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Lo scopo del TCO è riportare in dati finanziari i valori verso le spese, considerano diversi aspetti della soluzione di Telefonia IP incluse l'architettura, la qualità, l'affidabilità, la scalabilità e le funzionalità. Tali elementi infatti hanno un forte peso sulla spesa economica di lungo termine e comportano impatti sull'obiettivo aziendale.

Un basso costo iniziale semplicemente collegato all'acquisto del prodotto non è sempre indice di un buon investimento e può accadere purtroppo di accorgersi in ritardo che il costo di proprietà finisce con l'essere oneroso sul ciclo di vita della soluzione. E' perciò importante effettuare una valutazione sugli impatti di costo per un periodo di tempo esteso.

Pensiamo, ad esempio, alla sicurezza che può avere ripercussioni importanti nel costo totale di proprietà.

I costi di proprietà che contribuiscono a formare il TCO nel corso del ciclo di vita di una soluzione di telefonia IP, sono stati segmentati in sei gruppi:

Costo iniziale della soluzione

Elementi aggiuntivi di configurazione

Installazione e realizzazione

Manutenzione e supporto

Amministrazione e costi operazionali

Altri costi nascosti

Costo iniziale della soluzione di telefonia IP
Il costo iniziale di una soluzione è la capitale visibile, ma è solo una porzione del costo totale di proprietà. Per la telefonia IP essi sono determinati principalmente dall'hardware dei server, dalle schede di linea, da applicazioni, da licenze d'uso e dai terminali telefonici.

E' importante analizzare i costi di acquisto e, nel caso si mettano a confronto soluzioni di più fornitori, occorre comparare soluzioni equivalenti. Visto l'ampio ventaglio di offerta presente, ciò non è sempre una impresa facile. Comunque è neccsario per i clienti comprendere le componenti della soluzione necessaria, per poter eseguire dei confronti.

Una ricerca della Indipendent Consulting Group TCO Study, ha evidenziato come le differenze di costi possono variare anche in funzione del numero di utenti: mentre per scenari conpochi utenti alcune offerte risultano più convenienti, fino ad un 28%, valutandola per uno scenario di 300 utenti la stessa soluzione richiede ulteriori componenti hardware ed investimenti.

Elementi aggiuntivi di configurazione
La stessa ricerca della I.C.G. TCO Study, identifica molte situazioni in cui, nella soluzione di Telefonia IP, sono richiesti investimenti aggiuntivi non previsti nel costo iniziale, come ulteriori router e swtich.

La telefonia IP richiede parametri di rete in grado di trasmettere pacchetti voce ed occorre che tali parametri siano misurati e mantenuti costanti in tutte le condizioni di traffico. Ciò richiede un engineering della rete insieme ad una gestione (dispositivi e processi) di monitor per assicura che la rete sia adatta al trasporto della voce e delle sue applicazioni.

Tale esigenza spesso evidenza la necessità di aggiornare i dispositivi di rete e rendere l'infrastruttura adeguata al traffico ed alle funzionalità di telefonia IP. All'inizio del progetto è consigliabile effettuare una valutazione della rete dati presente e se essa non è recente, questa categoria di costo può essere una voce molto significativa nel TCO.

Installazione e realizzazione
Il processo di installazione e realizzazione è in buona parte funzione della dotazione già presente, delle licenze software e del numero di server unici da installare e configurare. Le differenze tra vari fornitori in questo caso possono essere molto significative; la soluzione di Nortel presenta vantaggi di costo, grazie alla presenza di pochi server e componenti unici da configurare per questo ambiente.

Manutenzione e supporto
La manutenzione ed il supporto sono parte integrante della realizzazione e della gestione di una soluzione di comunicazione convergente quale la Telefonia IP. Vanno quindi considerati nel TCO i modelli e i listini per i servizi di assistenza, manutenzione e supporto.

Amministrazione e costi operazionali
Un elemento di costo importante nel caso della Telefonia IP è quello associato alla amministrazione e alla operatività della soluzione nel corso del tempo. L'entità di attività richiesta per la gestione e gli skill necessari, dipendono dal numero di componenti (o server) unici della soluzione, dal livello di intuitività delle interfacce e dalla reliability delle componenti.

In questa area le soluzioni Nortel risultano particolarmente convenienti, grazie alla alta affidabilità della tecnologia, dal basso numero di componenti unici e dagli strumenti di amministrazione forniti come parte integrante della soluzione.

Altri costi nascosti
Oltre alla amministrazione generale dei server e delle componenti, esistono altri generatori di costi che influiscono sul TCO di una comunicazione convergente. Tra di essi, il costo di aggiornamento software della rete sottostante e la gestione delle patch correlate, ad esempio, alla gestione degli anti-virus e per la risoluzione delle componenti vulnerabili del sistema voce e dati.
In questo caso le differenze tra soluzioni di vari fornitori possono variare notevolmente (fino al 96.2% ed oltre) e la soluzione di Telefonia IP Nortel è molto vantaggiosa, grazie ad un processo di aggiornamento efficiente e all'adozione di sistemi operativi non commerciali che forniscono maggiori protezione contro virus.

Sono pertinente alla analisi del TCO anche i costi post-installazione relativi all'aggiunta di utenti, di nuove funzionalità e di servizi. Spesso questa capacità viene chiamata scalabilità ed è il caso di considerarla nei costi associati alle attività di medio e lungo periodo.