DA SAP STRUMENTI PER LA PIANIFICAZIONE STRATEGICA E OPERATIVA

Da anni ai fornitori di Servizi Pubblici viene richiesto di essere "più efficaci e produttivi" nonostante le risorse e mezzi di cui dispongono siano sempre più limitati. La Pubblica Amministrazione può soddisfare queste esigenze di efficienza, efficacia e "mobilità" solo con l'utilizzo di sistemi di pianificazione all'avanguardia e orientati al risultato. SAP offre soluzioni perfettamente adeguate a garantire il controllo strategico e operativo, espressamente richiesto nel settore pubblico.

OBIETTIVI: TRASPARENZA E CONCRETEZZA

L'obiettivo oggi da raggiungere è che i processi di assegnazione e di impiego dei fondi pubblici possano acquisire una maggiore visibilità e trasparenza. La contabilità del settore pubblico di tipo tradizionale viene sempre più integrata, tramite la contabilità a partita doppia, con sistemi di controllo e pianificazione ed è destinata a essere sostituita nel breve da metodologie più innovative.

Il cambiamento registratosi nelle modalità di redazione del bilancio consuntivo offre alla Pubblica Amministrazione nuove possibilità di analisi. I sistemi di contabilità tradizionali del settore pubblico sono in grado di dimostrare chiaramente se un budget di previsione approvato sia stato recepito e realizzato dalla relativa Amministrazione in conformità ai tempi e alle modalità richieste. L'inserimento della contabilità a partita doppia consente di comprendere esattamente la qualità dei risultati raggiunti in termini di efficacia ed efficienza di impiego dei mezzi finanziari pubblici. In quest'ottica i sistemi informativi acquisiscono un'importanza sempre maggiore.

GLI STRUMENTI PER LA PIANIFICAZIONE STRATEGICA E OPERATIVA

Le soluzioni software più avanzate per la pianificazione e il controllo di gestione devono contraddistinguersi per le seguenti funzioni: facilitare la definizione di strategie e obiettivi, rendere completamente trasparente il processo di budgeting, offrire un sistema di reporting completo. SAP for Public Sector, assieme alle soluzioni mySAP ERP e SAP Business Intelligence, offre esattamente queste funzionalità.

SAP Business Intelligence supporta lo sviluppo e la realizzazione di strategie per mezzo di analisi specifiche; abilitando inoltre una comunicazione costante tra tutte le parti coinvolte. I dati richiesti per queste attività sono reperiti dal Data Warehouse di SAP, soluzione di validità comprovata, nonché da sistemi SAP o di terze parti; gli utenti dispongono in tal modo di ampie possibilità di valutazione e simulazione che si estendono fino al Data Mining.

Il "Corporate Performance Monitor" costituisce in questo contesto un concetto innovativo in grado di interpretare e visualizzare gli indicatori in modo finalizzato all'obiettivo. Sviluppata originariamente per il settore privato, la soluzione è stata adattata alle esigenze del settore pubblico e integrata con il portafoglio di soluzioni SAP specifiche per il settore. L'elemento fondamentale è lo strumento Balanced ScoreCard, che collega l'area politica con quella amministrativa con un processo a cascata. Grazie a questo strumento, un obiettivo strategico definito nell'area politica può essere trasferito all'area amministrativa, dove sarà realizzato in forma concreta. La Balanced ScoreCard instaura una relazione tra strategia, attività operative, servizi e/o prodotti, strumenti di misura e indicatori. In tal modo garantisce che la strategia sia resa operativa in modo tempestivo e ottimale. Grazie alla Balanced ScoreCard il singolo dipendente dispone di una relazione causa/effetto che consente di tracciare e controllare il percorso che intercorre tra un determinato obiettivo e gli indicatori specifici o i singoli responsabili. In tal modo si ha la più totale evidenza del contributo che il singolo dipendente o il singolo dipartimento è in grado di prestare, in vista del raggiungimento dell'obiettivo.

Ai vari elementi della Balanced ScoreCard possono essere attribuiti report, link a Internet e layout di inserimento dati; le Balanced ScoreCard si rivelano particolarmente adatte per essere integrate con i Management Cockpit, attualmente definiti anche DashBoard. I Management Cockpit sono strumenti di presentazione a supporto della fase decisionale, realizzati per soddisfare le esigenze specifiche dei singoli decision-maker ai vertici dell'Amministrazione. Tali applicazioni si contraddistinguono per l'eccellente rappresentazione delle informazioni di controllo, limitabili a pochi e selezionati obiettivi, e alla disponibilità offerta agli utenti di comprendere immediatamente se e in che misura determinati obiettivi siano stati raggiunti. Anche per quanto concerne la strategia, i Management Cockpit consentono di visualizzare con grande immediatezza se e quanto sia già stata realizzata e quali aree necessitano di interventi più efficaci. E' evidente che strumenti di questo tipo costituiscono un valido supporto per la continua e corretta comunicazione che deve intercorrere tra area politica e area amministrativa; facilitano inoltre la realizzazione della strategia e il conseguimento dei risultati finali.

COMPLETA INTEGRAZIONE TRA PROCESSO DI BUDGETING E CONTROLLO DI GESTIONE

SAP Business Intelligence ottimizza il processo di budgeting grazie alla funzionalità Pianificazione & Simulazione e supporta sia scenari di pianificazione top-down che bottom-up. Grazie al collegamento sistematico tra tutti i componenti, assicura una completa integrazione tra i processi di creazione del budget e il controllo di gestione. Ciò comporta, ad esempio, che gli indicatori rilevanti per il controllo derivino direttamente dal confronto dei dati effettivi e pianificati del budgeting e della gestione fondi.

Anche le fonti dati esterne, quali ad esempio le statistiche ufficiali, possono essere integrate tramite SAP Business Intelligence. Grazie al quadro completo, ottenuto tramite l'integrazione con i dati provenienti dalla contabilità, è possibile eseguire analisi di simulazione che vanno ben oltre le solite previsioni ex-post.

Sia in riferimento a controlli di budget o di obiettivi, sia per quanto concerne indicatori interni o benchmarking di unità gestionali, mySAP ERP e SAP Business Intelligence sono sicuramente strumenti all'avanguardia, destinati a diventare indispensabili per un controllo di gestione completo e integrato.