Shared Services: un'organizzazione all'interno di un'organizzazione

Gli Shared Services rappresentano una scelta strategica per le organizzazioni che hanno alcune funzioni come la contabilità o l'amministrazione del personale replicate e distribuite in molte unità aziendali.
Tale scelta consente di interpretare attività ripetitive e tipicamente transazionali in logica di servizio, elevandole a core business di un'organizzazione all'interno di un'altra organizzazione. Non si tratta di un processo di accentramento, piuttosto di un processo di riorganizzazione delle attività di supporto al business in un'ottica di efficientamento e responsabilizzazione rispetto ai risultati ottenuti.

I processi che più comunemente rientrano nella logica degli Shared Services sono quelli contabili, finanziari, di gestione delle risorse umane e degli acquisti indiretti.

Le caratteristiche fondamentali che contraddistinguono gli Shared Service Centers sono:

Un approccio strutturato che tende a creare un'unità di servizio all'interno della stessa organizzazione che segue logiche di mercato;
L'organizzazione che nasce all'interno di un'organizzazione più complessa è responsabile dei servizi che eroga e quindi dei risultati che raggiunge, assumendo il ruolo di centro di competenza per le attività che svolge;
Si evolvono motivazione e professionalità delle persone che contribuiscono direttamente al successo della propria organizzazione;
L'uso di strumenti di pianificazione e controllo diventa un modo per gestire al meglio le risorse di cui l'organizzazione dispone.

I benefici di un Shared Service Center

I benefici della razionalizzazione e dell'accentramento in ottica di servizio di alcune attività, che non rappresentano il core business delle organizzazioni pubbliche e private, si possono classificare in:

creazione di "masse critiche" di attività raggruppate per similitudine;
standardizzazione delle tipologie di servizi;
generazione di economie di scala con riduzione di costi amministrativi, finanziari e del personale per effetto dell'erogazione centralizzata dei servizi;
semplificazione dello scenario IT, soprattutto in termini di manutenzione e infrastruttura;
Miglioramento della qualità e della velocità di erogazione del servizio;
Reintepretazione dei ruoli delle risorse umane nell'ottica di sviluppo di nuove competenze e professionalità;
Creazione di una struttura flessibile che accompagna la crescita evolutiva dell'organizzazione.

Non solo Software - Il contributo di SAP allo sviluppo degli shared services

SAP abilita e supporta la trasformazione delle organizzazioni attraverso i suoi prodotti e la sua esperienza maturata attraverso la collaborazione con migliaia di clienti nel mondo.

ESA (Enterprise Service Architecture) è l'architettura SAP basata sui servizi (che il mercato chiama SOA, Service Oriented Architecture), la cui idea di base è quella di rendere disponibili per l'accesso dall'esterno le funzioni interne della tecnologia e delle applicazioni SAP.

SAP NetWeaver agevola l'architettura ESA (Enterprise Services Architecture), il percorso di sviluppo tecnologico SAP per le architetture service-oriented.
La piattaforma SAP NetWeaver rende disponibili funzionalità di integrazione applicativa tramite web services; SAP offre anche diverse "cross applications" (x-Apps) cioè applicazioni che, sfruttando la tecnologia dei web services, sono composte da tasselli applicativi standard, rendendole più vicine alle esigenze di flessibilità applicativa dei clienti.

Già molte realtà pubbliche e private hanno fatto la scelta strategica della piattaforma tecnologica SAP e hanno sfruttato i benefici dell'integrazione come supporto per l'evoluzione verso il modello degli Shared Services: il sistema ERP è spesso il punto di partenza per disegnare processi comuni all'interno delle organizzazioni e per svilupparli successivamente in logica shared services, perché garantisce una gestione integrata dei processi relativi a tutte le risorse aziendali, ad esempio in ambito finanziario, logistico e umano, utilizzando un'unica base dati e basandosi sul concetto di "integrità del dato".
Su tale piattaforma si appoggiano poi le altre soluzioni SAP per il settore pubblico, tra cui ad esempio quelle di business intelligence per il controllo e le analisi statistiche, nonché sistemi di pianificazione strategica, anche basati sulla metodologia di Balanced Scorecard, per la definizione delle politiche e il controllo strategico della loro efficacia.