolidata l'intera architettura sui due pilastri fondamentali, Enasarco si trova oggi ad offrire ai propri utenti servizi molto più efficienti, con tempi infinitamente più ridotti. Basti pensare che la contabilizzazione dell'ultima scadenza, per cui prima erano necessari circa sei mesi, è stata portata a termine nell'arco di 10 giorni. Tutto ciò è possibile grazie all'integrazione tra ciclo di riscossione su piattaforma web, che utilizza i sistemi interbancari, ed il sistema informativo interno che in tempo reale riceve le informazioni sui pagamenti, li incrocia in un doppio controllo con quelli provenienti dai sistemi funzionali, associando ad ogni pagamento un utente, e li contabilizza. "Sembra un sistema semplicissimo - continua Moretto - ma proprio per questo si può cogliere ancora meglio la difficoltà che si incontrava in passato un ente come il nostro che incassa più di 800.000.000 di euro ogni anno nel redigere un bilancio".
Dal punto di vista della gestione del workflow, invece, Enasarco è riuscita a Minimizzare la circolazione dei documenti in forma cartacea, con notevoli risparmi, ridurre i tempi di autorizzazione di spesa, completamento del processo di Procurement e controllo del budget in tempo reale.

I vantaggi

Passando da un processo interamente manuale ad uno totalmente automatico il progetto ha comportato una vera e propria rivoluzione dal punto di vista organizzativo e soprattutto un cambio di mentalità e di processi. La struttura operativa dedicata all'IT ad esempio è passata da un orientamento verso l'interno, al supporto di dipendenti Enasarco, con un'attività abbastanza distribuita su tutto il periodo dell'anno, ad un orientamento quasi esclusivamente rivolto verso l'esterno, passando, in pratica, da un bacino di utenza di 500 unità alle potenziali 100.000 o addirittura 500.000, con un problema di picchi di afflusso a ridosso delle scadenze contributive.
Un benchmarking effettuato confrontando le prestazioni del 2004 rispetto a quelle dell'anno precedente ha rilevato che il risparmio complessivo è stato di circa il 30%, mentre ci sono stati aumenti di performance fino a 4 volte superiori.
Anche i tempi, come già detto, hanno subito drastici azzeramenti, permettendo di liberare risorse da destinare al recupero delle pratiche in arretrato.
Il passo successivo che sta affrontando Enasarco è quello di integrare nella piattaforma di workflow con tutte le attività interne di gestione documentale, a partire da quelle legate al ciclo passivo, la gestione dei materiale e dei progetti, compresa tutta la parte di contabilità degli agenti.